Beneficios de un sistema de gestión compliance en la relación con terceros

Sistema de gestión compliance

Toda organización tiene una proyección externa que la relaciona con terceras partes. Esto provoca que su responsabilidad penal no solo dependa de si misma, sino también de terceros que estén integrados en el entorno de su dominio social:  autónomos, trabajadores subcontratados, clientes, proveedores o partners y socios de negocio. Esto quiere decir, que las actividades de todos estos agentes con los que una empresa o institución se relaciona en el ejercicio de su actividad pueden provocar una serie de riesgos tan significativos como los que puedan provocarse desde la propia organización.

Este tipo de riesgos, conocidos como riesgos por contaminación o contagio legal deben de ser debidamente controlados, ya que se pueden producir en cualquier momento. Para tener un perfecto control de ellos habrá que conocerlos, documentarlos y controlarlos a la perfección. La implantación de un sistema de gestión compliance contribuirá a que las organizaciones puedan controlarlos debidamente, más aun si se cuenta con un software como ISOTools que contribuya a automatizar su gestión sin esfuerzos.

Como gestionar las debidas diligencia a través de un sistema de gestión compliance

La debida diligencia es el proceso que procura una correcta y acertada selección de aquellas personas, proveedores u otros agentes que se relacionan o son susceptibles de relacionarse con la una determinada organización. El objetivo final es que su comportamiento y actuaciones estén alineadas legal y éticamente con las suyas. La implantación de un sistema de gestión compliance permitirá categorizar este procesos en etapas, pudiendo distinguir tres fundamentales:

1. En primer lugar, una correcta selección de terceros con el que la empresa se va a relacionar, valorando aspectos como: la situación financiera, sus antecedentes administrativos y judiciales, su posible relación con escándalos públicos, etc. Esto ayudará a establecer un primer filtro que evitará con una simple investigación cualquier “riesgo por contaminación”.
2. Una vez que se tiene claro con quien sí y con quien no se debe trabajar, conviene llevar a cabo una formalización documental que aclare como van a ser las relaciones con terceros a través de un contrato.  En este se deberán de recoger aspectos relativos al cumplimeinto legal: veracidad de la información facilitada, la legalidad en el uso de los productos o servicios contratados, sometimiento a los valores de la organización, valores éticos, etc.
3. Finalmente se deberá llevar a cabo un seguimiento periódico de estos agentes terceros para poder ir chequeando que se siguen cumpliendo los requisitos que se plantearon en la primera fase de selección.

Automatización de la debida diligencia a través de un software de gestión compliance

Implantar un sistema de gestión compliance no está reñido con contar con un software que contribuya a su automatización, contribuyendo a una importante ahorro de dinero y tiempo en este tipo de tareas.

Entre las ventajas de usar un software para gestionar la debida diligencia en un sistema de gestión compliance, podemos destacar las siguientes:

• Mediante un mapa de navegación visual y tomando como base la mejora continua, podrá acceder a las funcionalidades disponibles para dar cumplimiento a los requisitos de ISO 19600, en el ámbito de establecimiento y de mejora.
• Identifique los peligros, cuantifíquelos, analice las consecuencias y evalúe el riesgo en los procesos del Sistema de Gestión de Compliance. Podrá gestionar todo el ciclo de vida de los riesgos y gestionarlos visualmente mediante matrices de diseño visual e intuitivo.
• El canal interno de denuncias o quejas por incumplimientos legales o faltas de conformidad de la normativa interna, es uno de los puntos clave en un sistema de Gestión de compliance. Mediante esta aplicación podrá gestionar de forma integral el tratamiento de las denuncias, desde su recepción y clasificación según prioridad, hasta su resolución y cierre.
• Facilite la conformidad mediante una aplicación que permite recopilar y actualizar fácilmente el inventario de la normativa y aspectos legales requeridos y evalúe el cumplimiento que se hace de los mismos.

La plataforma ISOTools facilita la gestión de la Debida Diligencia

La Plataforma Tecnológica ISOTools  permite el registro estructurado de debidas diligencias.

Permite realizar desde un único formato, investigaciones extensivas o preventivas de cualquier sospecha en relación al soborno o malas prácticas en asuntos financieros o comerciales de la organización. Para el compliance officer y otras partes interesadas, el análisis de la información se simplifica y se pueden adoptar decisiones a tiempo.