La formación en sistemas de gestión, la clave del éxito de muchas organizaciones

Formación en sistemas de gestión

La Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos en su informe anual más reciente, sobre las perspectivas del trabajo publicado bajo el título “(OECD) Employment Outlook 2019. The Future of Work” plantea como desafío mundial, hacer que los sistemas de aprendizaje estén preparados para el futuro de todos, de modo que garanticen que todas las personas puedan desempeñarse con éxito en un mercado laboral cambiante. Entroncando con esto, no cabe duda de que la formación en sistemas de gestión es muy importante no solo para departamentos cuya actividad está relacionada con este ámbito, sino para otros sectores de la organización que sin duda se ven afectados por estos.

Esto implica un desafío perenne, en la gestión de las nuevas oportunidades en las organizaciones, así como en la adopción de nuevas tecnologías de aprendizaje y la mejora continua de las competencias laborales. En un proceso de formación efectivo, es esencial analizar las necesidades cambiantes del contexto y alinearlas con la estrategia organizacional, con el propósito de prevenir la depreciación y la obsolescencia de los conocimientos y habilidades de los colaboradores.

Términos claves en la definición de formación

Competencia: Capacidad para aplicar conocimientos y habilidades con el fin de lograr los resultados previstos. [Fuente: ISO 9000:2015, 3.10.4]

Conocimiento: Hechos, información, principios o comprensión adquirida a través de la experiencia, investigación o educación [Fuente: ISO 9000:2015, 3.42]

Habilidad: Conjunto de conocimientos que permiten a una persona dominar una actividad y tener éxito en la realización de una tarea. La habilidad puede ser cognitiva, emocional, social o psicomotora. [Fuente: ISO 9000:2015, 3.41]

Adquisición de competencia: Proceso para alcanzar competencia. [Fuente: ISO 21000:2018, 3.41]

Formación: Provisión o uso de oportunidades de aprendizaje a lo largo de la vida de las personas con el fin de fomentar su desarrollo [Fuente: Adaptada de la ISO 9000:2015, 3.40]

Capacitación: Acción y efecto de capacitar, es decir, hacer a alguien apto y/o habilitarlo para algo [Fuente: Adaptada de la ISO 9000:2015, 3.40]

En síntesis, la formación es el proceso mediante el cual se proporcionan las oportunidades a las personas para desarrollar competencias (habilidades, formación, educación y experiencia) necesarias para desempeñar sus roles y responsabilidades.

Pasos básicos de todo proceso de formación alineado con las buenas prácticas internacionales

Hoy por hoy muchos de los programas de formación en sistemas de gestión no son relevantes y/o útiles, por diferentes causas asociadas a la gestión integral del proceso de formación, a fin de mejorar este proceso se recomienda aplicar los siguientes pasos:

Análisis de las necesidades de formación

A menudo existe una desconexión entre el contenido de las formaciones y las necesidades de la organización, para mejorar la alineación y la utilidad de las acciones de formación, en este paso, los responsables del proceso de formación, necesitan:

1. Aplicar métodos para revisar la competencia, tales como entrevistas/cuestionarios con colaboradores, supervisores y gerentes; observaciones; discusiones de grupos; y/og entradas de expertos del tema en cuestión.
2. Comprender qué habilidades se requieren, ahora y en el futuro y establecer la brecha entre esa necesidad y las habilidades actuales por cada colaborador.
3. Garantizar que las formaciones reflejen las necesidades identificadas, y estén alineados los objetivos a corto y largo plazo de la organización para la participación y competencia de las personas.

Planificación de la formación

Para este paso, ser recomienda planificar el diseño, desarrollo y resultados esperados del proceso de formación de competencias de las personas, tanto a nivel organizacional, grupal e individual; en efecto la organización debería:

1. Panificar los resultados de aprendizaje,
2. Asegurar métodos de enseñanza y entornos de aprendizaje apropiados y accesibles (por ejemplo, cursos o talleres; enseñanzas y consejos en el trabajo; autoentrenamiento; aprendizaje a distancia, entre otros).
3. Definir múltiples y/o diversos medios para que los colaboradores demuestren su dominio de los temas de formación
4. Establecer los criterios para la evaluación de la efectividad de la capacitación
5. Definir los controles a aplicar a los proveedores externos de formación.

Ejecución de la formación

Consiste en implementar los programas y las acciones de formación planificadas, en este paso se registra la información de los resultados obtenidos, por ejemplo:

• Registros de la formación, como, registros de selección del proveedor, listas de asistencia a formaciones, encuestas de satisfacción, etc.
• Evaluaciones de competencias los asistentes
• Satisfacción con respeto al desempeño del facilitador
• Satisfacción de los asistentes con las acciones de formación

Evaluación de la eficacia de la formación

Finalmente, en este paso se revisan los resultados a todos los niveles de la organización, grupal e individual y se evalúan para su mejora continua, en otras palabras, el propósito de la evaluación es confirmar que tanto los objetivos de la organización como los de la formación se cumplieron, esta verificación de hace mediante los:

• Resultados de la evaluación de la satisfacción con respecto a la formación y a la competencia del facilitador (Evaluación de proveedor)
• Resultados de la evaluación de competencias de los asistentes a la formación, así como la trazabilidad de las calificaciones, de manera que se pueda identificar una conexión objetiva entre la evaluación y la calificación asignada
• Resultados de la aplicación de las nuevas competencias adquiridas, generalmente trascurrido cierto periodo de tiempo donde puedan evidenciarse el impacto en la productividad.

Requisitos de competencia y formación en sistemas de gestión referidos en ISO 9001:2015

• Determinar de la competencia necesaria de las personas que realizan, bajo su control, un trabajo que afecta al desempeño y eficacia del sistema de gestión de la calidad (requisito 7.2, a).
• Asegurar de que estas personas sean competentes, basándose en la educación, formación o experiencia apropiadas (requisito 7.2, b).
• Tomar acciones para adquirir la competencia necesaria y evaluar la eficacia de las acciones tomadas (requisito 7.2, c).

Aportes para la calidad

Las personas competentes, empoderadas y comprometidas son esenciales para aumentar la capacidad de las organizaciones en la generación de valor, es por ello que invertir en formación en sistemas de gestión se traduce en los siguientes beneficios, sin limitarse a ellos:

1. Mayor conocimiento de los productos, Contexto de la organización
2. Mayor comprensión de la organización y su contexto
3. Aumento de la capacidad de crear valor para las partes interesadas pertinentes.
4. Mejora de la comprensión de los objetivos de la calidad de la organización por parte de las personas, y aumento del compromiso para lograrlos;
5. Mejora en el entendimiento de las responsabilidades y roles de organización, así como la contribución de su despeño en los resultados de la organización
6. Aumento de la participación activa de las personas en las actividades de mejora
7. Aumento en el desarrollo, iniciativa y creatividad de las personas;
8. Aumento de la satisfacción de las personas con respecto a los beneficios que le otorga la organización.

Buenas prácticas en materia de formación en sistemas de gestión

ISO contribuye con la mejora del proceso de formación mediante las siguientes normas:

• Norma ISO 10015 Gestión de la calidad — Directrices para la formación: Proporciona directrices para asistir a las organizaciones y tratar cuestiones relacionadas con la formación, esta norma puede aplicarse cuando se requiera orientación para interpretar referencias a “educación” y “formación” dentro de las normas de sistemas de gestión de la calidad, donde cualquier referencia a “formación” incluye todos los tipos de educación.
• Norma ISO 10018 Gestión de la calidad — Directrices para la participación activa y la competencia de las personas: Proporciona directrices que influyen en la participación activa y la competencia de las personas, orienta el proceso para determinar, desarrollar y evaluar los conocimientos, las habilidades, el comportamiento y el ambiente de trabajo requerido.

• Norma ISO 21000 Organizaciones educativas — Sistemas de gestión para organizaciones educativas — Requisitos con orientación para su uso: Especifica los requisitos para un sistema de gestión para organizaciones educativas (SGOE) cuando necesita demostrar su capacidad para apoyar la adquisición y el desarrollo de competencias a través de enseñanza, aprendizaje o investigación; o cuando aspirar a aumentar la satisfacción de los estudiantes, otros beneficiarios y el personal.

Recomendaciones sobre la formación como factor clave de éxito

Para enfrentar los desafíos de un mundo laboral cambiante y para garantizar que todos los colaboradores, tengan oportunidades adecuadas para mejorar sus competencias a lo largo de su trayectoria, en una adaptación al entorno laboral, la OCDE recomienda:

• Fomentar una mentalidad para el aprendizaje entre organizaciones y colaboradores. Esto podría hacerse fortaleciendo la orientación profesional, implementando campañas de concientización sobre los beneficios del aprendizaje; y asegurando que las ganancias de productividad que resultan de la participación efectiva en los procesos de capacitación se reflejen en beneficios para los colaboradores
• Bajar las barreras del tiempo invertido en la formación: Minimizar las limitaciones de tiempo a través de opciones de capacitación modular, capacitación impartida fuera del horario laboral o cursos en línea, así como al proporcionar a los colaboradores permisos de educación y capacitación.
• Reducir las barreras del costo asociado a la formación: Reconocer las habilidades adquiridas a través de la experiencia y aprovechar las mismas en el diseño e implementación de acciones de formación interna.
• Abordar el acceso desigual a la formación: Aplicar políticas de igualdad para garantizar el acceso de todos los colaboradores a formación, considerando su impacto en los resultados deseados y no es su modalidad de contratación.
• Asegurar que la formación sea de buena calidad y esté alineada con las necesidades de la organización: Aplicar procesos de calidad en la recopilación y análisis de las necesidades de habilidades; acreditación y certificación de proveedores de capacitación; y promover una fuerte cultura de evaluación de la efectividad los programas y acciones de formación.

Contar con una entidad educativa con la que llevar a cabo este tipo de acciones es muy importantes. ISOTools Excellence cuenta con los servicios de la Escuela Europea de Excelencia, una organización que no solo cubre las acciones formativas de nuestros trabajadores, sino que además a diseñado un modelo formativo basado en una metodología e-learning que permite que nuestros profesionales puedan compatibilizar perfectamente esta formación con su carga laboral, siendo ellos que quienes deciden como, cuando y donde quieren formarse.

Bibliografía:

• OCDE (2019), OECD Employment Outlook 2019: The Future of Work , OECD Publishing, París, https://doi.org/10.1787/9ee00155-en .
• Norma ISO 10015:1999 Gestión de la calidad — Directrices para la formación
• Norma ISO 10018:2012, Gestión de la calidad — Directrices para la participación activa y la competencia de las personas
• Norma ISO 21001: 2018 Organizaciones educativas — Sistemas de gestión para organizaciones educativas — Requisitos con orientación para su uso.
• Norma ISO 9001:2015 Sistemas de gestión de la calidad ― Requisitos
• Norma ISO 9000:2015 Sistemas de gestión de la calidad ― Fundamentos y vocabulario