Ventajas de usar un software en la planeación y ejecución de auditorías

Ejecución de auditorías

Una auditoría es un procesos sistemático, independiente y documentado, cuyo objetivo es obtener evidencias objetivas, con el fin de poder evaluarlas para determinar el grado de cumplimiento que cumplen con respecto a un determinado proceso. Como, no, la evaluación deberá de hacerse también desde un punto de vista totalmente objetivo.

La organización Internacional de Normalización (ISO) a establecido la norma ISO 19011:2018 como la norma internacional  que se deberá de tener en consideración para poder ejercer y ejecutar una auditoría en una organización.

Como ya se ha nombrado anteriormente y en otros artículos sobre planeación y ejecución de auditorías, estos procesos tienen tres características básicas:

• Son sistemáticos: Es decir, no aleatorios y perfectamente ordenados, planificados y programados.
• Independientes: Los auditores deben ser imparciales, es decir, no deben de pertenecer al área que vaya a ser auditada.
• Documentados: Las auditorías deben ser fijadas en un documento o procedimiento del Sistema de Gestión y sus resultados deben estar todos documentados. De cara a esta documentación será muy importante

Para conocer más detalles sobre el proceso de planeación y ejecución de auditorías, recomendamos la lectura del siguiente artículo.

Un software, el gran aliado en la ejecución de auditorías

No cabe ninguna duda de que la tecnología software se ha convertida en una herramienta más que asentada en prácticamente cualquier ámbito. Los CRM en el, ámbito comercial, los programas de automatización en el márketing, los ERP, etc. En la ejecución de auditorías también existen herramientas de software que facilitarán su ejecución, permitiendo automatizar los procesos.

El empleo de un software apropiado, podrá ayudar en la realización y seguimiento de las auditorías en cualquier organización, al  facilitar y agilizar cualquiera de los procesos que se deben de llevar a cabo en esta. Todo lo relacionado con la programación, la planeación, así como la generación de todos los hallazgos, bien sean no conformidades, acciones u oportunidades de mejora, son procesos que se podrán ejecutar de una manera más sencilla con el apoyo de un software.

En el caso de la detección de hallazgos durante la realización de las auditorías, a través de un software se podrá registrar cada hallazgo junto con el informe correspondiente generado al respecto, pudiendo planificar las acciones correctivas que deban aplicarse dando seguimiento y solución a las no conformidades abiertas.

Un software apropiado también permitirá fijar el cronograma de las auditorías y planificar las acciones a desarrollar para cumplir con él, sean cuales sean las normas de referencia utilizadas. Esto ayuda a la integración de los diferentes sistemas de gestión que la organización tenga implementados.

Además, hay software en la nube como ISOTools, que permiten que varias plantas o sedes trabajen de forma simultanea en un mismo proceso. En el caso de las auditorías, estas se podrían ejercer de manera simultanea en distintas sedes, siendo gestionadas a través de la misma plataforma digital.

Software ISOTools para la ejecución de auditorías

Este planteamiento se basa en la lógica del ciclo PHVA (Planear – Hacer – Verificar – Actuar, de los Sistemas de Gestión ISO, con lo que ISOTools Auditorías está diseñado para hacer más efectivo el manejo de la documentación, mejorar la comunicación y reducir tiempos y costos de estos sistemas, a la vez que la organización puede centrarse en recorrer paso a paso su camino hacia la excelencia.

ISOTools es una consultora que ayuda a las organizaciones comprometidas con la calidad y la excelencia a optimizar sus modelos y sistemas de gestión, aportando soluciones innovadoras para la gestión de la estrategia, los procesos y las personas. Facilitando su aplicación, haciéndolos accesibles, ágiles y medibles, y aportando resultados en el corto plazo, gracias a una plataforma tecnológica de desarrollo propio.

Sí está interesado/a en conocer más detalles sobre el uso del software ISOTools en la planeación y ejecución de auditorías le recomendamos que esté muy atento a nuestra agenda de eventos. El próximo mes de febrero se llevará a cabo un webinar titulado “Digitalización en la planeación y ejecución de auditorías” en el que se profundizará más sobre dicho tema.