¿Qué ventajas pueden ofrecerle los Sistemas Integrados de Gestión?

Sistemas integrados de gestión

Los sistemas integrados de gestión son muy conocidos por las empresas. Es necesario que se conozcan las diferentes normas, como la ISO 9001 que, desde su publicación en 1987, ha demostrado su eficacia como herramienta para gestiones los procesos, mejorar los productos y servicios que ofrecen en las organizaciones e incrementar la satisfacción de los clientes.

En el año 1996 se aprobó la norma ISO 14001 y las organizaciones comenzaron a utilizar los sistemas de gestión ambiental como ayuda para cumplir con todos los requisitos legales y mejorar el comportamiento ambiental de las empresas.

En marzo de 2018 se publicó la norma ISO 45001 sobre sistemas de gestión de seguridad y salud en el trabajo. Aunque muchas organizaciones ya cuentan con sistemas implantados con otras referencias, sin duda esta nueva norma va a internacionalizar y homogeneizar los requisitos mínimos para que las empresas, gestionen la seguridad y salud en el trabajo, cumpliendo los requisitos legales aplicables y mejoren el desempeño en esta materia. Las organizaciones han implementado otros para sistematizar aspectos tan diversos como la gestión de la energía, el eco diseño, la seguridad de la información, la gestión del I+D+I, el compliance penal, etc.

Cuando contamos con tanta información y novedades en este ámbito, las empresas comienzan a planificarse cómo manejar los diferentes sistemas. La clave se encuentra en los sistemas integrados de gestión. para comenzar con el proyecto de integración las empresas cuentan con la estructura de alto nivel. Se trata de directrices publicadas por ISO que facilitan la alienación de los sistemas de gestión. Por este motivo, ahora todas las normas ISO van a contar con la misma estructura y con textos comunes. Además, puede incorporar de forma específica los requisitos particularmente aplicables al área de actividad. Se trata de un avance definitivo en el camino de la integración.

Pasos que hay que seguir

Para finalizar con éxito un proyecto de integración de sistemas, las empresas deben seguir una serie de pasos que queremos explicar a continuación.

En primer lugar, es necesario identificar en la empresa todos los sistemas de gestión implementados, las metodologías que se utilicen y las responsabilidades asignadas. Si la empresa no tiene sistemas implementados, entonces se puede comenzar por el siguiente paso.

El segundo paso es designar a la persona coordinadora o responsable del proyecto de integración. En muchos casos, coincide con la persona que asume la responsabilidad de los sistemas de gestión. En función al tamaño de la organización y la complejidad del proyecto de integración, podría ser conveniente formar un comité o un equipo con las personas responsables de los diferentes departamentos de la organización, procesos o sistemas que se vayan a integrar.

La planificación es la tercera acción que se puede llevar a cabo. Para ello, se establece un cronograma donde se especifican los elementos que se tienen que integrar, plazos, responsabilidades de los procesos afectados y documentos que se van a generar.

Para asegurar el éxito del proyecto, hay que comunicar a todas las personas de la empresa que se encuentran implicadas según los cambios que se van a realizar, la nueva estructura, documentación y funciones asignadas.

Elementos integrables

Contexto de la organización

Se puede utilizar la misma sistemática para determinar las cuestiones externas e internas de la organización.

Partes interesadas. Utilizar un método único para conocer las necesidades y expectativas de las partes interesadas y documentarlas.

Alcance del sistema integrado de gestión. El alcance debe ser el mismo e incluir las actividades y centros de la organización.

El sistema integrado de gestión. Hay que establecer los procesos necesarios y sus interacciones.

Liderazgo

Compromiso y liderazgo. La alta dirección asume el compromiso y liderazgo con los sistemas implantados asumiendo la rendición de cuentas del sistema integrado.

Planificación

Acciones para abordar riesgos y oportunidades. Hay que aplicar una misma sistemática para determinar los riesgos y las oportunidades relacionados con el contexto de la organización y definir acciones para abordarlos.

Objetivos y planificación para lograrlos. Es conveniente establecer un programa de objetivos conjunto para calidad, medio ambiente y SST.

Apoyo

Recursos. La optimización de recursos se consigue a través de la integración en los procesos de negocio, los ambientales y de seguridad y salud.

Competencia. Para los puestos de trabajo de la organización, definir requisitos de competencia necesarios para el funcionamiento del sistema integrado de gestión.

Toma de conciencia. Las campañas de concienciación relativas al sistema integrado de gestión pueden ser conjuntas utilizando redes de comunicación internas, convocatorias de premios a través de concursos, etc.

Comunicación. Los canales habilitados por la organización serán los mismos para las comunicaciones internas y externas.

Información documentada. La organización dispondrá de un sistema documental único e integrado con documentos comunes aplicables a las tres normas y documentos específicos según requieran los procesos de la organización.

Operación

Planificación y control operacional. El gran reto de las organizaciones es la integración del control operacional.

Evaluación del desempeño

Seguimiento, medición, análisis y evaluación. Se trata de requisitos plenamente integrables donde se puede utilizar una sistemática conjunta.

Auditoría interna. Igualmente se trata de un proceso plenamente integrable.

Revisión por la dirección. La organización puede realizar la revisión por la dirección integrada incorporando los requisitos de las tres normas de referencia generando una única acta o informe de revisión.

Mejora

No conformidad y acción correctiva. La misma sistemática para detectar no conformidades y definir acciones correctivas es aplicable a los tres sistemas.

Mejora continua. La mejora continua es uno de los principales resultados previstos del sistema integrado de gestión.

Software para Sistemas de Gestión Integrados

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