¿Cómo realizar una matriz de competencias?

Matriz de competencias

La matriz de competencias explica de forma esquemática que personal está capacitado para desempeñar las distintas actividades que permiten la correcta ejecución de los procesos en la organización. Queremos explicar en qué consiste una matriz de competencias, cómo se puede realizar y qué beneficios os puede aportar.

¿Qué es y para qué sirve?

La matriz de competencias es una herramienta que nos permite la estructuración, evaluación y visualización de quien es capaz de hacer qué.

Sirve para detectar los problemas de capacitación de los trabajadores. Algunos de ellos por el puesto que ocupan deberían desempeñar las funciones de una forma eficaz. Pero en muchos casos no lo son.

Debes identificar aquellos empleados clave en la organización, es decir, que su actividad únicamente la realizan ellos y en caso de ausencia del trabajador puede suponer diferentes problemas a la organización. Ya que estas funciones no serían absorbidas por otro trabajador, y por lo tanto, se quedaría por hacer.

Mediante la matriz podemos demostrar que habilidades y competencias faltan o están mal distribuidas. También ayudará a ver las necesidades de formación y entrenamiento necesarios para cubrir la falta de éstos. Una más amplia distribución de habilidades incrementa la flexibilidad de la organización y si es necesario contratar al nuevo personal de la matriz que ayudará a definir el perfil que se necesita.

¿Cómo podemos hacer la matriz?

Primero se deben identificar todas las competencias de todos los trabajadores de la organización. Se tienen que definir las diferentes funciones del personal de la organización, desde el trabajo diario hasta el puntual. Se debe recoger en un procedimiento, donde se describan las funciones del personal una por una.

Posteriormente se deben analizar todas las funciones de la organización y se deben agrupar las competencias en diferentes categorías, como:

• Procesos de fabricación
• Comercial
• Dirección
• Diseño
• Atención al cliente
• Tecnología

En cada una de las categorías se evaluaría las capacidades que permiten que se realice la ejecución del proceso. Podemos asignar las categorías a los procesos de la organización.

Al analizar el proceso de realización de los ensayos, las capacitaciones que se deben evaluar por parte de los trabajadores en esta categoría seria:

• Toma de muestras
• Recepción o preparación de la muestra
• Interpretación de la norma de ensayo
• Elaboración del ensayo según la norma
• Cálculo del resultado
• Interpretación del resultado del ensayo
• Elaboración del acta de ensayo
• Dar respuesta técnicas a los clientes sobre las consultas relacionadas con el ensayo, ya sea sobre la propia ejecución del ensayo, sobre la norma, etc.

Los trabajos administrativos derivados de la elaboración del ensayo:

• Recepción del albarán de toma de muestra.
• Registro de la muestra y asignar el código.
• Asignar los ensayos a la muestra verificándolo con el contrato firmado con el cliente y con la propia solicitud del cliente.
• Transcribir los resultados de la muestra a formato informático.
• Envío del acta de ensayo al cliente previo registro de salida.
• Atención al cliente.

¿Cómo se evalúa?

Una vez que se han identificado las diferentes categorías, y éstas tienen asignadas unas capacitaciones concretas.

Cada trabajador lleva a cabo su propia evaluación puntuándose de 1 a 3 cada una de las capacitaciones descritas, en la que:

• La puntuación es 3 significa que tiene muy buena capacidad, puede enseñar a los demás trabajadores.
• Si la puntuación es 2 se llevan a cabo las actividades de forma independiente.
• La puntuación es 1 si actualmente está aprendiendo.

Se puede establecer cualquier baremo de puntuación, mientras sea coherente, y cada puntuación tenga algún significado concreto. De una forma gráfica existen muchas formas de plasmar la matriz. Algunos prefieren en lugar de puntuar con números, asignar a los números o puntuaciones colores y que la evaluación de la matriz sea aún mucho más visual. Lo podéis hacer cómo queráis.

Una vez realizada la evaluación por parte del trabajador, se debe hacer una revisión conjunta entre el trabajador y la empresa para analizar y poder realizar posibles correcciones.

El resultado final deberá ser coherente con el registro de capacitaciones de los trabajadores. En el artículo de capacitaciones de los trabajadores, podéis observar que se realiza un registro de cada una de las capacitaciones de cada empleado. Se deberá evaluar mediante un supervisor y dejando constancia documental de cada tarea que desempeña el trabajador. Lo descrito en la matriz de competencias, debe ser coherente con las capacitaciones registradas de cada trabajador.

Al elaborar una matriz de competencias puede acabar de completar la documentación de gestión aportando todas las herramientas útiles para gestionar al personal de la organización. Un aspecto que tiene como requisito la norma ISO 9001 2015.

Software ISOTools Excellence

Como podemos comprobar, mediante el Software ISOTools Excellence, puedes obtener una plataforma integral para llevar a cabo una adecuada gestión por procesos de manera totalmente automatizada, permitiendo centralizar todas las actividades necesarias para la gestión por procesos. Además, añade a las organizaciones la ventaja de poder realizar una integración de sus sistemas de gestión basados en este enfoque a procesos.