¿Cómo puede ayudarle un software para ISO 45001?

Software para ISO 45001

Durante el artículo de hoy queremos que conozcan cómo implementar y mantener un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo mediante un software para ISO 45001. Dicho software para ISO 45001 no ayudará a demostrar que la organización cumple con los requisitos de una forma ágil, sencilla, trazable, que nos permita tener la información en línea, que podamos controlar el cambio de documentos, realizar la mejora continua, etc. al fin y al cabo el objetivo es tenerlo todo en un mismo sistema disponible cuando lo necesitemos.

El software para ISO 45001 se encuentra formado por diferentes aplicaciones con las que poder cumplir todos los requisitos que establece la nueva norma ISO 45001. Una de las aplicaciones más importante es con la que se gestionan las personas de la organización. Se puede realizar el organigrama de la organización asignando a cada persona su departamento. Establecer los cargos de las personas que trabajan en dicha empresa. Gracias a esta aplicación podemos asignar las responsabilidades a las personas encargadas como veremos más adelante.

Otras de las aplicaciones importantes es la aplicación que permite administrar la documentación de nuestro sistema de gestión, existen empresas que tienen su documentación muy bien estructurada, hay otras empresas que no lo tienen tan bien estructurado, pero gracias al software para ISO 45001 los documentos estarán perfectamente ordenados y estructurados. Se pueden crear carpetas en las que organizar los documentos que serán archivados según su vigencia, es decir, si subimos un documento con una nueva versión la versión anterior quedará como obsoleto de forma automática. De este modo evitaremos errores en cuento a trabajar con documentos obsoletos.

Algo muy importante es la elaboración de un workflow con el que poder establecer el flujo de trabajo que vamos a seguir a la hora de elaborar, revisar, aprobar y publicar los documentos. Es necesario que se establezca un flujo de trabajo en el que se indique cada paso a seguir y quien es la persona responsable en cada fase, puede ser que exista una persona que elabora un documento, pero es aprobado por otra persona, pues en este caso todo quedará informatizado por lo que hasta que la persona encargada de aprobar el documento para que pase a la siguiente fase no lo apruebe este no pasará de fase. Se puede controlar el tiempo tarda en realizar su tarea y si ha pasado el plazo de tiempo que tenía disponible recibirá una alerta el responsable del sistema de modo que será mucho más fácil llevar un control.  Quedará una trazabilidad de todas las personas que intervinieron en la elaboración del documento. Si fuese necesario compartir el documento a personas que no tienen acceso al software para ISO 45001 este genera una url o un código QR con el que podrá visualizar el documento en cuestión.

Se podrá visualizar un histórico del documento para conocer quien lo ha visualizado o quien lo ha modificado en cualquier momento. Además, podemos generar un listado de difusión del documento para que todas las personas de la organización a las que le afecte el documento tengan conocimiento de dicho documento o si se ha aprobado una nueva versión. Se puede distribuir también a personas ajenas a la organización, ya que te da la opción de poder enviar el documento en un formato que no sea editable.

Con otra aplicación podremos evaluar los riesgos dentro del sistema de gestión, se podrán medir o calificarlos dentro de una matriz y se puede generar acciones frentes a la calificación de dichos riesgos, según establece la norma ISO 45001 es necesario identificar todos los peligros a los que se enfrentan los trabajadores. El software para ISO 45001 nos permitirá establecer planes de acción en función de la calificación que obtengan los diferentes riesgos identificados. La matriz de riesgos puede actualizarse en el momento en el que sea necesario, es decir, existen organizaciones que realizan una revisión de su matriz cada cierto tiempo y otras que la modifican a demanda.

Los indicadores nos ayudan a administrar los resultados obtenidos durante la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Se pueden parametrizar diferentes tipos de indicadores, que pueden ser medidos de forma manual mediante una fórmula que establezcamos nosotros mismos o establecer indicadores automáticos que se alimentan de los datos que introduzcamos en otras aplicaciones del software para ISO 45001.

Software para ISO 45001

La eficacia y eficiencia de un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo son esenciales para alcanzar el objetivo de reducir y prevenir los accidentes laborales. Para no perder ni eficacia ni eficiencia podemos recurrir a la automatización del mismo a través de herramientas como el Software ISOTools Excellence. Este software está diseñado de forma que da respuesta a cada uno de los requisitos que contiene ISO 45001 2018 , logrando resultados excelentes.