5 Formas de mejorar la eficiencia de su Sistema de Calidad haciendo uso de un software

Mejorar la eficiencia de su Sistema de Calidad, es posible haciendo uso de un software. El crecimiento de las organizaciones debe centrarse en la gestión eficiente y eficaz, lo que contribuye, en forma significativa, a la mejora de los resultados, el rendimiento y la competitividad.

¿Cómo lograrlo?… es claro que el software, por sí solo, no puede mejorar la eficiencia de su Sistema de Calidad.  Se trata de una herramienta de gran utilidad, pero que requiere de nuestro compromiso, supervisión y monitoreo. Entonces, es preciso emprender algunas acciones para lograr el objetivo propuesto.

En nuestra entrada de hoy, compartimos 5 formas de mejorar la eficiencia de sus Sistema de Calidad haciendo uso de un Software.

¿Cómo mejorar la eficiencia de su Sistema de Calidad haciendo uso de un software? – 5 formas de lograrlo

Elimine el correo electrónico

El correo electrónico ha contribuido en forma notable al crecimiento de muchas organizaciones. Se trata de una herramienta valiosa de comunicación, que lamentablemente ha desbordado su cauce, convirtiéndose en un obstáculo para el desarrollo de las actividades diarias. La media de correos que recibe un empleado en una organización pasa de 100.

En la medida en que el nivel de responsabilidad aumenta, también lo hace el número de correos a revisar y responder. Es probable que un empleado típico, invierta la cuarta parte de su tiempo en la gestión de su cuenta de correo electrónico.

El uso de un Software de Gestión, permite comunicar problemas de calidad u otras eventualidades de importancia significativa, que genera una reducción de la carga del correo. El Software de Gestión es una fuente de información confiable, real y accesible, en la cual el empleado puede enterarse, compartir, actualizar…

Automatizar el enrutamiento

Mejorar la eficiencia de su Sistema de Calidad no implica tan solo administrar la bandeja de entrada de nuestra cuenta de mail. El software de gestión, tiene la capacidad de generar un enrutamiento automático de tareas, como la revisión de documentos, que puede ser asumida por empleados que desempeñen roles dependientes del empleado que recibe la información.

Las acciones correctivas y el seguimiento a las mismas, así como la difusión de información que solo requiere ser vista y no emprender ninguna acción sobre ella, también pueden ser enrutadas en forma automática, liberando capacidad de trabajo en el empleado y de esta forma, mejorar la eficiencia de su Sistema de Calidad.

Administrar proyectos

Un software de gestión de negocios, debe contar con herramientas eficientes para el control de proyectos, permitiendo optimizar la aprobación de procesos de producción y otras tareas como:

1. Configuración de plantillas de proyectos: permite generar proyectos en forma rápida, con fechas de vencimiento definidas, asignando usuarios y responsabilidades para cada fase. Igualmente permite configurar flujos de trabajo para enrutar el plan del proyecto a las etapas de revisión y aprobación.
2. Asignación de tareas: Cuando el proyecto se ha creado, el software de gestión asigna tareas y notifica a los usuarios que las desarrollarán, en forma automática.
3. Seguimiento a los proyectos: durante el desarrollo del proyecto, el software de gestión realiza un seguimiento del progreso, los costos, las labores realizadas, y las que están pendientes. El software emitirá correos de advertencia o recordatorios sobre las tareas clave atrasadas.

Dinamizar las reuniones

La supervisión del avance de un proyecto es un requisito importante en Sistemas de Gestión de la Calidad basados en normas ISO. El software de gestión, permite automatizar la programación de reuniones de supervisión, crear plantillas de agenda, enviar correos recordatorios y asignar elementos de acción a cada uno de los asistentes responsables de la supervisión.

Gestión de proveedores

La gestión de proveedores es una herramienta fundamental, que permite extender el cumplimiento de los requisitos exigidos por el Sistema de Gestión de la Calidad, que no debe faltar en un Software de Gestión.

El software tiene la capacidad de asignar y dar seguimiento a acciones correctivas, establecer normas de inspección para los envíos de productos de los proveedores, compartir documentos en forma segura incluyendo especificaciones y diseños, entre otras.

Mejorar la eficiencia de su Sistema de Calidad haciendo uso de un software – Una necesidad en el mundo moderno

El mercado globalizado exige velocidad, eficiencia y precisión. La automatización, es una forma de mejorar la eficiencia, asegurar la calidad y optimizar el trabajo de muchas áreas de la organización, en especial la producción.

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