Elegir un software de Gestión de la Calidad: qué tener en cuenta

Software de Gestión de la Calidad

Un software de Gestión de la Calidad permite tener automatizado el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) de tu organización. Esta automatización permitirá reducir la gestión manual, al disminuir la documentación y gestiones a manejar y, con ello, aumentar la eficacia y eficiencia del Sistema de Gestión, lo que se traduce en importantes mejoras en la organización.

Si te encuentras en ese momento, en el que te estás planteando adquirir un software de gestión de la calidad en tu organización, es importante que valores ciertos aspectos antes de tomar tu decisión.

Qué tener en cuenta al elegir un software de Gestión de la Calidad

A continuación, os ofrecemos una relación de puntos que es conviene analizar antes de elegir un software de Gestión de la Calidad.

1.- Debe ser una herramienta de fácil uso y manejo y que, al mismo tiempo, presente una interfaz que sea atractiva: por fácil uso nos referimos a que sea una herramienta entendible por todos los miembros que han de hacer uso de la misma, con el principal objetivo de poder hacer más fácil la gestión de la calidad del sistema.

2.- Ofrecer seguridad y fiabilidad: cuando hablamos de seguridad asociada al software de gestión de la calidad, lo hacemos pensando en dos aspectos, como son la seguridad propia del servidor y la integridad que tendrán los datos. El software de gestión de la calidad ha de permitir limitar el acceso a la información por cada empleado dependiendo de su puesto dentro de la organización. En cuanto a integridad de los datos nos referimos a que el software sea capaz de mantener el carácter confidencial de los datos volcados en el SGC, evitando pérdidas mediante copias de seguridad realizadas de manera recurrente.

3.- Ha de ser capaz de ofrecer un servicio excelente al cliente, para lo cual debe contar con el adecuado soporte y mantenimiento: dar un buen servicio al cliente con el fin de lograr la satisfacción de éstos, es uno de los principios de todo SGC certificado bajo la norma ISO 9001:2015. El Software debe ayudar a reconocer las necesidades del cliente para darlas a conocer al propio equipo de la organización.

4.- Tener flexibilidad y ser adaptable a cada negocio y necesidades particulares: teniendo en cuenta que cada organización tendrá sus propias necesidades específicas, el software de Gestión de la Calidad ha de ser capaz de adaptarse a cada negocio, personalizando ciertos campos sin que sea necesario disponer de ningún programador.

5.- Debe ser estable y tener capacidad de ofrecer una respuesta rápida: para conocer estas características del software de Gestión de la Calidad, recomendamos que preguntes directamente a los propios usuarios de aquellos sistemas preseleccionados como opciones de compra.

6.- Ser fácil de integrarse entre los diferentes módulos de la organización. Igualmente, debe ser compatible y complementario con otros software de la organización. La integración es una característica especialmente valorable en un software de Gestión de la Calidad puesto que la falta de la misma provoca la necesidad de registro de información en diferentes lugares y la divergencia de ésta.

7.- Debe contribuir a facilitar tanto la comunicación, como las actividades y los propios controles: el software de Gestión de la Calidad debe permitir a la organización tener un control, mediante una información correctamente organizada y que tenga fácil acceso.

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8. Debe contribuir a la involucración del personal de la organización: el software de Gestión de la Calidad debe crear en todos los miembros de la organización un sentimiento de pertenencia a la misma, que les lleve a mejorar continuamente a través de la mejora de sus habilidades y capacidades. Ello lo logrará mediante la involucración del personal en todos los procesos, durante la implantación del mencionado software.

9- Tener un coste que se pueda predecir: es decir, a la hora de elegir un software, debes tener cuidado con aquellas ofertas que tengan un coste reducido, ya que ese coste inferior puede ser debido a que tras el pago de las primeras cuotas, después nos cobren por cada uno de los servicios adicionales que necesites, como el apoyo, formación y base de datos.

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Conclusión

En definitiva, el software de Gestión de la Calidad debe facilitar las actividades del día a día de la organización, logrando que los usuarios de la herramientas puedan aumentar el rendimiento de la misma, al tiempo que les permita tener un control más exhaustivo a la vez que seguro, para que gracias a todo ello la organización pueda tener una gestión más eficiente de su Sistema de Calidad.

Antes de tomar cualquier decisión del software de Gestión de la Calidad a comprar, recomendamos que pidas demostraciones, hables con los propios usuarios y realices comparaciones, para que en base a ello encuentres la mejor solución que se adapte a las necesidades de tu organización.

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Software ISO 9001

Con el objetivo de tener un control más fácil y eficaz del propio Sistema de Gestión de Calidad basado en ISO 9001, las organizaciones optan por el Software ISOTools Excellence, el cual mediante la automatización del SGC permite precisamente esa mejora del control, aumentando el rendimiento y eficacia, lo que se traduce en mayores beneficios para su organización.