¿Cuál ha sido la experiencia de Talma con ISOTools?

Sistemas de gestión integrados

Los sistemas de gestión integrados son una herramienta que establece el protocolo a seguir en el día a día de una actividad productiva. La implementación permite optimizar los recursos que se encuentran disponibles, mejorar la empresa, reducir los costos y mejorar el rendimiento de la organización.

Es bueno adoptar sistemas de gestión integrados en una empresa siendo una garantía en el proceso de cumplimiento de los estándares.  Talma es una organización que tiene más de 25 años de experiencia en servicios aeroportuarios. Nació en el año 1992 en Lima, donde empezó ofreciendo servicios de carga aérea. Dos años después, comienza su expansión a diferentes provincias.

En el año 2000, amplía sus servicios y ofrece aviación ejecutiva, operaciones de vuelo y atención a pasajeros. En el año 2007, Talma inaugura la primera escuela con el nombre de Talma Training School. Después de 17 años, Talma se trasladó a unas nuevas instalaciones que contaban con un túnel que lo conectaba con el Aeropuerto Internacional Jorge Chávez.

En el año 2010 comienza a trabajar como Talma México, además compra Aeropuertos del Perú, por lo cual pasa a tener 12 aeropuertos regionales en el Perú.  En el año 2017, Talma se consolida como organización líder de servicios aeroportuarios en la región de Latinoamérica, gracias a que se expandió a Ecuador.

Talma cuenta con más de 5000 colaboradores, trabaja en 20 aeropuertos del Perú, 7 aeropuertos de Ecuador, y 3 de México. Atiende a más de 140 mil vuelos anuales.

Talma trabaja de forma diaria en la evolución, por ello siempre persigue la forma de implantar nuevos tecnologías, procesos y certificados que le permitan convertirse en una organización líder dentro del sector en el que operan en América Latina.

¿Por qué Talma tuvo la necesidad de buscar una herramienta para automatizar sus sistemas de gestión?

Talma dispone de los certificados ISO 9001 2015, ISO 14001 2015, OHSAS 18001, ISO 28001 y hace poco, ha terminado con el proceso de auditoría de ISO 37001.

Al contar con tantas certificaciones, a Talma le surge la necesidad de conseguir una herramienta con las que puedan manejar todos los sistemas en uno solo. Por este motivo, consigue tener los sistemas de gestión integrados que sean mucho más amigables y que puedan controlarse por toda la empresa.

Talma debe atender más de 150 auditorías al año, y no contaba con  la información centralizada de todos los procesos. Los documentos los gestionaban gracias a un desarrollo propio que había realizado y lo utilizaban como repositorio de documentos, al utilizar ISOTools cuentan con un workflow que les ayuda a gestionar la revisión de los documentos. Con ISOTools es posible distribuir los documentos a los miembros de la organización, proveedores y clientes cuando estos han sido aprobados. Antes esta actividad se realizaba de modo manual mediante correo electrónico y utilizando un listado de Excel para tener el control.

Otra problemática que necesitaban solucionar es el poco grado de alineamiento del personal en la gestión por procesos. No contar con una herramienta que de aviso a los responsables de las actividades relacionadas con el sistema de gestión.

¿Qué mejoras esperan conseguir gracias la automatización?

Talma, en su búsqueda por adquirir una herramienta que se ajuste a sus necesidades y especificaciones que necesitaban sus sistemas de gestión integrados, se decidió por ISOTools.

Por este motivo los sistemas de gestión integrados de Talma, con la utilización de la herramienta, han podido ser utilizados de manera horizontal y con un alcance en más de 20 estaciones. Esto ha sido posible gracias a que ISOTools es una herramienta accesible, y por lo que el entendimiento y manejo son mucho más flexibles y amigables para los empleados.

Talma ha conseguido que el usuario se oriente a una gestión por procesos ya que el sistema establezca una interacción gracias al mapa de procesos y a las diferentes aplicaciones que se relaciona con los documentos, requisitos legales, riesgos asociados, indicadores, objetivos, conseguir de esta forma que el usuario tenga un único punto de acceso a la información.

La gestión de los documentos se realiza desde la herramienta. La utilización de un gestor documental se extiende por todas las áreas de la empresa, los usuarios cuentan con diferentes permisos según la necesidad que tengan.

La gestión de las no conformidades y los planes de acción que se realizan se llevan a cabo gracias a la herramienta en un 60%, por lo que se facilita el seguimiento de los usuarios de las acciones que tienen pendientes ya que el sistema envía alertas de vencimiento de acciones para los usuarios que en ciertos casos son escalables.

La herramienta, permite la automatización de todas las calibraciones de los equipos en más de 20 estaciones con las que cuenta Talma, ya que el sistema realiza envío de alertas a los responsables antes de que la acción haya vencido.

¿Por qué tomaron la decisión de adquirir la herramienta?

La empresa Talma se encuentra en constante crecimiento, lo demuestra mediante la internalización que tiene hoy en día, por este motivo necesitan buscar socios estratégicos y es, en este caso donde entra la herramienta tecnología.

Talma, se encuentra muy contenta con la suite de la herramienta, ya que le permite acceder en todo momento a la información del sistema de gestión mediante diferentes dispositivos móviles.

Minimizar los tiempos de gestión de los diferentes sistemas de gestión integrados en los que Talma se encuentra certificado es algo muy importante para la organización.

La herramienta se encuentra en la nube, por lo que permite que Talma mantenga su información en servidores cloud lo que les minimiza los costos en infraestructura. Además, la herramienta es muy versátil y permite adaptase a las necesidades de Talma en la gestión de los distintos procesos ya que la configuración de las distintas aplicaciones se encuentra basadas en formatos y procedimientos con los que se viene trabajando en la empresa.

Software Sistema Integrado de Gestión

Los Sistemas de Gestión de la Calidad son el punto de partida para integrar otros sistemas de gestión. Una vez que se cumple con los requisitos establecidos por la norma ISO 9001, es más sencillo implementar otros estándares relacionados, como son la norma ISO 14001, OHSAS 18001 o el estándar ISO 27001. 

La implementación de un Sistema Integrado de Gestión es mucho más simple si se cuenta con las herramientas necesarias, como la plataforma ISOTools, que permite integrar varios estándares ISO de forma fácil y eficaz.