Cómo automatizar el Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001 en el sector salud

Sistema de Gestión de Calidad

Como cada lunes, en el blog de Calidad y Excelencia, comenzamos poniendo un ejemplo de cómo una organización automatizó el sistema de gestión que tenía implementado en su organización. En este caso, se automatizó el sistema de gestión de calidad de la Farmacia Hospital Nacional.

La Farmacia Hospital Nacional inició su actividad en marzo del año 1980. Su primera sede estaba situada en la Clínica Nacional, Hospital para la Mujer, en la planta baja. Quince años después, cambia la sede a la planta inferior del Centro Médico Nacional donde se ofrecía servicios a la Clínica Nacional y Centro Médico Nacional de forma simultánea, hasta que en el año 1998, se inaugura el Hospital Nacional.

Gracias a la apertura de las nuevas instalaciones, los servicios de la farmacia se expanden y se tiene una nueva ubicación. La segunda sede se encuentra dentro del centro hospitalario. Con esta expansión, se ofrece una mayor gama de medicamentos, atendiendo a la demanda que exigía el Hospital Nacional.

Desde agosto de 1998, la organización cuenta con estas dos farmacias, que según su especialización, pasaron a llamarse desde 2011 como Farmacia Hospital Nacional y Farmacia Centro Médico Nacional.

Con la expansión y especialización, la organización ratifica la intención de liderar el mercado dentro del sector farmacéutico de Panamá. La Farmacia Hospital Nacional, para ello, también incorpora tecnología punta e implementa de forma continuada  los últimos avances de la disciplina farmacéutica.

Es en el año 2011, cuando la organización decide trabajar para lograr el certificado de su Sistema de Gestión de la Calidad según los requisitos establecidos por la ISO 9001, esto ocurre después de que el propio Hospital Nacional comenzara a certificar ciertos departamentos.

La organización tuvo que hacer frente a varios problemas que al final hicieron que automatizaran el Sistema de Gestión de Calidad:

• Para los colaboradores que iban a formar parte de la implementación del Sistema de Gestión de Calidad según ISO 9001, era necesario contar con el apoyo de una plataforma que automatizara todo el proceso ya que le resultaba algo abstracto.
• La organización contaba con horarios y turnos laborales que dificultaban mucho la comunicación entre todos los trabajadores, era vital contar con la ayuda de un sistema que mantuviera la comunicación entre todos correcta.
• La organización también requeria de un control total de la documentación empleada para el cumplimiento de los procesos definidos, para ello necesitaban una plataforma accesible y con un control de permisos de acceso.
• Necesitaban evitar la dedicación exclusiva de ciertos empleados para la gestión del sistema de calidad, ya que eso requería de una inversión que no disponía el departamento de Calidad.

Cómo ISOTools automatizó Sistema de Gestión de Calidad basado en la ISO 9001 con éxito

ISOTools aportó una gran ayuda a la organización permitiendo:

• La gestión de cualquier tipo de actividad que se llevara a cabo en la organización.
• El acceso a través de permisos de toda la información. La información se encontraba centralizada y accesible desde cualquier punto geográfico.
• La implementación del Sistema de Gestión de Calidad se llevase a cabo sin que la organización tuviese que hacer grandes variaciones, fue la herramienta la que se adaptó a sus procesos.
• El control total del sistema de gestión, realizando una simplificación de la gestión de los requisitos legales que están establecidos para el sector salud.
• El acceso de la información en tiempo real, lo cual permitía desarrollar un monitoreo de las desviaciones ocurridas en el día a día. Esto favoreció la identificación rápida de problemas y favoreció la toma de decisiones.

Software para Sistema de Gestión de Calidad

Con el uso de ISOTools, el software para el Sistema de Gestión de Calidad, la organización logró importantes mejoras como:

• Uso del tablón de noticias de ISOTools para mejorar la comunicación global de la organización, de este modo la comunicación no solo es a través de email o teléfono.
• Reducción de los costos desencadenados de la no calidad, pero a la misma vez, se sigue manteniendo el nivel
• Involucración de todo el personal en la implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad, cumpliendo con los requerimientos establecidos para lograr la certificación ISO 9001 ya que todos realizaban correctamente sus tareas. Además el número de usuarios de la plataforma se vio incrementado, en un principio eran 6 y pasaron a ser unos 78 usuarios (incluidos proveedores).
• Realizar reuniones en cualquier lugar siempre que se disponga de un dispositivo tecnológico y acceso a internet, toda la información estaba centralizada y controlada por permisos.
• Reducción del uso de documentos obsoletos o duplicados.