Automatización de la ISO 9001 en el sector servicios

Automatización de la ISO 9001

Comenzamos una nueva semana hablando de la gestión de la calidad y de una organización del sector de los servicios que automatizó su Sistema de Gestión de la Calidad basado en la norma ISO 9001 con ISOTools.

En esta ocasión hablamos de una empresa Colombiana, la cual cuenta con una larga trayectoria de más de 30 años. Cuando se creó, lo que se pretendía era formar parte de la transformación del sector agrícola y ganadero de Colombia, gracias a los productos y servicios que ofrecía.

La empresa es Moto Mart S.A. y su actividad se centra en la comercialización y distribución de ractores Kubota, implementos agrícolas, llantas BKT, vehículos ARCTIC CAT, montacargas y maquinaria amarilla importada de Japón, Francia, Italia, Noruega, Brasil, India, España, Argentina y Estados Unidos.

Moto Mart S.A. en el año 2012 realizó un importante acontecimiento, ya que inauguró una nueva sede principal, una instalación  realizada con altos estándares de arquitectura, calidad y tecnología, con más de 1000 m2 y que se encontraba localizada en el municipio de Chía Cundinamarca.

La organización tiene una red de colaboradores a nivel nacional, cuenta con aproximadamente 130.

La organización se preocupa por la calidad y excelencia de sus procesos relacionados con la calidad, el medio ambiente, la seguridad y salud en el trabajo y con el modelo Balanced Scorecard (BSC). Cuando puso en marcha la herramienta ISOTools en su organización, Moto Mart contaba con la certificación ISO 9001 y estaba trabajando por obtener ISO 14001, OHSAS 18001 y el modelos BSC.

Problemas que promovieron a Moto Mart la automatización de ISO 9001 con ISO 9001

• La organización se encontraba en continuo crecimiento, cada vez era inevitable tener más colaboradores, por lo que esto ocasionaba la necesidad de tener un mayor control de los recursos humanos.
• El excesivo tiempo dedicado en la recopilación de información y posterior tratamiento a través de hojas de cálculo Excel para nutrir a los indicadores. Esto hacía imposible que la disponibilidad de los indicadores fuese inmediata.
• En muchas ocasiones, se extraviaban carpetas y archivos, como consecuencia se producía duplicidad en la gestión de No Conformidades.
• En ningún momento se realizaba la documentación de las Acciones Correctivas y Preventivas del sistema.
• Problemas de fluidez y eficiencia en la comunicación entre las diversas sedes con las que contaban la organización
• Gestión de un elevado volumen de documentos en estado obsoleto.
• Dedicación de un elevado tiempo (hasta una jornada completa) en la tabulación de encuestas y gestión de la información a través de Excel.

Cómo logró ISOTools automatizar el sistema de gestión basado en ISO 9001

• Automatizó los aspectos relacionados con los RRHH, permitiendo que el responsable de calidad creara hojas de vida, asociara cargos, definiera perfiles y registrara la documentación relacionada a cada persona, haciendo posible una estructura por departamentos.
• Teniendo en un canal de comunicación único entre la junta directiva y las sedes de la organización, favoreciendo una ágil y correcta toma de decisiones.
• Permitiendo la gestión de todos los proveedores desde la misma plataforma, pudiendo evaluarlos y realizarles seguimiento.
• Automatizando la gestión de indicadores con su app. La cual hace posible la generación de forma automática de reportes, informes y cuadros de mando mediante gráficas y alertas semafóricas.
• Controlando los documentos, a través de workflow de elaboración y aprobación, en el que los usuarios con permisos, solo pueden trabajar con la documentación vigente. Se logra consolidad la información en un lugar centralizado y permite la localización y control de los documentos.
• Gestionando y tabulando de automáticamente las encuestas dirigidas a los clientes tanto internos como externos de la organización, reduciendo y optimizando el tiempo invertido en esta acción.

¿Qué logró Moto Mart S.A. con la Automatización de la ISO 9001?

• Mejoras significativas en actividades de registro y control de los recursos humanos. Gracias a ISOTools, les fue posible estipular responsables de seguimiento, de tareas y de ejecución de las acciones.
• Un seguimiento rápido a encuestas, lo que generaba automáticamente estadísticas e informes para tomar las decisiones más precisas.
• Unificación, ubicación y control inmediato de indicadores, documentos e incluso planes de mejora. Esto les permitió que los responsables pudieran asociar de un modo sencillo, las estrategias de la organización.
• Centralización de la información, haciendo posible su acceso en tiempo real y desde cualquier ubicación geográfica. Gracias a ello, la alta gerencia de la organización podía tomar decisiones basada en información.
• Evaluación y seguimiento en fechas establecidas de los proveedores.
• Cero duplicidades y reprocesos en la gestión de No Conformidades y Acciones Correctivas y Preventivas del sistema.
• Reducción del volumen de documentos obsoletos. De los 80 que había, se dejaron 50 vigentes que eran los que realmente se empleaban.

Software para la automatización de la ISO 9001

Gracias a su facilidad de uso y a sus potentes funciones de personalización que permiten cubrir las necesidades de las organizaciones, ISOTools se implementa fácilmente en lsa organizaciones. En el caso de Moto Mart S.A., el sistema quedó en total funcionamiento en solo 3 meses.

Si necesita llevar a cabo la automatización de la ISO 9001 y saber cómo funciona este software para la gestión ISO, puede inscribirse de forma gratuita en la próxima demo de ISOTools, se celebra cada martes. Solo debe hacer clic aquí y seleccionar la fecha que mejor se adapte a su agenda.