Auditorías Virtuales de sistemas de gestión basados en normas ISO

Auditorías virtuales

La transformación digital en las organizaciones cada vez se hace más extensiva a todos los sectores productivos, tanto públicos como privados. Las auditorías virtuales es un nuevo concepto adoptado por la ISO 19011:2018, la cual da orientación sobre como realizar las auditorias y hace mención especial a las actividades de auditorías virtuales en los sistemas de gestión, las cuales representan un paso más en este proceso de innovación digital.

Mediante una serie de herramientas tecnológicas, los auditores de sistemas de gestión cada vez pueden llevar a cabo su labor de una manera más ágil y automatizada, de manera que las distancias y las diferencias horarias ya no representen una limitante para la ejecución de la auditoria, como un control que ayude a las organizaciones a asegurar el cumplimiento de forma eficiente y oportuna.

Este artículo pretende que los profesionales de las auditorías en sistemas de gestión conozcan esta nueva tendencia relacionada con la digitalización empresarial, que afecta a los sistemas de gestión.

Enfoque de la ISO 19011:2018 sobre auditorias virtuales

La nueva edición de ISO 19011 presenta cambios muy interesantes con respecto a su antecesora del año 2011. Entre estos destaca la expansión del Anexo A, para orientar sobre nuevos conceptos de auditoría como contexto organizacional, liderazgo y compromiso, auditorías virtuales, conformidad o cadena de suministros.

Como es bien es sabido, esta norma es aplicable a todas aquellas organizaciones que necesitan planear y llevar a cabo auditorías internas o externas de sistemas de gestión o administrar programas de auditorías.

Cualquier persona que forme parte de un equipo de auditores o se encuentre involucrada en auditorías, como auditor o como auditado, puede hacer uso de ISO 19011. Específicamente, la norma ha sido diseñada para personas encargadas de la gestión de programas de auditorías, tanto presenciales como virtuales a partir de su última edición.

Ventajas de realizar auditorías virtuales

Normalmente estamos acostumbrados a realizar este tipo de actividades de manera presencial. Es desde hace unos años cuando se ha comenzado a escuchar este nuevo concepto de auditoría virtual.

Las auditorías virtuales pueden ser muy útiles de cara a auditar empresas multisede, con el objetivo de ahorrar costes en viajes a cada una de las localizaciones.

Actualmente la ISO 19011:2018 exige que el auditor debe de conocer de la organización que se va a auditar: su dirección estratégica, sus cuestiones internas y externas, cuales son son partes interesadas y sus riesgos y oportunidades. Si se va a hacer una auditoría virtual, tenemos que tener en cuenta que al cliente de la auditoría tenemos que hacerle ciertas preguntas que nos ayudarán a realizar dicha auditoría. Lo mismo indica la norma para una auditoría presencial.

Todas las normas exigen que a la hora de llevar a cabo la planificación de una auditoría, se debe de indicar el método de la auditoría. Gracias a esta novedad, este podrá ser virtual.

Software para auditorías virtuales

A la hora de llevar a cabo una auditoría virtual deberemos de tener en cuenta que será indispensable contar con un software perfectamente adaptado.

Aunque de manera tradicional siempre se ha contado con hojas de cálculo, este tipo de formato está ya anticuado. Actualmente existen software que permiten llevar a cabo este tipo de procesos de una manera sencilla, y ágil. Evitando así tener que recurrir a documentos físicos.

Habrá que tener en cuenta que aquellos profesionales que van a estar implicados en estos procesos de auditoría virtual deberán de conocer y manejar a la perfección este tipo de software, para que la realización de la auditoría virtual sea óptima. Para ello una de las competencias del auditor deberá ser el manejo de programas informáticos, así como de archivos online.

Por otro lado también habrá que tener la habilidad de trabajar los procesos a través de herramientas remotas que nos permitan llevar a cabo la auditoría exactamente igual que si la estuviéramos haciendo de modo presencial.

Plataforma digital para la realización de auditorías virtuales

El Software ISOTools es totalmente recomendado para las empresas que quieran los óptimos resultados en la realización de auditorías virtuales de sistemas de gestión basados en norma ISO.

Es decir, agiliza y optimiza los procesos de manera que se reduce el tiempo dedicado al sistema de gestión, pudiendo llevar a cabo su seguimiento sin miedo a no superar la auditoría, ya sea interna o de certificación.