Caso de Estudio: Sistemas Integrados de Gestión

Sistemas Integrados de Gestión

En el artículo que traemos hoy, os mostraremos cómo una empresa del sector eléctrico, con 105 empleados, logró solucionar los problemas con el Sistema Integrado de Gestión que quería implantar.

Esta empresa, asumió, desde sus inicios, una filosofía de calidad tanto en su producción como en la interpretación de las necesidades de los clientes. Pero adoptar un Sistema Integrado de Gestión requiere de una serie de requisitos que no pueden cumplirse sólo con un enfoque.

Con compromisos claros hacia el mejoramiento continuo, la empresa se certificó en la ISO 9001 de Calidad e ISO 14001 de Medio Ambiente, y estaba en proceso de implantación del estándar OHSAS 18001 de Seguridad y Salud en el Trabajo.

De la adopción de estas tres normas, surgió la necesidad de implantar un Sistema Integrado de Gestión. Esto es, los problemas que llevaron a esta organización a la integración de los sistemas fueron:

• Existencia de documentos obsoletos duplicados como consecuencia del manejo manual del Sistema de Gestión. Manejaban documentos físicos en los puestos de trabajo, e informáticos gestionados en carpetas.
• Esta documentación obsoleta, traía como consecuencia la aplicación errónea de procedimientos, produciéndose errores en el corte de las piezas.
• El Responsable del Sistema de Gestión, dedicaba gran parte de su tiempo a gestionar la documentación que generaba el sistema. Esto es, cada mes recopilaba toda la información necesaria para la gestión de indicadores que le reportaba cada responsable.
• La implementación del Sistema Integrado de Gestión, suponía destinar una cantidad de tiempo considerable debido a su realización manual.

Cómo ISOTools ayudó a esta empresa a automatizar su Sistema de Gestión Integrado

Debido a todas estas incidencias, la empresa optó por buscar una solución que le permitiera la automatización del sistema. Así, ISOTools le brindó la oportunidad de solventarlos dando respuesta a la problemática que estaba atravesando:

• Gestor Documental. Ofreció la posibilidad de que toda la documentación vigente estuviera al alcance de todos los empleados, para consulta y descarga.
• Gestión de Indicadores. Se crearon alertas para que los responsables correspondientes ingresaran, en el tiempo acordado, toda la información requerida. De esta manera, los informes se generan de manera automática, pudiendo ahorrar tiempo y asumir otras funciones.
• Lograron la implementación del Sistema Integrado de Gestión en 7 meses. Esto supuso el ahorro de mucho tiempo respecto a su realización manual. Hoy día, el Responsable del Sistema Integrado de Gestión es quien capacita al resto de compañeros.

Mejoras en el Sistema Integrado de Gestión gracias a ISOTools

Además, ISOTools aportó una serie de mejoras adicionales en el Sistema Integrado de Gestión:

• El Responsable del Sistema de Gestión, dedicaba gran cantidad de su tiempo a operar con el sistema, especialmente en la recopilación, tratamiento, presentación y análisis de los indicadores (50 horas al mes aproximadamente). Ahora, todo ese tiempo lo dedica a la mejora del sistema, invirtiendo en ello los recursos económicos antes destinados al trabajo administrativo.
• El ahorro de tiempo y costes no fue lo único. Debido a funcionalidad y accesibilidad de ISOTools, el mismo Responsable del Sistema de Gestión es el encargado del Sistema de Gestión de otra empresa del grupo, ya que no tiene la necesidad de estar 100% de manera presencial. Este hecho, supone el ahorro de un puesto de trabajo, y la ampliación de las competencias del responsable sin necesidad de tener una excesiva carga de trabajo.

Formación en Sistemas Integrados de Gestión

Ahora bien. Para ejercer de manera adecuada en el puesto de Responsable de Sistema Integrado de Gestión, es fundamental una sólida formación específica en este ámbito, que capacite y dé las competencias necesarias para desempeñar dicho cargo.

Desde ISOTools, recomendamos el curso “Sistemas Integrados de Gestión” de la Escuela Europea de Excelencia, entidad educativa con la cual tenemos una importante alianza que nos sirve de apoyo para complementar los servicios que ofrecemos y damos a nuestros clientes lo que esperan: los mejores resultados.

Con el curso “Sistemas Integrados de Gestión”, se capacita a los responsables de las empresas, dotándolos de las herramientas necesarias para llevar a acabo la integración de los sistemas, como son la ISO 9001 para Calidad, ISO 14001 para Medio Ambiente y OHSAS 18001 e ISO 45001 para la Seguridad y Salud en el Trabajo.

Todas las normas que se están revisando, llevan incorporada la Estructura de Alto Nivel, que quedó patente en el famoso Anexo SL, y por ello, en este curso también se forma a los alumnos a este respecto, mostrando las pautas necesarias para aplicarlo a la hora de la implantación de un Sistema Integrado de Gestión de manera correcta.

Contenidos del curso

En cuanto a los contenidos del curso, se indican a continuación:

• Introducción
• Evaluación de la conveniencia de integrar los sistemas de gestión
• Principios de los sistemas de gestión
• El pensamiento basado en riesgos y los sistemas integrados de gestión
• La Integración de los sistemas y estructura de alto nivel
• Integración de los sistemas y contexto de la organización
• Integración de los sistemas y gestión por procesos
• Metodología de integración de los sistemas
• Sistemas integrados y costos
• Sistemas integrados y gestión del conocimiento
• Resumen y conclusiones

El curso es impartido por Verónica León Bravomalo, experta docente y Profesional-Senior de Sistemas de Gestión, Aseguramiento de Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional, Ambiente y Riesgos.

El curso comienza el próximo 27 de noviembre, y tiene una duración de 3 meses, tras lo cual, se emite un certificado de capacitación expedido por la Escuela Europea de Excelencia.

Software ISOTools

Con la ayuda del software ISOTools todo son ventajas, ya que con la automatización puedes conseguir una implementación rápida y eficaz de tu Sistema de Gestión, acorde al ciclo PHVA y considerando la necesidad que tienen las empresas de ahorrar tiempo y dinero. Pide información sin compromiso, y súmate al éxito.