Cómo ahorrar tiempo en la gestión de sistemas ISO con un software

Ahorrar tiempo en la gestión de sistemas ISO, utilizando un software permite ahorrar recursos y dinero a la organización, que puede ser destinado a labores prioritarias para el cumplimiento de los objetivos estratégicos.

Una solución informática permite gestionar documentación, automatizar procesos, elaborar mapas y diagramas, que permiten ahorrar tiempo en la gestión de sistemas ISO.

 ¿Dónde ahorrar tiempo en la gestión de sistemas ISO?

La implementación de sistemas de gestión basados en normas ISO, cuando no se cuenta con un software que automatice muchas de las tareas a realizar, se lleva a cabo con la asistencia del correo electrónico, llamadas telefónicas, reuniones de trabajo…

Estas viejas prácticas, no permiten organizar un grupo de trabajo en forma óptima, ni abordar con eficacia los problemas que plantea la implementación. Abordar las tareas programadas e identificar los problemas que surgen estas prácticas ocasiona pérdidas de tiempo y de recursos muy valiosos.

¿Dónde encontramos las mayores pérdidas de tiempo? Veamos:

1-) La gestión de una gran cantidad de documentos: el correo electrónico es una herramienta que ha resultado de gran utilidad para las organizaciones en los últimos 20 años. Sin embargo, utilizarlo como método para la gestión de documentos en la gestión de sistemas ISO, puede ser una labor titánica.

Las bandejas de entrada no han sido creadas para controlar el tráfico de los documentos ni la actualización de las versiones. La búsqueda de documentos, y de las personas apropiadas para su aprobación, puede extenderse por días, e incluso, semanas.

2-) Mantener el grupo de trabajo informado: la implementación y la gestión de un sistema basado en una norma ISO, implica transmitir y socializar información que surge a diario. Mantener a un grupo de trabajo – en ocasiones numeroso -, informado acerca de las reuniones, los avances del proyecto, o los obstáculos encontrados, sin el apoyo de un software de gestión reduce las oportunidades de contar en todo momento con información confiable, y produce retrasos ocasionados por la sucesión de tareas repetitivas.

3-) Administrar y dar seguimiento a las tareas: Excel, al igual que el correo electrónico, son herramientas muy útiles en determinados terrenos, pero no a la hora de rastrear y administrar las tareas propias de la gestión de sistemas ISO. No contar con una solución sistematizada impide tener una visión en tiempo real del avance del proyecto, lo cual hace que muchos problemas se queden sin solución oportuna.

¿Cómo ahorrar tiempo en la gestión de sistemas ISO con un software?

Los problemas que hemos diagnosticado, tienen fácil solución utilizando un software de gestión, que resuelve cada uno de los inconvenientes reseñados en este informe. Veamos:

1-) Gestión de Documentos: gracias a la APP Gestión Documental de ISOTools, una organización puede, entre otras funcionalidades, contar con las siguientes:

• Establecer niveles de autorización para el control de documentos clasificados.
• Encontrar todos los documentos de un mismo proyecto en una sola ubicación, lo que permite visualizarlos en tiempo real.
• Controlar las distintas versiones de un mismo documento, lo que aporta confiabilidad a la información y, a la vez, permite conocer todas las versiones anteriores para entender la evolución del documento.
• Acceder a la información desde cualquier dispositivo fijo o móvil.
• Crear, modificar o eliminar documentos.
• Establecer flujos de trabajo, facilitando la revisión, gestión o aprobación.

2-) Gestión de procesos: el mapa de procesos es una de las herramientas que mayores beneficios presta durante la etapa de implementación de sistemas de gestión y después, cuando el sistema ya está funcionando.

Gracias a la App Mapa de Procesos de ISOTools, una organización puede identificar los procesos que intervienen activamente en su organización, elaborar fichas de caracterización para esos procesos y contar con una descripción detallada de cada uno de ellos.

Lo anterior permite controlar estos procesos con indicadores y realizar auditorías internas que conduzcan a la mejora continua de los sistemas de gestión.

Software ISOTools Excellence

Las Apps de la plataforma ISOTools Excellence permiten a las las organizaciones gestionar y automatizar sus Sistemas de Gestión basados en normas ISO, haciéndolos más eficientes y ahorrando tiempo, dinero y otros recursos.

Si desea contar con mayor información sobre esta plataforma, puede solicitar la asesoría de uno de nuestros consultores, haciendo click en nuestra sección de Contacto aquí.