Nueva ISO 41001 ¿Cómo gestionar las instalaciones?

ISO 41001

Si pensamos que el futuro del trabajo se basa en la experiencia que tenga el trabajador ¿Qué sucede con el lugar de trabajo? La necesidad de mantener al día con las tendencias cambiantes sobre cómo y dónde trabajan las personas hacen que la gestión de las instalaciones sea un aspecto fundamental para conseguir el éxito de la empresa, razón por la que se acaba de publicar la nueva ISO 41001.

Cada día es más complejo el mercado global que administra las instalaciones, por lo que en el año 2015 se estima que valdrá un billón de dólares, y esto es solo lo que se subcontrata. Se preocupa por la administración, operación y mantenimiento de las instalaciones de una empresa, por lo que es una disciplina que necesita equilibrar las necesidades y demandas que cambian de forma rápida según las partes interesadas a las que se utilizan como necesidades empresariales efectivas, seguras y sostenibles. Afecta a la salud y el bienestar de todas las personas que entran en contacto con la empresa y abarca una amplia gama de áreas, incluyendo los costos de ocupación, el uso del espacio, mantenimiento, seguridad, limpieza, medio ambiente y más.

La norma ISO 41001, “Gestión de instalaciones”, acaba de ser publicada para ayudar a los equipos que administran las instalaciones a conseguir una eficiencia óptima. Se basan en las mejores prácticas internacionales, el nuevo estándar del sistema de gestión constituye un punto de referencia para desarrollar e impulsar un régimen efectivo, además es estratégico, táctico y operacional. Del mismo modo, ayuda a las empresas que buscan externalizar sus servicios, ya que los proveedores que pueden demostrar el cumplimiento de la norma les proporciona una garantía con respecto a su enfoque y procesos.

El presidente del comité técnico ISO/TC 267 ha sido el que ha desarrollado la norma ISO 41001, se piensa que la nueva norma ayudará a las empresas de diferentes formas a establecer un enfoque común y un conjunto de procesos que pueden ser referidos alrededor del mundo.

Todas las organizaciones, independientemente de su tamaño, tienen algún elemento de administración de instalaciones. Es una disciplina compleja que afecta a todos de forma directa, ya que se trata de los espacios que ocupamos y cómo dichos espacios satisfacen las necesidades de las personas que los utilizan todos los días.

La norma ISO 41001 es el primer estándar que se dedica a administrar las instalaciones y tiene el potencial de marcar una gran diferencia real para las empresas a la hora de mejorar la salud y la seguridad de la fuerza de trabajo, se reduce su impacto en el medio ambiente y consigue ahorrar costos y que sea muy eficientes.

La estructura que presenta la nueva ISO 41001 es la siguiente:

1 Alcance

2 Referencias normativas

3 Términos y definiciones

4 Contexto de la organización

4.1 Comprender la organización y su contexto

4.2 Comprender las necesidades y expectativas de las partes interesadas

4.3 Determinación del alcance del sistema de FM

4.4 Sistema FM

5 Liderazgo

5.1 Liderazgo y compromiso

5.2 Política

5.3 Roles, responsabilidades y autoridades organizacionales

6 Planificación

6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades

6.2 Objetivos de FM y planificación para alcanzarlos

7 Soporte

7.1 Recursos

7.2 Competencia

7.3 Conciencia

7.4 Comunicación

7.5 Información documentada

7.6 Conocimiento organizacional

8 Operación

8.1 Planificación y control operacional

8.2 Coordinación con las partes interesadas

8.3 Integración de servicios

9 Evaluación de rendimiento

9.1 Monitoreo, medición, análisis y evaluación

9.2 Auditoría interna

9.3 Revisión de la gerencia

10 Mejora

10.1 No conformidad y acción correctiva

10.2 Mejora continua

10.3 Acciones preventivas

La gestión de las instalaciones es una disciplina profesional que afecta a todas las organizaciones. Tiene una influencia significativa en la eficacia de las organizaciones que funcionan en diferentes áreas. En términos financieros, la gestión de las instalaciones constituye el segundo costo más alto para cualquier empresa con pocas excepciones y puede hacer una contribución según la línea base de forma permanente. Si hablamos de eficiencia, la gestión de las instalaciones tiene la responsabilidad de la administración, operación y mantenimiento de todos los activos de la organización, influyendo así en su costo de vida y facilidad de uso.

En cuanto al cumplimiento, la gestión de instalaciones será la responsable de la gestión de la salud, la seguridad y de garantizar que la empresa cumple con las obligaciones para las personas que utilizan el espacio de trabajo y son propensos a ser afectados. En cuanto al medio ambiente y la sostenibilidad, la gestión de las instalaciones es responsable de las operaciones que se realizan en la zona de trabajo, además de como el impacto que sus operaciones pueden tener en medio ambiente.

La norma ISO 41001 permitirá que al lado de la oferta de las empresas se adquiera una certificación diferenciadora del resto del mercado y ayude a las empresas del sector a establecer puntos de referencia que esperan que sus socios de suministro cumplan.

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