Cómo un Software mejora la gestión del Sistema de Calidad

Automatización del Sistema de Gestión de Calidad

Dado el aumento de las exigencias que deben cumplir los Sistemas de Gestión de Calidad, unido al hecho de que las organizaciones están en un entorno cada vez más competitivo, éstas apuestan por automatizar su Sistema de Gestión de la Calidad como forma de optimizar el rendimiento ya que el Software mejora la gestión del Sistema de Calidad.

El Software para la norma ISO 9001 debe ser facilitar la implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión ISO 9001, proporcionando el marco para el establecimiento de la política y los procedimientos necesarios para el control de la calidad, así como las medidas para la identificación y tratamiento de los riesgos. Igualmente, debe ofrecer un seguimiento de la normativa al respecto así como, de los objetivos establecidos en materia de calidad.

Este Software mejora la gestión del Sistema de Calidad también, mediante la creación y asignación de actividades a realizar y envío de notificaciones para su recordatorio, permite tener un seguimiento de las no conformidades y las acciones correctivas emprendidas.

A continuación, recogemos de manera más específica las funcionalidades del Software ISO 9001, de manera que veamos con claridad la manera en que un Software mejora la gestión del Sistema de Calidad.

Cómo un Software mejora la gestión del Sistema de Calidad

1.- Establece un marco coherente: un software para la gestión de nuestro Sistema de Calidad, proporciona un marco homogéneo en cuanto a la documentación a manejar y formas de ejecutar procesos en las diferentes áreas de la organización. Esto es difícil controlarlo bajo Sistemas de Gestión de Calidad en papel.

2.- Mantiene actualizada a la organización de acuerdo a la legislación vigente: permite crear repositorios con legislación y normativa relacionada de cara a que la organización esté al tanto de los cambios necesarios a los que ha de someterse para cumplir en todo momento con la legislación establecida.

3.- Facilita la gestión de documentos: el software para la gestión de la calidad, permite tener controlada la documentación de manera automática, permitiendo control de permisos, versionado de documentos, flujos de trabajo para la revisión y actualización de documentos y trabajar siempre con documentos vigentes.

4.- Permite realizar un inventario de los equipos: a través del software podremos lograr tener un seguimiento de los equipos, de su mantenimiento necesario y los registros de éstos, así como enviar notificaciones para recordar cuándo se debe realizar las inspecciones a los mismos nuevamente.

5.- Crea planes de acciones: mediante los cuales se repartan tareas y responsabilidades. En ellos, también se tiene en cuenta el tiempo para tratar las no conformidades, por ejemplo.

6.- Gestiona la formación de los miembros de la organización: el software permite identificar las necesidades que tienen los diferentes miembros de la organización en recibir formación sobre documentación y procedimientos para lograr una mayor adecuación de éstos a sus puestos de trabajo.

7.- Revisión de la gestión: en todos los Sistemas de Gestión de la Calidad, la Dirección debe ocuparse de revisar el desempeño de cada área de la organización. El software ayuda a configurar la programación de las revisiones y enviar las notificaciones a las personas responsables, permitiendo documentar los comentarios obtenidos de tales revisiones y crear en base a éstos planes de acción.

8.- Crea informes de no conformidades: de acuerdo a las no conformidades detectadas por las auditorías o revisiones rutinarias, el software permite documentar y recoger la información necesaria para iniciar planes de acción frente a no conformidades.

9.- Elabora informes de flujos de trabajos: permitiendo llevar un seguimiento de las tareas pendientes y vencidas, así como, enviar los oportunos recordatorios a sus responsables.

10.- Favorece un trabajo en base a objetivos y metas: el software trabaja por lograr una configuración y gestión de informes enfocados en las metas y objetivos establecidos, incorporando para ello recordatorios sobre las fechas de vencimientos y la inclusión de opiniones y comentarios de los miembros del equipo. Se ocupa también de asignar responsabilidades a los diferentes individuos.

11.- Auditorías: el Software mejora la gestión del Sistema de Calidad además, mediante la programación de las auditorías, personalización de las check list, así como la orientación que proporciona para realizar informes detallados de las mismas. Además, permite realizar autoevaluaciones de los proveedores, así como gestionar las acciones establecidas por el equipo encargado de las auditorías internas y de terceros.

En definitiva mediante el uso de un software para la automatización de tu SGC podrás tener un control más efectivo de la calidad de tu organización, aportando entre otros los siguientes beneficios:

• Mejor relación con el cliente.
• Reducciones de costes, riesgos y responsabilidades.
• Incremento en la reputación de la organización.
• Aporta comparabilidad en los datos. y permite tomar decisiones basadas en evidencias.
• Accesibilidad a la información.
• Permite optimizar procesos para lograr la mejora continua.

Plataforma ISOTools para la gestión de una norma ISO

La Plataforma Tecnológica ISOTools automatiza los sistemas de gestión, simplificando su implantación y mantenimiento. Está constituida de una serie de módulos que son flexibles con el fin de adaptarse a cada organización. Permite mejorar la agilidad de los procesos de las organizaciones y aporta mayor accesibilidad a la información.