¿Cómo se deberá realizar la implantación de la norma ISO 45001?

Implantación de la norma ISO 45001

El pasado enero se aprobó la norma, cuenta con un año de retraso, la nueva ISO 45001 de Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Esperamos que sobre el 15 de marzo saldrá publicada de forma oficial en inglés, francés y español.

Ahora queda un camino por recorrer para las empresas que quieran implantar la norma ISO 45001, para las que quieran integrarla con otras normas como la ISO 9001 e ISO 14001, para las organizaciones que quieran migrar desde la OHSAS 18001 hasta la ISO 45001 y, las que decidan certificar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Cada uno de los escenarios implica un trabajo distinto, aunque se facilita la estructura de alto nivel y la gestión por procesos de todas las normas ISO.

¿Por dónde comenzamos?

Es necesario saber el punto de partida para planificar la implantación a corto, medio y largo plazo. Por lo tanto, el principio es un buen análisis de la situación de la empresa en relación con la seguridad y salud en el trabajo.

De forma sencilla es necesario hacer un estudio para analizar los requisitos de la norma, lo que la organización ya tiene para ofrecer cumplimiento al requisito en cuestión, y lo que le faltaría. Es necesario tener una extensa legislación en materia de prevención de riesgos laborales. Esto facilita el cumplimiento de una gran parte de los requisitos de la norma ISO 45001.

Muchos de los cometarios que más se han realizado por las organizaciones es sobre la dificultad que existe para cumplir lo que dice la norma ISO 45001, desde nuestra experiencia el secreto es pensar que la norma se tiene que adaptar a las características de la empresa donde se va a implementar y no al revés.

Esto no supone que si no usamos equipos de protección individual necesitemos un procedimiento o instrucción para gestionarlos o si por ejemplo, no tenemos trabajos en altura, personal especialmente sensible, sustancias peligrosas, etc. es necesario tenerlos contemplados en el sistema de gestión porque la norma ISO 45001 lo cita en algunos de sus párrafos.

Es necesario que se realice un análisis de requisitos junto con todas las partes pertinentes de la empresa. Este no es un asunto del departamento o del personal de seguridad y salud, es un asunto que se alinea con la dirección estratégica de la empresa, con los objetivos del negocio y que se encuentra presente en todos los procesos, se lidera por la alta dirección y apoyado por todas las personas de la empresa.

El hecho de que haya desaparecido la figura del responsable del sistema de gestión, ha sido un gran avance hacia la integración de los requisitos de seguridad y salud en el trabajo, en todos los procesos de negocio y en cada persona de la empresa. Cada uno a su nivel, ya que ahora tiene su rol, su responsabilidad, su rendición de cuenta y su autoridad. Es hora de que esto se explique bien y se deje amedrentar a las partes interesadas. Es necesario que sistema de gestión llegue a su punto de madurez, ya que durante 20 años llevamos gestionando la seguridad y salud en el trabajo.

Los resultados del informe se deben organizar en un planning de implantación, priorizando los requisitos básicos a corto plazo y después a medio y largo plazo. Cuanto menos inmadura se presenta la organización en este informe, más se acortan los tiempos de implementación.

Todos los requisitos básicos a corto plazo que debemos planificar son:

• La compresión de la empresa y su contexto
• Las necesidades y expectativas de las partes interesadas
• La determinación del alcance del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
• Los procesos implicados y sus interacciones
• El liderazgo y la participación de los empleados
• Las acciones para abordar los riesgos y las oportunidades
• La política de seguridad y salud en el trabajo
• La definición de roles, responsables y autoridad
• El cumplimiento de todos los requisitos legales y otros requisitos
• La gestión de la información documentada
• La compresión de los requisitos por parte de las personas de la empresa
• Los objetivos de mejora

A medio plazo se encuentran los requisitos de:

• Comunicación interna y externa
• Participación y consulta
• Recursos, competencia y toma de conciencia
• Establecer todos los controles operacionales
• Gestionar el cambio
• Gestionar las compras y los proveedores
• Preparar las respuestas ante emergencias
• Evaluación del desempeño
• Gestión de los incidentes y las no conformidades

A largo plazo:

• La auditoría interna
• La revisión por la dirección
• La mejora continua del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

¿En cuánto tiempo puedo implantar el sistema de gestión de SST?

Esta pregunta no es adecuada, ya que denota prisa y las prisas nunca han sido buenas. Por lo tanto, la pregunta que deberían hacerse es, ¿qué resultados voy a conseguir? Los resultados se verán a medio plazo y solo, si han planificado los objetivos de mejora que puedes conseguir, siendo medibles y alineados a las necesidades reales de tu organización. Otra cosa que podemos hacer es generar un cuadro de mando, estableciendo los indicadores planteados, cuando se encuentran definidos todos los procesos y los objetivos. Si tratamos de establecer un indicador cuando ya tenemos los datos, siempre es mucho más complicado intentar tratarlos para conseguir lo que queremos medir. Este es uno de los errores principales a la hora de planificar los sistemas de gestión.

Software para la implantación de la norma ISO 45001

La eficacia y eficiencia de la ISO 45001 es esencial para cumplir con el objetivo de disminuir y prevenir los accidentes laborales. Para no perder ni eficacia ni eficiencia podemos recurrir a la automatización del mismo mediante herramientas como el Software ISOTools Excellence.