¿Por qué es importante gestionar las obligaciones y compromisos para evitar sanciones, multas y penalizaciones?

Evitar sanciones, multas y penalizaciones

Evitar sanciones, multas y penalizaciones es una tarea a la que se enfrentan a diario las organizaciones y aún más en los últimos años.

Es por ello, que el concepto de Compliance o de Cumplimiento Legal, cada día adquiere más y más fuerza, sobre todo, en el ámbito empresarial.

De manera general, el Compliance tiene como foco evitar sanciones, multas y penalizaciones a cualquier nivel, estableciendo una serie de buenas prácticas que aseguren el cumplimiento.

Es decir, por ejemplo, identificando y clasificando los riesgos legales y operativos o bien, centrándose en cualquier tipo de obligación contractual o compromiso específico que hay adquirido por el motivo que fuese.

Como bien es sabido, cualquier tipo de obligación o compromiso, por ejemplo, un contrato o acuerdo, incluye generalmente unas cláusulas específicas con penalizaciones en caso de incumplimiento, pudiendo ser estas desde sanciones económicas hasta incluso la restricción del contrato.

Por este motivo, realizar un cumplimiento efectivo, gestionando dichos compromisos como cualquier otro requisito legal o normativo, ya que su incumplimiento puede dar lugar desde pérdidas económicas, hasta pérdida de clientes o de imagen de marca, e incluso, desventajas de cara a posibles licitaciones públicas.

Precisamente para evitar esos riesgos, es por lo que se deben implementar determinados mecanismos tanto preventivos, como de gestión y control, que permitan hacerles seguimiento y evitar sanciones, multas y penalizaciones.

Ante estas situaciones, muchas empresas implementan un sistema de gestión de Compliance, ya que sirve de herramienta para garantizar el cumplimiento.

Permite evaluar, mantener y mejorar un sistema de gestión del cumplimiento para cualquier organización, de manera que será más fácil evitar sanciones, multas y penalizaciones además de las consecuencias que de ello puedan derivarse.

En el artículo de hoy, os hablaremos de cómo podéis encauzar este cumplimiento y garantizar al máximo la continuidad del negocio.

Objetivos e importancia de la gestión integral de riesgos

Es importante incluir este apartado antes de entrar en la parte de Compliance, ya que guardan una relación muy estrecha, y debemos entenderlo bien antes de entrar en materia.

La gestión integral de riesgos, es una disciplina que nos ayuda a mejorar el negocio, a través de una gestión proactiva, en vez de reaccionar apagando incendios.

Por lo tanto, nos va a ayudar a afrontar cualquier incidente que tenga lugar, además de aportarnos una base más sólida y confiable a la hora de tomar decisiones o de realizar cualquier tipo de planificación.

Por ende, nos va a ayudar también, a cumplir con requisitos legales, normativos o cualquier marco regulatorio de aplicación para nuestra organización.

Otro elemento importante, es que mejora la confianza de las partes interesadas, ya que disponer de una buena gestión de riesgos, ayuda a la hora de nuestra calificación y además, de manera paralela, ayuda a minimizar las pérdidas.

Otro de los objetivos de la gestión integral del riesgo en las organizaciones, es la mejora de la capacidad de los controles para mitigar los propios riesgos, esencial cuando hablemos de Compliance más adelante.

Y, por último, entre otras muchas cuestiones también igual de importantes, mejora el aprendizaje organizacional, porque sabemos cómo reaccionar frente a cualquier hecho que nos pueda ocurrir o incluso, que nos haya ocurrido y pudimos registrarlo.

Equilibrio entre riesgos y controles para evitar sanciones, multas y penalizaciones

La falta o exceso de controles para mitigar los riesgos, que pueden derivar en incumplimientos, puede llevar cualquier organización al desastre.

Veamos un ejemplo sobre qué pasaría si una empresa tuviera falta de controles para los riesgos, es decir, no tuvieran un sistema de Compliance:

• Potencial pérdida de activos.
• Decisiones de negocios pobres o inefectivas, al no estar basadas en la realidad de la organización, en sus riesgos.
• Alto nivel de contingencias en todo lo que hace, a nivel legal, fiscal y operativo, es como “tirarte sin red”.
• Un gran potencial para que tengan lugar fraudes.

Ahora bien, un exceso de controles también puede suponer un problema, ya que no permite trabajar bien, es decir:

• Se incrementa la burocracia y los tiempos en las transacciones, se pierde mucha competitividad.
• Excesivos costos de administración y de producción.
• Excesiva complejidad de los controles.
• Demasiadas actividades sin valor agregado.

Por todo ello, hoy en día se tiende a la automatización de todo este tipo de actividades.

Sistema de gestión de Compliance: la solución óptima para garantizar el cumplimiento

Cuando hablamos de sistemas de gestión de Compliance, no debemos dejar atrás algunas normas ISO y cumplimientos específicos sobre riesgos por excelencia.

A continuación, las mencionamos de más global a más específica:

• ISO 31000 Gestión de Riegos, el sistema de gestión de riesgos más usado a nivel internacional.
• ISO 19600, próximamente sustituida por la ISO 37301 que será certificable, sobre sistema de gestión de Compliance en un sentido más amplio.
• ISO 37001 sobre sistema de gestión antisoborno, fundamental para evitar a corrupción.
• Leyes específicas de cumplimiento de cada país.
• Obligaciones contractuales y compromisos con partes interesadas, a nivel de organización.

Si hacemos acopio de las normas ISO 19600 e ISO 37001, nos hablan de dos aspectos. Por un lado, los requisitos de Compliance, y por otro, de los compromisos de Compliance.

Todo ello da lugar a las obligaciones de Compliance, que son un conglomerado de aspectos a cumplir para evitar sanciones, multas y penalizaciones.

• Requisitos de Compliance: toda la parte normativa, regulatoria que debemos cumplir.
• Compromisos de Compliance: todo lo que no es obligatorio, pero que la organización considera que es tan importante como la propia ley.

Software ISOTools para evitar sanciones, multas y penalizaciones

El Software ISOTools para Compliance puede asegurarle el cumplimiento tanto de requisitos como de compromisos adquiridos en su organización.

Identificar los riesgos y establecer los controles y medidas suficientes adecuados será muy fácil, y más aún realizar un seguimiento acorde, para verificar que todo está correcto.

Dispongas de las evidencias y registros de cumplimiento a un solo clic. ¿Aún no sabe cómo? Pregúntenos.