Aplicar el Enfoque basado en Riesgos a través de la App Riesgos y Oportunidades de ISOTools

Aplicar el enfoque basado en Riesgos

Aplicar el enfoque basado en Riesgos no es sólo un requisito imprescindible al que dar cumplimiento en aquellos Sistemas de Gestión Normalizados en una norma ISO sino que es clave para cualquier organización a la hora de garantizar la mejora continua y conseguir los objetivos y resultados. 

Identificar y gestionar de forma eficiente los riesgos que pueden afectar a la actividad de la organización ayuda a las organizaciones a prevenir y reducir las consecuencias de situaciones indeseadas. Y, a su vez, implica una oportunidad para mejorar los procesos, los procedimientos, los productos y servicios ofrecidos y, en suma, la satisfacción de los clientes.

El proceso de gestión de riesgos debe ser sistemático, de forma que la organización cuente con un Sistema de Gestión que permita identificar los riesgos y oportunidades cuando se producen, planificar cómo reducir o eliminar los riesgos y cómo aprovechar las oportunidades, que integre la gestión de riesgos en los procesos, y que permita poner en marcha y ejecutar acciones para dar respuesta a los riesgos y oportunidades de forma proporcional a las posibles consecuencias.

Si bien, en la práctica, aplicar el enfoque basado en riesgos resulta complejo para muchas organizaciones debido a las herramientas que emplean en la gestión en el día a día para detectar, evaluar y adoptar medidas frente a los riesgos y oportunidades.

Aplicar el enfoque basado en riesgos en la práctica

Algunos problemas habituales que suelen encontrar las organizaciones a la hora de gestionar sus riesgos son:

• La gestión manual consume muchos recursos, sobrecarga los equipos y propicia la aparición de errores y que la información no esté actualizada, pueda ser consultada por todos los miembros implicados en la gestión de los riesgos y las oportunidades, y dificulta la toma de decisiones.
• Duplicidad de tareas cuando la gestión de la documentación se realiza en varios pasos y requiere del envío constante de emails, edición de hojas de excel con información de indicadores, etc.
• Se complica la búsqueda, acceso y archivo de la documentación y se compromete la seguridad del Sistema cuando no se tiene control sobre las versiones de documentos como manuales de servicio, inspecciones, etc.
• Aumenta el riesgo de pérdida de documentos importantes.
• La gestión de auditorías e inspecciones internas y externas es un proceso complejo debido a la dificultad para tener y acceder a la información actualizada y documentar las no conformidades. En ocasiones, esta dificultad lleva a las organizaciones a no gestionar a tiempo incidencias o potenciales peligros detectados o a iniciar el proceso de gestión de hallazgos de forma reiterada. En estos casos, no sólo se duplican las tareas sino que no se gestionan de forma eficiente los riesgos.
• La Dirección tiene dificultades para tomar decisiones basadas en evidencias ya que el proceso para recabar información relevante, analizar y extraer conclusiones es tedioso.
• Los procedimientos para atender reclamaciones de clientes no son ágiles y se ralentizan.
• La gestión de riesgos supone manejar una gran cantidad de información para detectar y evaluar los riesgos y peligros así como la gestión de numerosos indicadores. Hacerlo a través de procesadores de texto y hojas de cálculo dificulta conocer el estado real de los riesgos y oportunidades de la organización.
• Falta de control de los procesos organizativos, cómo se interrelacionan y la documentación de apoyo.

En resumen, para muchas organizaciones la forma en que gestionan sus riesgos les dificulta el proceso y les resta eficacia a la hora de detectar y tratar sus riesgos de forma eficiente.

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App Riesgos y Oportunidades de ISOTools

ISOTools Excelence es una plataforma tecnológica que permite automatizar y optimizar la gestión empresarial.

Para el caso de la gestión de riesgos, las organizaciones pueden construir un Mapa de Procesos (a través de la App Mapa de Procesos también incluida en la herramienta) e identificar y analizar cada uno de sus procesos, así como detectar los riesgos y oportunidades que afectan a cada proceso, 

A partir del análisis exhaustivo de los procesos y la detección de los riesgos y oportunidades, la App Riesgos y Oportunidades permite registrar los riesgos y realizar una evaluación en función de distintos factores como la probabilidad de ocurrencia o la severidad de las consecuencias que pueda ocasionar el riesgo.

En la aplicación de Riesgos y Oportunidades de ISOTools es posible establecer una serie de valores límite o condiciones para identificar los riesgos y oportunidades como significativos o no significativos. Una vez que se identifican un riesgo como significativo, es posible iniciar un plan de acción para mitigar el riesgo y hacer un seguimiento y posteriores evaluaciones para verificar la eficacia de las medidas adoptadas. Además, cada organización podrá documentar la gestión de riesgos y gestionar de forma ágil la comunicación interna, revisión de documentación, realización de inspecciones en terreno, etc.

En nuestra sección de Casos de éxito, puedes encontrar la historia de muchos de nuestros clientes de distintos sectores y tamaños a los que trabajar con la herramienta ISOTools les ha permitido aplicar el enfoque basado en riesgos de forma eficiente.

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