Gestionar las cláusulas de la ISO 9001 con un software

ISO 9001

Como ya sabemos, la norma ISO 9001 se actualizó en 2015. Por eso, el periodo de transición de una de las normas más reconocidas mundialmente acabará en septiembre de este 2018.

Podrán imaginarse que esta actualización ha traído consigo varios cambios, entre ellos la terminología como: “Procedimientos, registros y documentos” que han pasado a ser “información documentada”, “Responsable de gestión” que ha pasado a ser “Liderazgo” etc.

Para todos nuestros lectores que no conozcan la norma ISO 9001 aquí les dejamos un enlace para que se informen.

Sin embargo, hoy nos centraremos en algunas de las cláusulas ISO 9001.

Cláusula 4: Contexto de la Organización

Esta cláusula implica que ahora se tenga en cuenta todas las partes relacionadas con la organización (clientes, proveedores…) y no solo la organización en sí como se hacía hasta ahora. Entonces, ¿cómo nos puede ayudar un Software de gestión de calidad con esta cláusula?

Con un Sistema de Gestión de Calidad (SGC) consigue centralizar información, políticas y procedimientos de la organización con una gran flexibilidad para adaptarlos a las necesidades de cada uno. Es por eso que, se puede conseguir la máxima calidad exigida por los clientes y adaptándose a los requisitos de ISO 9001.

Cláusula 5: Liderazgo

El liderazgo es una de las cláusulas que ha sufrido la norma ISO 9001 con la actualización. Esta nos dice qué debe haber un responsable del sistema, aunque no tiene por qué ser el jefe de la organización. El motivo de esta cláusula es que mejore la comunicación, y que todas las partes relacionadas conozcan los procesos y procedimientos de la empresa.

Por eso, un software de gestión podría ayudar, ya que permite documentar, controlar y centralizar todos los documentos necesarios sobre la política de calidad de la empresa.

Cláusula 6: Planificación para gestión de riesgos

Probablemente, muchos de nuestros lectores conozcan ISO 31000, que se encarga de la gestión de riesgos. No obstante, con la nueva actualización, no solo de ISO 9001, las nuevas normas son un sistema de prevención de riesgos en sí mismas.

Por eso, utilizar un software de gestión nos ayudará a analizar los riesgos, evaluarlos y prevenirlos. Al mismo tiempo, al encontrar no conformidades en nuestro sistema, el software nos permitirá informar rápidamente de ellas de forma exacta para tratarlas lo antes posible y solucionar el problema.

Cláusula 7: Apoyo del Sistema de Gestión de Calidad

Una de las mayores ventajas que nos puede aportar un sistema de gestión de calidad basado en la norma ISO 9001 no es conseguir la certificación, sino el correcto mantenimiento de la misma. Esto lo consigue gracias al control integrado de los documentos. También podemos encontrar información sobre personas y canales de comunicación para ver y transmitir la información. Es imprescindible cuando se quiere alcanzar una mejor perspectiva de la calidad en la organización.

Cláusula 8: Procesos Operativos

Esta cláusula está basada en la forma en la que proyectamos, proveemos, producimos y monitoreamos las operaciones de la organización.

En una empresa es necesario crear un plan de proyecto, evaluación, criterios de no conformidad… y que esta información pueda ser transmitida a otras personas de la organización.

Lo que un software de gestión podría hacer para facilitarle esta tarea es crear una lista de control o checklist formada por una serie de elementos que se irán marcando una vez que se vayan cumpliendo con los objetivos establecidos. Gracias a esto se ganará visibilidad en control de las informaciones y en facilidad de comunicación con otras empresas.

Cláusula 9: Evaluación

Uno de los principios más importantes de la norma ISO 9001 es el enfoque al cliente. Por esta razón, es fundamental conocer la opinión de este para saber qué aspectos debemos mejorar. Un buen Sistema de Gestión de Calidad le permitirá gestionar las opiniones de los clientes para encontrar en qué puntos mejorar. Al mismo tiempo debe darnos la oportunidad de medir esos datos y la eficacia de las medidas tomadas.

Cláusula 10: Mejora

La mejora continua es otro de los principios que podemos encontrar en la gran mayoría de normas actualizadas o publicadas recientemente. Un que un Sistema de Gestión no importa si es ambiental, de calidad, seguridad y salud en el trabajo… busca siempre la mejora continua. Anteriormente mencionamos que un SGC permite encontrar las no conformidades, sin embargo, también nos permite establecer los planes de acción a seguir en caso de hallar una. Mejorando de este modo la política de calidad de nuestra empresa.

Software ISOTools

Durante este artículo hemos visto muchas de las mejoras que se pueden conseguir con un software de gestión de calidad basado en la norma ISO 9001. Desde nuestra organización queremos presentarle el software ISOTools Excellence. Si aún no está convencido de los beneficios de utilizar un software después de haber leído el artículo le informamos de que nuestra herramienta, además de todo lo anterior, y entre otras muchas más ventajas, también funciona en múltiples dispositivos, y es capaz de funcionar sin conexión sincronizando los datos con el sistema una vez que se vuelva a conectar.