¿Cuáles son los métodos utilizados para integrar sistemas de gestión?

Integrar Sistemas de Gestión

Las nuevas normas ISO como puede ser la ISO 9001 2015, la ISO 14001 2015 y la futura ISO 45001, ha llevado a las empresas a que su implantación se encuentre orientada a conseguir integrar sistemas de gestión. Resulta interesantes leer el siguiente artículo  ¿Qué es la integración de sistemas de gestión ISO?.

El paso inicial es que las empresas lleven a cabo un análisis del contexto en el que se encuentra operando, considerando aspectos relacionados como pueden ser:

• Madurez: es la capacidad para la gestión por procesos.
• Complejidad: las necesidades y expectativas del cliente y otras partes interesadas.
• Alcance: extensión de todos los sistemas de gestión.
• Riesgo: es el nivel de riesgo debido al incumplimiento legal o los fallos asociados en el proceso de integrar sistemas de gestión.

Una vez efectuado este análisis, la empresa se encuentra a disposición de la selección del método de integrar sistemas de gestión de una manera apropiada.

Es importante destacar la máxima eficiencia del análisis del contexto se consigue cuando es posible involucrar a todas las partes interesadas.

Se puede considerar una herramienta de gestión para realizar el análisis de la situaciones del contexto, como por ejemplo realizar un análisis FODA.

Selección del método para integrar sistemas de gestión

La aplicación de la gestión por procesos requiere cambios en el organigrama de la empresa, la definición de las responsabilidades, etc. se deriva de la necesidad de dotar a los propietarios de procesos de la responsabilidad, autoridad y capacidad necesaria para la gestión unificada de los requisitos y factores de los diferentes sistemas que se encuentran en cada proceso.

Los mayores niveles de gestión por procesos requieren mayores niveles de madurez y viceversa. La gestión por procesos se puede aplicar de forma paulatina limitando su aplicación a ciertos procesos, áreas o sistemas, además se debe aplicar a la totalidad de los procesos de la empresa.

Como consecuencia de esto, se recomiendan tres métodos de integración cuya aplicación se encuentra ligada al nivel de madurez.

Los tres métodos se encuentran escalonados y son complementarios, además de la aplicación progresiva que supone una mayor capacidad y calidad de la gestión de la empresa.

Los posibles métodos para integrar sistemas de gestión se utilizan según el nivel de madurez de la gestión por procesos son los siguientes:

Método básico

Es el método más rentable, ya que requiere de una pequeña inversión y se obtienen resultados a corto plazo, debido a la optimización de los recursos destinados a la gestión de la documentación y a la gestión integrada de algunos procesos.

Este método no requiere experiencia en la gestión por procesos, y es abordable por todo tipo de empresas.

Entre las acciones que pueden llevarse a cabo en este método se encuentran las siguientes:

• Integrar las políticas de cada sistema de gestión siendo una única política del sistema de gestión integrado.
• Integrar en un único manual de gestión la documentación de los sistemas de gestión que se aplican.
• Definir las responsabilidades y funciones del personal relacionado con los procesos críticos para la gestión de todos los aspectos que cubre el sistema integrado de gestión.
• Se debe integrar la gestión de algunos procesos organizativos de los sistemas teniendo en cuenta todos los requisitos de cada uno.
• Integrar de forma documentada todos los procesos.

Método avanzando

Este método supone la continuación natural del método básico. Su rentabilidad se consigue a medio plazo, ya que se requiere de experiencia para implementar de forma eficaz la gestión por procesos.

Para aplicar el método se necesite un nivel de madurez en la gestión por procesos. Se debe aplicar este método sin tener experiencia en la gestión por procesos puede suponer la aparición de problemas durante la integración.

Las acciones que pueden ser abordadas en este estadio son las siguientes:

• Desarrollo de un mapa de procesos que integre los diferentes sistemas de gestión, los procesos de gestión, los procesos operativos y los procesos de soporte.
• Se deberá definir y gestionar los procesos que contemplan entre otros siguientes factores.
• Presentar el servicio y, mantener los equipos de seguimiento y medición.
• Revisar y mejorar de forma sistemática todos los procesos teniendo en cuenta los requisitos de cada sistema.

Método experto

Este método supone la continuación natural del método avanzado. Un método muy rentable, ya que supone extender la integración a corto plazo del sistema de gestión por procesos existente a otras áreas o aspectos no contemplados hasta ahora. No es necesario realizar una inversión adicional. Se pueden conseguir grandes resultados si se alinean todos los procesos con las estrategias.

Se requiere una gran experiencia en la gestión por procesos para aplicar este método. Las acciones que, pueden ser abordadas en este estadio son las siguientes:

• Establecer objetivos y metas e indicadores integrados. Se deben desplegar los objetivos e indicadores a los procesos.
• Incluir al cliente, a los proveedores y otras partes interesadas en el diseño de todos los procesos.
• Extender la gestión por procesos a las actividades administrativas y económicas.
• Involucrar a los proveedores en la mejora de los procesos.

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