Sistema Integrado de Gestión, ¿recomendable o no?

Sistema Integrado de Gestión

La cuestión a plantear en cuanto a si integrar los sistemas de gestión ya implementados o bien, implementar un Sistema Integrado de Gestión, no tiene más trascendencia que la necesidad y contexto de la empresa.

En más ocasiones de lo que puede parecer habitual, una empresa dispone de varios sistemas de gestión implementados.

Generalmente, las normas ISO que son implementadas con mayor frecuencia por las empresas, son las normas ISO 14001 de sistema de gestión de medio ambiente, ISO 9001 de sistema de gestión de calidad e ISO 45001 de sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.

En esta última norma, matizar que, como fue publicada en 2018, por lo que es relativamente reciente, no hay tantas empresas que la dispongan, no obstante, sí tienen implementado el estándar británico OHSAS 18001 sobre seguridad y salud en el trabajo.

Pues bien, las empresas que tienen dos o más normas ISO implementadas, de cara a optimizar el tiempo dedicado y la cantidad de documentación generada, suelen integrarlas mediante un Sistema Integrado de Gestión.

Por otro lado, también hay organizaciones que, sin tener ningún sistema de gestión, optan por implementar las tres normas de manera conjunta implementando un Sistema Integrado de Gestión.

Si les parece interesante, pueden leer mucha más información al respecto en nuestro artículo Sistemas Integrados de Gestión ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001: Costes y beneficios, el cual, bien seguro les resultará interesante.

¿Por qué puede ser necesario tener un Sistema Integrado de Gestión?

Como ya se ha mencionado, disponer de un Sistema Integrado de Gestión optimiza la gestión documental, entre otras cosas.

Disponer de un Sistema Integrado de Gestión ayuda a unificar, en uno solo, los diferentes sistemas de gestión que, antiguamente, se administraban y gestionaban de manera separada, lo cual daba lugar, entre otras cosas y con más frecuencia de la que se pretendía, a la duplicidad de documentos.

Además de ello, era necesario más tiempo y personal, por lo que el coste asociado a esta gestión era mayor, y se disponía de menores recursos, tanto económicos, como materiales y / o temporales, para la dedicación a la mejora continua.

Es decir, la respuesta a “por qué” puede ser necesario tener un Sistema Integrado de Gestión, es clara: optimización de tiempo, dinero y recursos.

Obviamente, integrar los sistemas de gestión ya implementados en la empresa, supone una inversión y dedicación altas, cuya recompensa será recogida a muy corto plazo.

Por ello, es altamente recomendable implementar un Sistema Integrado de Gestión.

Beneficios de tener un Sistema Integrado de Gestión

Aunque ya se han mencionado de manera superficial, en este apartado se describirán punto por punto cada una de las ventajas o de los beneficios que pueden estar asociados a la unificación de los sistemas de gestión en uno solo integrado.

Entre todas las ventajas posibles, las siguientes son las más destacables:

• Un mismo registro, puede ser válido para varios de los sistemas de gestión, por lo que el mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión no necesita de tanto esfuerzo, por lo que aumenta la utilidad del mismo, así como los costos asociados.
• La duplicidad de procedimientos o de instrucciones de los sistemas de gestión, ya no tiene lugar, por lo que se optimizan recursos y tiempo.
• De manera general, la gestión y el control de la información, datos y, básicamente, toda la documentación, es mucho más fácil y accesible.
• Al unificarse los sistemas de gestión, únicamente quedan procesos específicos de cada sistema, por lo que, a la hora de capacitar al personal de la organización, la materia a impartir es mucho menor. De este modo, los trabajadores verán optimizada la información que reciben, siendo más práctico, lo cual da lugar a una mayor motivación para la participación en el sistema de gestión, aumentando, además, la productividad.
• Da lugar, por lo tanto, a la división del esfuerzo y de los recursos de una manera más igualitaria, asegurando que, para cada uno de los sistemas de gestión, se tenga la misma dedicación.

Conseguir un Sistema Integrado de Gestión efectivo

Realmente, gracias a la estructura de alto nivel que ya tienen las normas ISO 9001, ISO 45001 e ISO 14001, integrar estas tres normas, o cualquiera de las recientemente publicadas que ya incluyen dicha estructura, es realmente fácil.

Además, todas incluyen el ciclo PHVA y el enfoque a procesos y riesgos característicos.

De esta manera, al disponer de una estructura común, la integración es más sencilla, ya que se empieza a integrar desde las partes comunes.

Para que esta integración sea efectiva, necesita que:

• El Sistema Integrado de Gestión debe incorporarse a las operaciones propias de la empresa.
• Establecer el mínimo de documentos y registros.
• Alinear los objetivos de las normas con la política y las metas establecidas, buscando coherencia.
• Establecer que el responsable del Sistema Integrado de Gestión sea una misma persona.

Software ISOTools

Como puede observar, todo son ventajas a la hora de integrar varios sistemas de gestión en uno solo. Pero si quiere conseguir la verdadera y definitiva optimización, el Software ISOTools es lo que está buscando.

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