Gestión de proveedores en ISO 9001:2015

Norma ISO 9001:2015

De acuerdo con la norma ISO 9001:2015 “la organización debe determinar y aplicar criterios para la evaluación, supervisión del rendimiento y la reevaluación de proveedores externos, en función de su capacidad para proporcionar procesos o productos y servicios de acuerdo a las necesidades”. Se entiende entonces, que la gestión de proveedores en ISO 9001:2015 está determinada por un cambio de enfoque, que, a su vez, está relacionado muy de cerca con el contexto de la organización.

Teniendo en cuenta lo anterior, ahora se entiende como “productos y servicios suministrados externamente” lo que antes conocíamos como “gestión de compras”. Igualmente se entiende como “proveedores externos”, los socios que la organización requiere para llevar a cabo sus procesos y servicios, y que le permite satisfacer las necesidades de sus clientes con respecto a la calidad.

Estos proveedores, pueden generar diversos impactos en la organización, ya que el producto o servicio prestado, puede involucrar un alto componente de procesos externalizados, que tienen una influencia directa en la calidad.

La gestión de proveedores en ISO 9001:2015, no se limita a evaluar una documentación con determinada frecuencia. El contexto que la norma describe es mucho más complejo, y va desde una primera selección, pasa por la supervisión del rendimiento del proveedor y termina con la reevaluación y calificación.

Gestión de proveedores en ISO 9001:2015 – La evaluación inicial

Como norma general, es importante solicitar toda la documentación para garantizar la ejecución de sus actividades de conformidad con los requisitos legales y reglamentarios, tales como datos de registro, permiso de operación o aquellos específicos de su actividad, incluidas las certificaciones ISO (9001, 14001, OHSAS 18001, entre otras).

En esta etapa de evaluación inicial, es común pedir al proveedor que responda un cuestionario de autoevaluación para determinas su cumplimiento y para conocer su historial de suministro.

Sin embargo, también es oportuno considerar siempre, el impacto que, en particular, el proveedor tenga sobre el producto o servicio de la organización, para identificar los puntos relevantes a analizar para su aprobación. En muchos casos, una visita a las instalaciones del proveedor resulta esencial, ya que permite identificar problemas potenciales que no es posible percibir con el análisis de documentos.

Trabajar con proveedores certificados en las normas de Sistemas de Gestión, garantiza confianza, ya que tenemos la seguridad de que están sometidos a las auditorías propias de los organismos de certificación, en donde se comprueban y ajustan los procesos y documentos. Este es uno de los criterios más utilizados para la calificación inicia de un proveedor.

Gestión de proveedores en ISO 9001:2015 – El monitoreo continuo

Algunos requisitos comunes deben ser revisados y monitoreados en forma periódica. El cumplimiento de la fecha límite, la concordancia entre la orden de compra y la factura, la calidad de los materiales recibidos. Por supuesto, el precio, la calidad del servicio, la garantía, el posicionamiento en el mercado, la ubicación y otros factores, deben ser evaluados de acuerdo con el impacto que el producto tenga en la organización.

¿Cuáles son los principales problemas que se pueden presentar en la gestión de proveedores en ISO 9001:2015?

Dependerá del tipo de proveedor, la imagen que tenga en el mercado y la dependencia que tenga la organización en relación con los productos y servicios que proporciona, entre otros factores.

Trabajar con un proveedor que no cuente con los permisos reglamentarios, puede acarrear sanciones ambientales o laborales. Esto puede generar una difusión en los medios de comunicación, impactando negativamente la imagen de la organización.

Los retrasos en los materiales que se reciben, pueden tener un impacto en la producción, hasta llegar a paralizarla. Los proveedores que suministran alimentos, o materias primas para la elaboración de alimentos, pueden ocasionar problemas de salud a los empleados, o a los clientes finales de la organización.

Los ejemplos son muchos. Cada uno de estos eventos puede causar un impacto específico en el negocio, que no resultará para nada agradable, y que suelen ser muy difícil resolver de inmediato, causando pérdidas financieras a la organización y obligado a disminuir la calidad del servicio y el producto que se entrega al cliente.

Acciones a tomar con proveedores no calificados

Por razones de seguridad, se indica siempre tener tres proveedores calificados y aprobados. Pero la única acción no puede ser reemplazar al proveedor que no cumple con los requerimientos de ISO 9001:2015.

La mejora continua debe ser una consigna diaria de la organización, y esta, debe ser extendida a los proveedores. ¿Por qué no desarrollar con ellos un plan de acción para revolver problemas identificados, con el fin de fortalecer la asociación que ya tienen, y mejorar los procesos internos del proveedor?

Las reevaluaciones son importantes porque garantizan que los documentos y certificaciones del proveedor continúan vigentes, y que el proveedor sigue proporcionando productos y servicios calificados.

Por lo general, este tipo de reevaluaciones se producen cada año o cada semestre. Es importante conservar el registro documentado de cada una de ellas. Después de algún tiempo, esta documentación permite obtener información estadística que nos lleva a realizar análisis profundos de los riesgos, útiles para prevenir y mejorar, así como para definir objetivos e indicadores.

La nueva versión de la norma ISO 9001 aborda con energía la gestión de riesgos de la organización y hace que esta sea extensible a la evaluación de los proveedores.

En este contexto, podemos ver que la capacidad de un proveedor para satisfacer la demanda de la organización, con calidad y compromiso, puede hacer una gran diferencia, que se refleja en los indicadores de productividad y satisfacción del cliente.

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