La importancia de la mejora de los procesos

Procesos

Cuando decidimos llevar a cabo un enfoque basado en procesos, debemos realizar una serie de pasos de vital importancia para alcanzar el éxito en los mismos. Estos pasos son los siguientes:

• Elaborar un equipo de trabajo que cuenta con formación adecuada y analizar los objetivos y actividades de la compañía.
• Determinar los procesos, clasificarlos y elaborar el mapa de dichos procesos.
• Establecer los factores clave para la compañía.
• Desarrollar el diagrama de flujo de cada uno de los procesos.
• Determinar el panel de indicadores de cada uno de los procesos.
• Comenzar el ciclo de mejora sobre la base de los indicadores asociados a los factores clave.

La norma ISO 9001 2015 ofrece orientación acerca de los distintos aspectos del Sistema de Gestión de Calidad que son necesarios documentar y sobre cómo deben documentarse. Sin embargo, la acción de documentar un proceso no es incompatible con el hecho de que con el transcurso del tiempo puedan incluirse mejoras o encontrar otras formas más adecuadas para llevar a cabo las actividades. En aquellas ocasiones en las que aun habiendo llevado a cabo de forma correcta las actividades definidas para el proceso, aparecen problemas o se constata que el proceso no se adapta a las necesidades del cliente, es necesario aplicar el ciclo de mejora.

Si deseas conocer más acerca de los procesos y su gestión puedes visitar otros artículos de nuestro blog relacionados con el tema, como por ejemplo “Cómo gestionar procesos con ISOTools Excellence”.

Acción de mejora

Cuando hablamos de una acción de mejora estamos haciendo referencia a toda aquella acción destinada a modificar la manera en que se está desarrollando un proceso. Estas mejoras, se deben reflejar en una mejora de los indicadores del proceso. Se puede mejorar un proceso a través de aportaciones creativas, imaginación y sentido crítico. Dentro de esta categoría encontramos:

• Reducir y eliminar burocracia.
• Normalizar la manera de llevar a cabo las actividades.
• Mejorar la eficiencia en el uso de los recursos.
• Disminuir el tiempo de ciclo.
• Analizar el valor.
• Establecer alianzas.

Beneficios

La mejora continua es un proceso estructurado en el que participan cada uno las personas que componen la compañía, con el objetivo de aumentar de manera progresiva la calidad, la competitividad y la productividad, incrementando el valor para el cliente y la eficiencia en el uso de los recursos, en el seno de un entorno cambiante.

La aplicación continuada de esta estrategia genera una serie de beneficios para los clientes, para la empresa y para las personas en general.

Algunos de los beneficios que se derivan de una adecuada mejora de procesos son:

• Reducción de recursos consumidos incrementando la eficiencia.
• Disminución de tiempos empleados, aumentando la productividad.
• Reducción del número de errores, favoreciendo su prevención.
• Aportación de una visión sistemática de las actividades de la empresa.

Prevención de problemas

Uno de los principales problemas que puede presentársele a una compañía de transporte que opere según áreas funcionales es que cuando se decida a mejorar alguna de sus áreas se lleve a cabo de manera intuitiva, sin realizar un análisis de cuales son aquellas actividades que consumen más recursos. Este problema se previene con la técnica de la mejora de procesos:

• La visión global de las actividades de la compañía y el análisis sistemático de éstas impiden que alguna de dichas actividades quede sin mejorar.
• Permite a la compañía centrarse en el cliente. Como todo el rediseño de los procesos se hace pensando en el cliente, resulta casi obligatorio centrarse en éste.
• Permite evaluar el “valor añadido” de cada una de las actividades de la compañía y, por tanto, resulta más sencillo intentar reducir las actividades sin “valor añadido” y buscar la manera de incrementar éste en cada una de las acciones que ya lo tengan.
• Mejora la “calidad total” en cada una de las actividades de la compañía. Dado que la calidad la define el cliente y la concentración en éste es máxima, esta mejora busca ayuda a la calidad pretendida, coincidiendo muchos de los objetivos de ambas.
• Mejora las relaciones y la comunicación. El simple hecho de trabajar con procesos ya implica un cierto cambio de mentalidad. Todo este cambio provoca una mejora en la comunicación y en las relaciones entre las personas de la organización.

Software Gestión por Procesos

La Gestión por Procesos, también conocida como Business Process Management (BPM), es sencilla de implementar, mantener y automatizar con ISOTools. Gracias al Software BPM ISOTools puede automatizar la gestión de procesos concentrando todo el trabajo en una única herramienta en la que tanto los roles, como las responsabilidades, las actividades a desarrollar y la medición de los resultados se encuentran totalmente definidos y vigilados.