La gestión de proyectos con ISOTools

Gestión de proyectos

En artículos anteriores hemos hablado sobre por qué es necesario un software para la gestión de proyectos. Si recordamos, se mencionó que un software de gestión de proyectos es un componente clave en el control integral, aportando eficacia y comodidad.

Los proyectos están adquieren una importancia muy alta en las organizaciones, actualmente se trabaja estratégicamente con ellos para seguir operando en el entorno donde se desarrollan los negocios,

Este contenido lo vamos a dedicar a hablar sobre cómo llevar a cabo una gestión de proyectos con ISOTools.

Funcionalidades gestión de proyectos de ISOTools

Con ISOTools una organización puede establecer una gestión de proyectos, planes, programas e iniciativas. Con ello la organización podrá realizar una gestión de tareas, tiempos, avance, etc. Por ejemplo se puede identificar dentro del sistema todo lo relacionado con planes operacionales, planes de seguridad, programas de mantenimiento o programas de higiene que pueden estar vinculados a cualquier cumplimiento normativo o simplemente por tener una clasificación de tareas en el sistema.

La característica principal de este módulo en ISOTools es que se pueden clasificar en tres niveles:

• Portafolio
• Programa
• Proyecto

Esta clasificación es una forma de tener ordenados por distintos responsables, sedes, entidades o plantas aquellos proyectos que estén dados de alta en nuestra organización. Por ejemplo, a nivel de portafolio podemos tener aquellos proyectos clasificados que estén enfocados a un objetivo estratégico de la organización. A nivel programa podemos poner de ejemplo la clasificación por plantas, regiones, año. Para los proyectos, el ejemplo está relacionado con las actividades que están orientadas a un mismo fin.

En ISOTools también existe un calendario donde se puede hacer un seguimiento o monitoreo de todas las tareas, esto es de utilidad para saber si se están cumpliendo en tiempo y forma.

Si continuamos hablando de esta clasificación, hay que destacar que el software permite definir el tipo y dentro de ellos, establecer las fechas de inicio/fin, campos personalizados, opciones de seguimiento, la entidad asociada, etc.

Un tema muy importante dentro de los proyectos es el establecimiento de permisos, ya que al automatizarlo con una herramienta informática, es necesario restringir el acceso solo al personal de la organización que esté autorizado.

Con ISOTools es totalmente posible crear las diferentes etiquetas que posteriormente se asignarán a los usuarios en función por ejemplo, del rol que desempeñen. De este modo, en función del permiso definido podrán realizar diferentes operaciones como crear tareas, ver ciertas actividades, quién podrá imputar tiempo en ciertas actividades, etc.

En la herramienta se define los tipos de seguimiento a realizar a los proyectos: manual, automático o por estados.

Las tareas  se pueden cumplimentar de modo manual o a través de la aplicación mobile de ISOTools, donde las tareas están vinculadas a un check list o lista de verificación, En las tareas se pueden establecer diferentes pesos o ponderaciones, conocer el estado de avance (por estados, intervalos o libre) y se podrá crear tanto tareas de forma masiva como de forma periódica.

ISOTools permite la configuración de los elementos que se desean visualizar en la pantalla. Por ejemplo, si nuestro proyecto no cuenta con una gestión del tiempo o económica, es posible eliminar esas funciones de la pantalla para no perturbar la visión general del proyecto.

Con anterioridad hemos mencionado la imputación de tiempo. Es posible hacer un seguimiento de qué costo/tiempo nos está suponiendo la realización de cada una de esas actividades. De esta manera podemos establecer un límite presupuestario o de tiempo para realizar cada una de las tareas. Esto permite conocer el nivel de desviación presupuestaria o temporal de las tareas.

En lo relativo a la documentación asociada al proyecto, en ISOTools existe una aplicación de Gestor Documental que permite tener las evidencias documentales necesarias.

Gracias a la definición de Tags o etiquetas, se facilita la clasificación o localización de distintos items dentro de la aplicación de proyectos para así  favorecer todo lo relacionado con búisquedas o filtros.

Visión general de los proyectos

Dentro de la visión general de cada uno de los proyectos podemos ver:

• El avance de la programación
• Presupuesto y tiempo previsto vs consumido
• Listado de tareas e hitos
• Programación de seguimientos
• Carta Gantt
• Desempeño
• Calendario de tareas pendientes
• Seguimiento y avance de tareas: Curva S

Software de Gestión de Proyectos

Como hemos visto en las funcionalidades detalladas del Software de Gestión de Proyectos de ISOTools, la implantación y mantenimiento de los proyectos se ve simplificada y se reducen errores.

ISOTools está constituido por una serie de módulos que son flexibles con el fin de adaptarse a cada organización. Permite mejorar la agilidad de los procesos de las organizaciones y aporta mayor accesibilidad a la información.