Business Intelligence de ISOTools: Explotación de información para la toma de decisiones

Business intelligence

Cuando hablamos de Business Intelligence, dejamos clara la importancia de la gestión de la información a la hora de la implantación y gestión de un sistema, sea cual sea este.

Para ello se hace casi imprescindible la utilización de herramientas informáticas que nos permitan la toma de decisiones apropiadas. Así, Business Intelligence de ISOTools, te permite el cruce de información de manera rápida y personalizada, adaptada a la realidad y de forma totalmente accesible.

El soporte informático, hoy en día, es necesario como apoyo de las funciones de un Sistema de Gestión. Así, con Business Intelligence no solo se consigue la reducción de costos, sino que te ayuda a manejar de manera eficiente y proactiva toda la información de la que dispone el Sistema de Gestión implantado, lo cual se considera un aspecto clave para la toma de decisiones.

Mediante el Business Intelligence, puedes explotar la información a la perfección, adquiriendo ventajas competitivas gracias a un rendimiento positivo y cada vez mayor de la organización, debido a la menor dedicación de tiempo al Sistema de Gestión, la reducción de los recursos económicos necesarios, menor desgaste de las personas, etc. Business Intelligence, te ayuda a procesar, aplicar y proyectar mejor toda la información generada.

Un responsable de calidad, tiene que recopilar toda la información, homogeneizarla, procesarla y unificarla, para poder proyectarla para tomar decisiones. Cómo está diseñada la información que tomamos, y cómo después va a ser explotada, es un aspecto importante y decisivo en la organización, convirtiéndose en su principal patrimonio.

Ahí entran en juego las ventajas de implantar un buen sistema de Business Intelligence, con el que se genera y cruza información de manera automatizada, ayudando a tomar las decisiones más acertadas y ligadas a la realidad de la empresa.

¿A qué problemas se enfrentan empresas que no tienen Business Intelligence?

Desde que se empezaron a almacenar datos en medios de almacenamiento físico para administrar y controlar mejor la información, se ha hecho necesaria la informatización. A pesar de ello, las empresas que no utilizan el Business Intellgence y generan una cantidad abrumadora de información, se enfrentan a una serie de problemas:

• Falta de integración de la información o de los datos.
• Falta de herramientas para hacerla accesible y en un mismo lugar.
• Se invierte demasiado tiempo en su obtención y, muchas veces, esta información es muy trazable.
• Falta de análisis. Es decir, una vez que se consiguen los datos y se colocan en el indicador correspondiente, resulta complicado y tedioso analizarlo, debido a que no existe integración con el resto de la información o, simplemente, no se puede cruzar.

Conforme la tecnología avanza, la forma de gestionar la información también, cuestión que deben tener en cuenta todas las empresas u organizaciones que no quieran perder su posicionamiento en el mercado.

Cada día se toman decisiones en las empresas, desde el puesto más bajo, hasta el más alto. Pero, ¿con qué tipo de información?, pues con la que tienen disponible.

Es decir, las fuentes adecuadas de las que debe extraerse esta información, y más aún utilizando Business Intelligence, son:

• Opiniones ajenas.
• Intuición personal.
• Información interna de la empresa.

Según el Informe de la Economist Intelligence Unit encargado por Business Objects de 2007, 9 de cada 10 ejecutivos admiten tomar decisiones importantes con información inadecuada: a partir de opiniones e intuición personal.

Esto sugiere, que los problemas en la toma de decisiones se derivan de la calidad, cantidad y puntualidad de la información.

ISO 9001 y Business Intelligence

Todo ello ya queda estipulado en la ISO 9001, en la que se tratan una serie de conceptos importantes que se consideran en Business Intelligence.

Enfoque basado en evidencias o hechos

Principio de calidad que indica que la información se debe tener a mano, rápida y adecuadamente para la toma de decisiones.

Esto supone que:

• Todas las personas tengan acceso a datos e información que necesiten
• Las decisiones se tomen con base en análisis objetivos, experiencia e intuición, y no solo los últimos dos.
• Se garantice que, tanto datos como información, sean fiables y precisos.
• La metodología de análisis de datos e información sea la adecuada.

Con la aplicación del principio del enfoque basado en hechos para la toma de decisiones se alcanzan ventajas competitivas como:

• La toma de decisiones fundamentada en información veraz y fiable, lo que hará que se tomen decisiones acertadas.
• El incremento de la capacidad para demostrar la eficacia de las decisiones mediante la referencia a datos objetivos, ya que hay una trazabilidad evidente entre la decisión que se toma y la información que se tiene.
• El aumento de la capacidad para revisar, cuestionar y cambiar las opiniones y decisiones.

Evaluación del desempeño

La evaluación del desempeño es un registro crítico para el ciclo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar) o de mejora continua, en el cual se basan todos los Sistemas de Gestión de Calidad y modelos de excelencia para determinar si el Sistema de Gestión de Calidad se encuentra funcionando correctamente o si se precisa de cambios para el cumplimiento de requisitos.

Existen tres principales elementos de importancia en cuanto a este concepto, y que, evidentemente, incorpora Business Intelligence:

• Monitoreo, medición, análisis y evaluación. Es decir, la gestión de los indicadores y el tratamiento de la información de los resultados de los procesos, para lo que es preciso, automatizar los procesos lo máximo posible con objeto de que sean más efectivos, nos den información más confiable y rápida.
• Auditoría interna.
• Revisión por la dirección.

Software ISOTools y Business Intelligence

El software ISOTools para la gestión integral desde la recogida de datos hasta la toma de decisiones, disponible en Cloud (“la nube”), y enfocada a mejorar los Sistemas de Gestión y modelos de excelencia y estrategia, automatizando los procesos y agilizando los Sistemas de Gestión, haciéndolos más accesibles y medibles por toda la organización.

Como ejemplo, la gestión de quejas y reclamaciones en un colegio. Con ISOTools Business Intelligence, todas las quejas y reclamaciones quedarán registradas en el sistema, ya sean realizadas a través de URL por los padres, se reciban en recepción y las vuelquen al sistema, a través de correo o integrada en una solución de gestión educativa, de la cual se pueden extraer todos los datos e información de la que dispongan, ya que ISOTools es fácilmente integrable.

Con ISOTools, puedes diseñar, dentro de la propia aplicación, el flujo de trabajo que deben seguir, de manera que todo queda registrado: desde que se realiza la queja, hasta que se cierra, ayudando con el Business Intelligence.

Además, se pueden tipificar y clasificar todos los campos que se quieran recoger dentro del formulario.

Es decir, en la primera fase de diseño de la información de la toma de datos, podemos identificar los que queremos de entrada y que nos servirán para el tratamiento de la queja, o para el análisis de la información para la toma de decisiones al hacer el cruce de información. Todos los procesos pueden modificarse según sea necesario para la mejora continua.

En ISOTools podemos trabajar en tres áreas:

• Diseño de indicadores. Esta opción te permite configurar las mediciones (como el número de quejas realizadas), su periodicidad o si queremos vincularlo a algún expediente previamente generado, actualizándose la información automáticamente. Gracias a esta función, se pueden generar no conformidades rápidamente.
• Gestión de reportes. Permite diseñar nuestros propios informes, respecto a cualquiera de los procesos que se generen dentro del Sistema de gestión de manera automatizada.

Su alta funcionalidad permite obtener gráficos y otras formas de análisis de datos. Además, se puede vincular a otras opciones generadas y así tener la información detallada de los aspectos de interés.

Los informes se pueden obtener en diferentes formatos, como Excel o pdf. De esta forma se puede programar el envío de informes de forma periódica a tantas personas como sea preciso.

• Herramientas de Business Intelligence. Te permite diseñar, con los datos que se han generado, cuadros de mando dinámicos que se van actualizando periódicamente según se hayan configurado. Tienes la opción de filtrar y cruzar la información para visualizar aspectos concretos (como el número de quejas en secretaría por cursos).

Con ISOTools, puedes tomar decisiones acertadas, porque sabes que dispones de toda la información posible.