¿Debería guardar los documentos ISO en la nube o en papel?

Una sola organización implementa y mantiene varios sistemas de gestión basados en normas ISO. Algunas, de las más importantes son ISO 9001, ISO 27001, ISO 14001, ISO 45001. Todas ellas, requieren la gestión de una buena cantidad de documentos que dan origen a nuestra pregunta de hoy: ¿deberíamos guardar los documentos ISO en la nube o en papel?

La tecnología, que ha revolucionado muchas áreas del conocimiento, no ha estado ajena al tema de la gestión documental. La forma de guardar los documentos ISO en nuestros días, no es solo una. Ya no dependemos de los clásicos archivadores, porque tenemos varias opciones, entre ellas, algunas soluciones en la nube.

Pero, para ser justos, analicemos las tres opciones a considerar: el papel, el almacenamiento digital en servidores y guardar los documentos ISO en la nube. Veamos:

Almacenamiento en papel

Para muchas personas, un documento no existe si no lo pueden palpar físicamente. Sin embargo, aunque en un poco más de cinco mil años de civilización, el papel ha imperado como medio de comunicación, hoy, su uso presenta algunos problemas:

1-) Requieren mano de obra y movimientos físicos: la necesidad de recurso humano para su gestión se incrementa cuando el documento requiere ser revisado. La persona que inicia la revisión, por lo general envía una solicitud de cambio que debe ser aprobada por algún director de área o departamento. Por supuesto, esta solicitud la hace por escrito y en medio físico, generando uno o más documentos nuevos que solo contribuyen a agravar el problema.

2-) Problemas de auditoría: los auditores suelen objetar muchos documentos archivados en papel, debido a la incapacidad para verificar si la versión está actualizada. De hecho, se suelen encontrar, en diferentes departamentos, versiones diferentes de un mismo documento.

3-) Poca celeridad en el trámite: esto se hace aún más evidente cuando se trata de gestionar acciones correctivas. En muchas ocasiones, cuando se cumple el ciclo de los documentos, la fecha de vencimiento de la acción correctiva ya ha pasado, por lo que se toman como no conformidades en auditorias o revisiones de la Alta Dirección.

4-) Elevados costes de mantenimiento: contrario a lo que en principio se pueda pensar, conservar la información en papel conlleva elevados costes, tanto en su manejo como en el mantenimiento y conservación, el coste de material fungible como papel, archivadores, tinta, etc., el coste de almacenamiento. Y un coste que se suele esconder en un incremento de las tareas administrativas, el coste del uso de la información, en la gran mayoría de ocasiones es casi imposible encontrar la información de forma rápida y en tiempo real para aplicar ese conocimiento al negocio.

Aplicaciones de software para guardar los documentos ISO

Las soluciones de software resuelven muchos problemas que plantea la gestión de documentos en papel. Sin embargo, la capacidad de almacenamiento y los costes que deben asumir las organizaciones por ese almacenamiento plantean nuevos problemas a la gestión documental.

No todas las aplicaciones cuentan con la flexibilidad suficientes para modificar documentos, entregar las versiones actualizadas y conservar las versiones anteriores en un lugar seguro.

En el caso de la gestión de acciones correctivas, un software de gestión documental debe hacer algo más que procesar y archivar un documento. Es necesario que se haga seguimiento, se establezcan fechas de vencimiento, se comunique a los empleados relevantes y se mantenga informados a todos los interesados sobre el estado de la tarea en todo momento, hasta que esta se declare como cumplida.

¿Cómo ayuda la App Gestión de Documentos a guardar los documentos ISO de su organización en la nube?

La App Gestión de Documentos es un sistema con almacenamiento en la nube, que ofrece una solución eficaz para el problema de la administración de documentos generados por un sistema de gestión basado en normas ISO.

La App Gestión de Documentos, permite integrar varios equipos de varios sistemas, enrutando los documentos, mostrando en todo momento el estado de ellos y haciendo un seguimiento de todos los cambios que se presenten, por supuesto, asegurándose de guardar copias de las versiones en lugar seguro para posteriores análisis.

Gracias a la App gestión documental de ISOTools las organizaciones  automatizan y gestionan de forma eficiente sus documentos, conservando la confidencialidad y aumentando el nivel de confiabilidad y de calidad de la información.

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