¿Cuánto tiempo se tarda en implementar un Sistema de Gestión Ambiental?

Sistema de Gestión Ambiental

Las empresas que quieren implementar un Sistema de Gestión Ambiental basado en la norma ISO 14001 2015 pueden hacerlos por diferentes motivos. Algunos lo ven como una progresión natural que debe seguir su organización para crecer, puede ser que las organizaciones que tengan el certificado en ISO 9001 2015 vean lógico adoptar un Sistema de Gestión Ambiental para satisfacer las obligaciones ambientales y otros será por la presión que se aplica por parte de los clientes, las partes interesadas o los grupos de presión.

Cualquier que sea el motivo, los primeros que se deben preguntar es ¿cuánto tiempo tarda? Ya que la propia norma no proporciona escala de tiempo, es evidente que hay varios elementos clave que determinan cuando una empresa puede estar listo, y probablemente se deduce que este periodo será diferente para empresas de diferente tamaño y tipo. Por lo tanto, la organización debe valorar cuáles son los factores que se deben tener en cuenta durante la planificación del proyecto de implementación del Sistema de Gestión Ambiental.

Período de aplicación, los elementos clave

Para gestionar una organización en general es necesario conocer el tiempo que llevará desde el principio hasta el final la implementación del Sistema de Gestión Ambiental. Se deben considerar todos los recursos que son necesarios para la aplicación del proyecto, se deberán evaluar y establecer quién es la mejor persona de la organización para llevar a cabo la administración del proyecto. Por lo tanto, es preciso que el director del proyecto tenga un amplio conocimiento no solo de la propia norma, sino también del contexto en el que opera la empresa, y el efecto que tendrá la implementación del Sistema de Gestión Ambiental a lo largo del tiempo, por ejemplo:

• Lo que la industria opera en su empresa. Todas las tareas que se realizan, como pueden ser, la definición del contexto de su empresa y la obtención de los grupos de interés, son elementos fundamentales del proyecto, y serán diferentes entre un fabricante de productos farmacéuticos y una pequeña cafetería.
• El tamaño de la organización. Si analizamos las necesidades que existen en materia de formación de los trabajadores, está claro es que una organización de 1000 trabajadores tendrá un período de ejecución mucho más largo que una organización que cuenta con 10 trabajadores.
• Si tiene una o varias sedes de su organización.
• Establecer recursos internos con conocimientos y que se encuentren disponibles para poner en práctica o también existe la posibilidad de contratar a un consultor externo.

Los elementos contextuales necesitan ser considerados de forma cuidadosa antes de comprometerse a un plan de implantación. Para el director del proyecto, es razonable que los líderes y la alta dirección de la empresa para evaluar este punto, ya que también se puede considerar como un punto y aparte en la definición del contexto de la empresa, siendo una parte nueva y crítica en la ISO 14001 2015.

En términos de período de aplicación, esto también es un factor crítico:

• La facilidad y el tiempo de implementación.
• El jefe de proyecto es eficiente y eficaz.

Ahora comprendemos los elementos contextuales, por lo que debemos prestar atención a que existen elementos de la norma ISO 14001 2015 que necesitamos para asegurarnos de que los ejecutamos con el fin de comprender cuál será el periodo de aplicación.

¿Cuánto tiempo puede llevar?

Por regla general, la mayoría de las empresas deben estar listas en un plazo de seis meses si tienen 20 o menos trabajadores, pero algunas empresas de mayor tamaño pueden tardar más tiempo, hasta incluso un año, estamos hablando de empresas de más de 50 trabajadores. Como se ha indicado anteriormente, esto variará dependiendo del impacto ambiental que genera su empresa, ya que no es lo mismo una consultoría que una planta de fabricación, aunque ambos dispongan del mismo número de trabajadores. La organización debe recordar que a pesar de los cambios que ha traído la nueva ISO 14001 2015, su aplicación no será considerada completa hasta que se realice la auditoría, por ejemplo:

• Realizar la revisión de la gestión que ha tenido lugar.
• Llevar a cabo diferentes auditorías internas.
• Tener evidencia de las acciones correctivas.
• Ejemplos o evidencia de los comentarios de los clientes.
• Evidencia de las discusiones basadas en el riesgo y en las medidas resultantes.

¿Qué se puede hacer para acelerar el proceso?

Cuanta más experiencia se tenga, más recursos y educación, más rápido se pueden realizar la implantación del Sistema de Gestión Ambiental. Además, cuando se configura el Sistema de Gestión Ambiental y se decide la frecuencia con la que se realizarán las auditorías y las tareas basadas en el riesgo, además de las reuniones, se puede recordar que esto tendrá un efecto en sus plazos de ejecución y, por tanto, su preparación para la auditoría.

Si su primera auditoría interna se realiza nueve meses después de establecer el Sistema de Gestión Ambiental, significa que no se encuentra preparado para realizar la auditoría externa hasta que pase algo más de tiempo. Muchas organizaciones tienen en cuenta la utilización de la ayuda externa, como consultores, para poner en práctica al Sistema de Gestión Ambiental, este accesorio de recursos, el conocimiento y la estimulación puede incrementar el entusiasmo de los trabajadores y acelerar el proceso.

La clave para aplicar la norma ISO 14001 2015 se encuentra en la eficacia de la planificación. Se establecen plazos exigentes y ejecutar, comunicar y educar, los resultados serán positivos y su tiempo de ejecución puede ser reducido.

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