Pasos, objetivos y componentes de un sistema de control de gestión

Control de gestión

La gestión debe permitir una información más rápida y mejor. Su forma de actuar y decidir debe tener mejor conocimiento y mayor capacidad para medir los riesgos posibles y aceptables.

El control de gestión de situaciones en la empresa moderna se ha quedado atrás y genera problemas organizacionales.

Las empresas deben aumentar su capacidad organizacional para poder responder a su entorno, o tratar de desarrollar una capacidad de control de gestión gerencial que disminuya la complejidad de ese medio ambiente. Se exige que los gerentes y administradores estén cada día mejor entrenados y visualicen métodos que balanceen el grado de complejidad ambiental y organizacional.

Si deseas conocer más acerca del control de gestión, de la auditoría de gestión y de las normas ISO puedes visitar el resto de artículos de nuestro blog, como por ejemplo “Auditoría de gestión según el organismo competente de control”.

Pasos para el control de gestión

Entre las etapas principales que pueden llevarse a cabo para realizar un control de gestión eficiente dentro de la organización podemos establecer:

Fijar normas de rendimiento  y estándares

Es la primera etapa de control. Establece y documenta normas, procesos, actividades, tareas, programas, presupuestos, procedimientos, plan de gestión y estándares o criterios de evaluación o comparación. Pudiendo definir un estándar como aquella norma o criterio que sirve de base para evaluar o comparar alguna cosa.

Evaluación o medición del desempeño

Es la segunda etapa del control. Tiene como fin evaluar lo que se está haciendo. Se puede establecer con la implementación de indicadores financieros y de gestión. Se les alinea, en la medida de lo posible, en un tablero integrado de mando, balanced scorecard.

Implementación de un sistema de administración de riesgos

La organización es responsable de la implementación y el seguimiento de esquemas de autocontrol que se anticipen a los hechos y tomen medidas preventivas para garantizar que los objetivos se cumplan. En su defecto, se deben implementar las acciones del caso para minimizar el impacto de los riesgos que pueden afectar el cumplimiento del objeto social de una organización.

Comparación del desempeño con el estándar establecido

En esta etapa del control se compara el desempeño con lo que estableció como estándar para verificar si hay desvío o variación. Se busca algún error o falla en relación con el desempeño esperado.

Acción correctiva

Es la última etapa del control. Busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar esperado. La acción correctiva siempre es una medida de corrección y adecuación de algún desvío o variación en relación con el estándar esperado.

Objetivos

Entre los principales objetivos que busca el control de gestión podemos encontrar:

• Proteger los recursos y bienes de los posibles riesgos.
• Garantizar la eficiencia, eficacia y economía en todas las operaciones y facilitar que los funcionarios cumplan la misión institucional.
• Velar que actividad y recursos cumplan los objetivos de la organización.
• Garantizar la evaluación de la gestión en la organización.
• Asegurar la oportunidad y la confiabilidad de la información.
• Definir y aplicar medidas para prevenir riesgos.
• Garantizar que el sistema disponga de mecanismos de verificación y evaluación.
• Velar porque se disponga de procesos de planeación.

Componentes

Los componentes que debe incorporar un buen sistema de control de gestión pueden agruparse de la siguiente manera:

• Un plan de organización. Prevé de antemano cómo se realizarán las cosas para llevar a cabo con éxito la gestión organizacional. También, cuando se efectuarán, quién las efectuará y los controles necesarios. Todo se estructura de forma articulada en un plan estratégico o de gestión, o en un plan de desarrollo.
• Un sistema de información. Otro de los componentes fundamentales de un sistema de control de gestión son los sistemas de información. Comprenden el software que utiliza cada empresa o los manuales de procedimientos, funcionales, reglamentos, etc.
• Unos recursos físicos. Los recursos físicos comprenden el hardware, la maquinaria, el equipo de oficina, las instalaciones y en general todo lo necesario para poder operar en condiciones óptimas.
• Talento humano. Es el componente esencial e indispensable para que un sistema de control de gestión opere. Es el más importante de todos los componentes, pues nada lograría una organización en tener a disposición los otros, si el motor que los mueve no opera. Hacen parte de este componente la motivación, la capacitación, los incentivos, el bienestar social que la organización brinda a su personal, vocación de control e identificación con la organización, entre otras.
• Un sistema de evaluación. Es un instrumento que ayuda de forma efectiva a los directivos a utilizar técnicas de administración, planeación, ejecución y control de gestión de cada una de las áreas de la institución. Este componente puede implementarse a partir de un sistema de evaluación de desempeño. Se le articula con un tablero integrado de mando que mida los indicadores de gestión estratégica, táctica u operativa. También, paralelamente, se pueden implementar sistemas de evaluación de riesgos y condensarlos en mapas de riesgos.

Software ISOTools para Auditorías

La Plataforma Tecnológica ISOTools permite fijar el cronograma de las auditorías y planificar las acciones a desarrollar para cumplir con él, sean cuales sean las normas de referencia utilizadas. Esto ayuda a la integración de los diferentes sistemas de gestión que la organización tenga implementados.