¿Cómo realizar la transición ISO 9001?

Transición ISO 9001

La nueva ISO 9001 2015 ha sido publicada el pasado 23 de septiembre de 2015. Desde esta fecha, las organizaciones tienen un plazo de tres años para llevar a cabo la transición ISO 9001. A partir del 23 de septiembre de 2018 todos los certificados de ISO 9001 2008 dejarán de ser válidos, sólo tendrá vigencia los certificados ISO 9001 2015.

La actuación está haciendo que las empresas deban acelerar el proceso de transición por diferentes motivos.

La nueva ISO 9001 2015 introduce muchos cambios con respecto a sus requisitos en materia de:

• El contexto organizacional.
• Nuevas cláusulas que hablan sobre las partes interesadas.
• Los requisitos que son relativos a las necesidades que presenta la organización a la hora de identificar todos los riesgos y las oportunidades potenciales.
• Los requisitos relativos al nuevo concepto de información documentada.

Durante el periodo de transición, se mantienen las auditoría de vigilancia con respecto a la norma ISO 9001 2008. Es por esto que retrasar la adaptación sólo puede añadir mucha más complejidad al proceso de transición ISO 9001.

Para realizar el proceso de transición ISO 9001 a la nueva versión de 2015, las empresas deberán seguir un proceso que queremos explicar a continuación. Es una pequeña muestra de lo que se desea realizar, si están interesados en ampliar información la tienen disponible en el e-book “10 pasos para realizar la transición ISO 9001:2008 a la nueva versión de 2015“

Definir el contexto de la empresa e identificar a las partes interesadas

Dentro de la cláusula nº 4 de la revisión de 2015, vemos un nuevo requisito que obliga a definir el contexto de la empresa. Supone un cambio muy importante, ya que será la base del Sistema de Gestión de Calidad. Las empresas deberán considerar todos los elementos que pueden influir en el desempeño del Sistema de Gestión de Calidad. Se tendrá que incluir los factores externos e internos, además de los culturales. Se consideran factores que influyen de forma clara en los objetivos, el propósito y la sostenibilidad de la empresa.

Determinar el alcance del Sistema de Gestión de Calidad

Contar con un Sistema de Gestión de Calidad eficiente depende de cómo se establezca el alcance y las etapas iniciales del proyecto. El periodo de transición ISO 9001 ofrece a las empresas la oportunidad de asegurar el alcance del SGC.

Demostrar el liderazgo

Existe un gran cambio en cuanto a los requisitos que ofrece el liderazgo. En la nueva ISO 9001 2015 aparece en la cláusula 5. Los líderes pasan a tener un papel más activo y responsable, se exige más implicación de que se exigía. La versión de 2015 asigna al líder de la empresa la responsabilidad de todos los objetivos de calidad estratégica.

Alinear los objetivos con la estrategia de la organización

La nueva ISO 9001 2015 requiere que la empresa se asegure de que los objetivos son compatibles con la dirección estratégica de la organización. En la nueva ISO 9001 2015 se crean planes para conseguir los objetivos. Dichos planes se deben encontrar documentados.

Evaluar los riesgos y las oportunidades

Este es un nuevo requisito de la nueva norma ISO 9001 2015, y lo encontramos en el apartado 6. Los riesgos y las oportunidades ahora se deben considerar para todos los aspectos del Sistema de Gestión de Calidad. Se deben generar un plan documentado de cómo el negocio debe hacer frente a los riesgos y las oportunidades.

Controlar la información documentada

Los documentos y los registros se definen con un nuevo término “información documentada”. Este momento de adaptación de la documentación a las nuevas cláusulas de la norma es una oportunidad para mejorar los documentos existentes.

Control operacional

La mejora del control operacional es uno de los principales objetivos que presenta la norma ISO 9001 2015. Se tienen que definir de una forma efectiva según los criterios y los procesos para los productos y servicios. Además que la documentación y los recursos sean los adecuados.

Revisar el proceso de diseño y desarrollo

Existen un gran cambio en entre apartado, en cuanto a términos de diseño y desarrollo. Todas las responsabilidades, los controles, el control de cambios, la autorización del cambio son necesarias para evitar los efectos adversos.

Control de proveedores externos

La cláusula 8.4 de la norma ISO 9001 2015 trata sobre el “control de procesos, productos y servicios que son suministrados de forma externa”. Esto sustituye a lo que era compras en la norma ISO 9001 2008. Los productos y servicios ofrecidos por terceros deben cumplir con los requisitos establecidos por la organización.

Evaluación y medición del SGC

En la cláusula 9 encontramos le “evaluación del desempeño”, un nuevo requisitos para evaluar la eficiencia y el rendimiento. Los indiciadores claves de rendimiento se utilizaban en las anteriores versiones de la norma ISO 9001. Se requiere que la empresa conserve evidencias documentadas de los resultados.

Software para ISO 9001

Las organizaciones que quieren no perder la eficacia ni eficiencia de su Sistema de Gestión de la Calidad pueden apoyarse en soluciones tecnológicas que les permitan automatizar su SGC y agilizar el proceso de transición ISO 9001.

El software ISOTools Excellence, en el que ya han confiado entidades privadas como Lipigas y entidades públicas como la Municipalidad de Vitacura, hace sencillos los sistemas y modelos de gestión para que las organizaciones alcancen la excelencia en la Calidad.