¿Cómo automatizar el modelo de excelencia en el sector educativo?

Modelo de Excelencia

En el post de hoy queremos contarles como una entidad educativa ha conseguido mejorar el modelo de excelencia que tenía implementado. Hablamos de una institución pionera en el sector educativo siendo unos de los primeros en implementar IB. Además, ha recibido reconocimientos a nivel nacional y cuentan con la acreditación internacional del Modelo de Excelencia EFQM.

Tiene más de 1750 alumnos matriculados, entre los 3 y 18 años. Cuenta con más de 354 profesores. Tiene la misión de preparar a los alumnos para el futuro y guiarlos para que sean capaces de generar un cambio positivo en la comunidad local y general.

Pertenece a la organización UNCOLI (Unión de Colegios Internacionales), la cual promueve diferentes actividades inter-escolares en los principales colegios y proporciona apoyo organizaciones para actividades deportivas, académicas y eventos artísticos entre colegios afiliados. Además, es miembro de AACBI (Asociación Andina de Colegio de Bachillerato Internacional en Colombia). Cuenta con un convenio con Round Square para el intercambio de estudiantes y pertenece a LAHC (Latin American Heads Conference).

¿Cuáles fueron los problemas que impulsaron a esta institución a decidirse por automatizar su modelo de excelencia?

Eran conscientes de que se ejecutaban muchas actividades, pero no contaba con un registro ni control de las mismas. Además, no contaba con una medición de los resultados que se obtenían de los esfuerzos realizados.

No contaba con un software que se encontrara especialidad en la realización de evaluación de clientes internos y externos. Por ejemplo, cuando se llevaban a cabo las encuestas a los profesores eran más de 250, además debemos añadir encuestas a los proveedores, padres y madres de los alumnos. Al contar con tantos alumnos esto suponía una gran inversión económica y un sobreesfuerzo en términos de tiempo. Alguna vez optaron por subcontratar estos servicios suponiendo un gran desembolso económico.

La revisión de la documentación y registros derivados de procesos, como por ejemplo el proceso de admisiones, se demoraba debido a los registros se realizaban en formato físico y, posteriormente, debían ser revisados por las diferentes dependencias. Hay unas 20 personas implicadas en el proceso de entrevista de la admisión. Para hacer una sola admisión podría tardar unos 3 días. En este tipo de proceso, la documentación podía retrasarse hasta una semana antes de que llegara a poder ser revisada por parte del Rector.

Los resultados de todas las evaluaciones, los indicadores o la planeación estratégica no se podían obtener al instante y en tiempo real ya que se recurría a una hoja de cálculo que soportaba toda la información y que ayudaba a su tabulación y procesado, pero que no automatizaba la obtención de los valores finales para la toma de decisión ni los exponía de forma visual. Además, la información obraba en poder del responsable de Calidad, por lo que había que recurrir a él para poder obtenerla.

El Coordinador debía invertir 15 días en el seguimiento y recopilación de la información referida a los indicadores de los 10 comités de dirección mensuales. Cualquier demora en la obtención de estos datos podía ser fatídica para la toma de decisiones. Esto bloqueaba al Coordinador para el desarrollo de otras actividades de las que era responsable generando un elevado costo de oportunidad para la organización además de generar que la Junta Directiva optase finalmente por hacer los comités con una periodicidad semestral, lo cual no permitía llevar a cabo una gestión adecuada y efectiva de la institución educativa.

¿Por qué implementar el software ISOTools Excellence?

La implementación de la plataforma tecnológica ISOTools se realizó en un total de 6 meses, en los que se llevó a cabo la consultoría inicial, la parametrización de la herramienta y la capacitación de las personas implicadas en la gestión.

Para satisfacer las necesidades de esta institución, se contrató el Módulo Base que se vio complementado con la aplicación Modelador de Procesos, el Módulo de EFQM y las herramientas de Planificación Estratégica con lo que se cubría una amplia variedad de necesidades con una sola herramienta.

¿Cuáles fueron las soluciones que obtuvieron con la implementación de ISOTools Excellence?

Se ha implementado un sistema de encuestas que miden la satisfacción de los clientes internos y externos de la organización, generando informes automáticamente y en tiempo real de ejecución.

Se ha procedido a la automatización de los procesos y formatos, esto ha disminuido los tiempos de respuesta y ejecución, y ha permitido mantener la información controlada.

Con la implantación de un sistema encargado de la gestión de indicadores que apuntan a los objetivos estratégicos, existe la posibilidad de generar estrategias para el cumplimento de estos.

¿Cuáles son las mejoras que han conseguido en el Sistema de Gestión de Calidad basado en el modelo de excelencia?

Conocen mucho mejor todo lo que hacen, lo tienen registrado y se miden los resultados obtenidos. Esto repercute en poder optimizar sus actividades y apostar por la excelencia educativa.

Han reducido en un 50% el primer año en la gestión de encuestas de satisfacción y gestionan, no sólo un mayor volumen de encuestas, sino también la totalidad de su sistema de gestión EFQM. Desde el segundo año la reducción fue de un 90%.

Obtienen al instante los resultados de los indicadores, debido a que los responsables están involucrados en el sistema de gestión y cada uno se encarga de gestionar sus indicadores con ISOTools. Trabajando con algo más de unos 50 indicadores, el Responsable de Calidad ha visto simplificada su labor en este ámbito.

El sistema de admisión ahora se realiza por completo en línea. En el mismo día está todo el formulario de admisión completo y disponible para el Rector. Se ha reducido el tiempo del proceso de solicitud de admisión de 3 jornadas con las diferentes demoras a 1 hora y con todas las solicitudes clasificadas en función de la puntuación obtenida en las entrevistas.

El Coordinador de Calidad y responsable del Sistema de Calidad bajo el Modelo de Excelencia EFQM dedica el tiempo, que hasta la implantación de ISOTools empleaba en la obtención y análisis de los resultados de los indicadores, a trabajar en otras propuestas de mejora para la organización.

Los 10 comités de estrategia tienen su correspondiente dashboard en el que se controla el desempeño de cada uno de ellos a tiempo real.

Con más tiempo para analizar la información y teniendo los datos de forma más inmediata, aunque el número de oportunidades de mejora detectadas y puestas en marcha no se ha visto incrementado, el detectarlas se hace de forma más fácil.

ISOTools Educación Software para la gestión de la calidad, excelencia y estrategia en centros educativos

ISOTools Educación es una plataforma diseñada para optimizar la gestión de la calidad y la excelencia en Centros Educativos, entregando herramientas que permiten automatizar el Modelo de Excelencia EFQM y de esta forma potenciar los beneficios del modelo.