¿Cómo hacer una encuesta online?

Encuestas

Seguro que alguna vez has necesitado realizar encuestas para evaluar cualquier aspecto del Sistema de Gestión, sea cual sea éste. Las encuestas son un medio imprescindible para realizar la verificación de las acciones que se están llevando a cabo, comprobando el buen funcionamiento de nuestro sistema, y aportando información sobre la necesidad de mejoras en alguno de nuestros procesos, ya sea en la industria, el sector servicios, agricultura, educación y demás sectores económicos.

Vamos a explicarles los pasos que es recomendable seguir para realizar una encuesta online, para que cuando le surja la necesidad, tenga la fiabilidad de que la está elaborando de manera correcta.

Pasos para preparar encuestas online

Como paso previo a la elaboración de la encuesta, debes tener claros los objetivos que persigues con su ejecución, qué deseas estudiar, si buscas información cuantitativa o cualitativa y si puedes expresar dichos objetivos en forma de preguntas.

A continuación, se describen los pasos para realizar una encuesta online efectiva:

• Repasar los objetivos de la ejecución de la encuesta. Deben ser claros y concretos, y tienen que ayudar a decidir las acciones que han de tomarse tras efectuar la encuesta. Este primer paso, sirve para constatar por segunda vez, que los objetivos realmente sirven para los datos que quieren recopilarse.
• Visualizar qué elementos, en forma de datos o información, son los que quieren obtenerse, y cómo van a ser representados (gráficos, diagramas, etc.).
• Clasificar cada tema que quiera evaluarse según los puntos anteriores y según la importancia que tengan respecto a lo que quiere verificarse. Se recomienda que, en este punto, se vuelvan a comprobar los objetivos y los datos e información de los pasos 1 y 2.
• Tener en cuenta la facilidad de respuesta a las preguntas de la encuesta por parte de los encuestados. Al ser “online”, si las cuestiones son demasiado difíciles, puedes exponerte a que un alto porcentaje de las encuestas no sean realizadas. Por tanto, han de ser precisas, claras y concisas.
• Es importante sesgar, siempre y cuando se mantenga la continuidad de la encuesta. Es decir. Imaginemos que la encuesta trata sobre la asistencia a un evento. Si en primer lugar preguntamos “¿Han asistido al evento?”, y la respuesta es negativa, debe desarrollarse una encuesta alternativa para ese flujo, y que continúe con normalidad en caso de que la respuesta sea afirmativa.
• Se recomienda incluir al inicio de la encuesta una breve introducción que explique el propósito de la encuesta, y también un texto final agradeciendo su colaboración y cómo encontrar los resultados cuando sean publicados.
• Determinar el tipo de respuesta que se quiere obtener con las preguntas. Es decir, si serán para evaluar aspectos cuantitativos o cualitativos. Para las respuestas, se puede elegir entre diferentes opciones, como de texto libre, multirespuesta, selección única, etc. Cuanto más exigente sea el análisis que se busca, más complicado será el diseño de la encuesta.

• Elaborar varias preguntas para cada tema y, posteriormente, elegir la que sea más adecuada. Es posible que la encuesta disponga de varias secciones, por lo que este paso es de gran ayuda.
• Secuenciar las preguntas de la encuesta.
• Revisar los pasos anteriores de la encuesta para asegurar que se han llevado a cabo correctamente y no se han producido errores.
• Medir el tiempo de duración de la encuesta, siendo preferible que no lleve más de cinco minutos rellenarla (15 preguntas aproximadamente). Es importante saber que, una pregunta de texto libre cuenta como tres preguntas de opción múltiple.
• Probar la encuesta en un grupo de personas no inferior a 20 personas, de manera que se obtengan comentarios constructivos respecto a la dificultad en la ejecución, si han tenido dudas, la comprensión de las cuestiones, etc.
• Revisar la encuesta incorporando las modificaciones sugeridas en los comentarios.
• Enviar la encuesta a todos aquellos que sea de interés encuestar.

Las encuestas online, son una excelente alternativa a los cuestionarios por correo o teléfono, existiendo multitud de herramientas tecnológicas en el mercado que facilitan su confección.

Aplicación Encuestas de ISOTools

Utilizar un software de gestión es, en la actualidad, la mejor manera para agilizar trámites, documentación, ahorrar tiempo y costes, entre otras muchas ventajas. ISOTools ha diseñado una aplicación que permite el diseño de encuestas a medida, de forma sencilla y personalizada.

La App Encuestas, te permite definir los formatos de preguntas y respuestas dinámicas, tanto de forma anónima como para usuarios internos o demás partes interesadas.

Además, es posible crear, a partir de los resultados de las encuestas, informes y estadísticas que servirán para analizar el estado de los objetivos propuestos inicialmente, y por los que se confeccionó la encuesta.

Pero hay más. Para empresas con Sistemas de Gestión Implantados, tiene la opción de insertar automáticamente en la plataforma los hallazgos, no conformidades o incidentes que se hayan generado, pudiendo proponer en base a ello las acciones correctivas pertinentes rápida y eficázmente.

Software ISOTools

Con la App Encuestas del software ISOTools, puedes generar encuestas cuyo resultado sea posible analizar automáticamente sin la necesidad de extrapolar los datos a una tabla de Excel, lo que agiliza la toma de decisiones y la verificación del buen funcionamiento de las medidas o Sistema de Gestión que quieran verificarse. No pierda más el tiempo, e infórmese de todas las ventajas que ISOTools puede ofrecer a las organizaciones.