Cómo comenzar a automatizar el Sistema de Gestión ISO

Automatizar un Sistema de Gestión ISO

Muchas organizaciones que han certificado sus procesos y productos/servicios bajo algún certificado ISO bien sea de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad de la Información, Seguridad y Salud en el Trabajo, etc., luchan cada día con la complejidad que les supone una gestión manual de sus Sistemas de Gestión:

• Difícil acceso a los documentos en cualquier momento o lugar por parte de los empleados y dificultad para la organización a la hora de controlar qué usuarios pueden tener acceso a determinada información.
• Complejidad para controlar que se trabaja con la última versión de los documentos para evitar errores innecesarios.
• Imposibilidad de trabajo colaborativo, con flujos de trabajo que faciliten la revisión, publicación y comunicación de documentos a nivel interno.
• Complejidad para recoger información de los centros de trabajo en tiempo real y tomar decisiones en base a indicadores actualizados y realizar auditorías internas.
• Sobrecarga de trabajo administrativo impidiendo que los responsables del Sistema de Gestión dediquen sus recursos a propiciar la mejora continua del sistema.
• Dificultad para el levantamiento en terreno de hallazgos.
• Duplicidad para controlar la documentación cuando apoya a varios procesos.
• Ausencia de un sistema en el que gestionar los riesgos y oportunidades de la organización y contar con información actualizada.
• Ineficiencias en el seguimiento de los hallazgos y las correspondientes acciones correctivas.
• Alta concurrencia de errores ya que todo el proceso se realiza de forma manual.

Estos y otros problemas que las organizaciones encuentran en su día a día, han llevado a organizaciones de todos los tamaños y sectores a decidirse por Automatizar el Sistema de Gestión ISO y hacer más eficiente su desempeño.

En nuestra sección de Casos de éxito, podéis encontrar información más detallada de los inconvenientes que entidades tanto de carácter privado como público y de todos los sectores encontraron gestionando sus Sistemas de Gestión y las ventajas por las que apostaron por automatizar el Sistema de Gestión ISO con el que trabajaban.

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Comenzar a Automatizar el Sistema de Gestión ISO

Cuando el responsable de administrar el Sistema de Gestión comienza a pensar en automatizar el Sistema de Gestión ISO, la primera pregunta que viene a su mente es, ¿por dónde comenzamos?

Nuestra recomendación es comenzar por lo que sea más crítico y alcance a más miembros de la organización. En este caso, la gestión de la documentación es clave para certificar y mantener un Sistema de Gestión de acuerdo a una norma ISO.

Por tanto, el primer consejo es acceder a plantillas de la documentación que vamos a necesitar. La mayor parte de las herramientas software que permiten automatizar el Sistema de Gestión ISO las incorporan, sino hay otros proveedores que venden sólo las plantillas. Es mucho más eficiente completar estas plantillas con la información de la organización que construir la documentación desde cero.

El siguiente paso, es contar con un gestor documental online donde guardar y gestionar esos documentos. Lo que podemos denominar como software ISO, aplicaciones informáticas especialmente diseñadas para automatizar el Sistema de Gestión ISO y solucionar la problemática concreta de la certificación y mantenimiento de una norma ISO, suele incorporar entre sus funcionalidades un gestor documental. Si bien, sea cual sea la herramienta que usemos, atributos clave que debe reunir la herramienta que usemos son la seguridad y facilidad de acceso a los documentos, el control de versiones, distintos niveles de autorización y el tracking de todos los cambios que se hagan en los documentos.

Otro aspecto importante es la posibilidad de generar nuestros documentos en la aplicación con la que trabajemos para poder compartir fácilmente la información sin tener que enviar y reenviar emails sino poder compartir la información fácilmente.

A partir de aquí, una vez que tengamos lo básico cubierto, podemos incrementar la productividad de nuestro equipo creando formularios electrónicos donde introducir la información desde nuestro ordenador o dispositivo móvil en lugar de hacerlo en papel.

La gestión automatizada de incidencias también agilizará en gran medida nuestra capacidad de respuesta y la puesta en marcha de acciones correctivas y preventivas y el seguimiento de éstas. Para ello, trabajar con un software especifico somo ISOTools Excellence resulta clave ya que incluye las herramientas necesarias para el registro de hallazgos y su gestión.

Otro pilar básico a la hora de automatizar el Sistema de Gestión ISO es poder utilizar la información que recogemos y realizar informes y reportes que muestren en qué niveles se encuentran nuestros indicadores y poder tomar decisiones. Esta tarea crítica se puede realizar de forma manual o con un excel, si bien es una de las tareas más costosas y que más tiempo consume de los responsables de los Sistemas de Gestión ISO. Automatizando el proceso incorporamos notables mejoras al sistema permitiendo que esos responsables se dediquen a la mejora continua y no al trabajo administrativo.

Contacta con uno de nuestros consultores expertos si necesitas ayuda para automatizar el Sistema de Gestión ISO de tu organización.