La nueva norma ISO 9001:2015. Componentes clave, cambios y desafíos

La nueva versión de la ISO 9001 hace hincapié en la gestión de riesgos

El pasado mes de septiembre se publicó la última versión de la norma ISO 9001, siendo sus principales componentes claves: una mayor importancia a la gestión de riesgos y a los procesos, una nueva estructura, cambios en algunos términos y definiciones y referencia explicita a los servicios.

La nueva norma se denomina ISO 9001:2015 y supone una gran oportunidad para las empresas de mejorar y profundizar en la gestión de riesgos, la organización de procesos y la mejora continua. Por otro lado, también implica retos y desafíos relacionados especialmente con la puesta en marcha de un sistema de transición que permita adaptarse a la nueva versión de la forma más práctica y eficaz posible.

Componentes clave

• El análisis de riesgos pasa a tener una importancia capital en la filosofía de la norma. En este sentido, la identificación de riesgos se considera un tema prioritario.
• La nueva norma ISO 9001:2015 se fundamenta en tres pilares: gestión de riesgos, Sistema de Gestión de Calidad (SGC) y estructura funcional de la empresa.
• Se potencia la interconexión y la relaciones entre los distintos elementos y factores de influencia de la norma.
• Se tiene en consideración la influencia en la empresa del entorno social y económico.
• La Alta Dirección pierde protagonismo en favor del nivel competencial de todo el personal y del contexto de organización.

Cambios introducidos en la nueva versión

Nueva estructura y terminología

Se adapta la Estructura de Alto Nivel y la terminología del Anexo SL, desarrollado para asegurar que todas las futuras normas del sistema de gestión ISO compartan un formato común, con independencia de la disciplina específica a la que se refieren.

Esto implica que incluso las normas que no han sufrido modificaciones se encuentran bajo un nuevo epígrafe, cláusula/sub-cláusula.

Distinta ubicación de términos y definiciones

En la versión anterior, ISO 9001:2008, los términos y definiciones se encuentran en una norma aparte: la ISO 9001:2005. Sin embargo, en la versión recientemente publicada, ISO 9001:2015, se incluyen en la misma norma.

Enfoque basado en el riesgo y los procesos

Desparecen las referencias a las acciones preventivas, siendo sustituidas por conceptos como identificar y abordar los errores y riesgos antes de que ocurran. En definitiva, la nueva versión destaca la necesidad de identificar los riesgos para poder eliminar o minimizar sus consecuencias a través, principalmente, de la puesta en marcha de procesos, circuitos y procedimientos de mejora continua.

Integración de proveedores y grupos de interés

La nueva norma hace una referencia explícita a los “servicios”, substituyéndose el término “producto” por “productos y servicios”.

Además, la organizaciones tienen la obligación de adoptar un enfoque basado en el riesgo para determinar el tipo y alcance de los controles más apropiados para cada proveedor externo.

La norma señala que no se deben atender únicamente las necesidades de los clientes, sino también las de las “partes interesadas”, es decir aquellos grupo de interés, como los sindicatos o las asociaciones de consumidores, que pueden verse afectados por las decisiones o actividades de la organización.

Cambios en el proceso documental

Se eliminan las referencias a “manual de calidad documentado”, “procedimientos documentados” y “manual de calidad”. En su lugar se introducen referencias específicas a la “información documentada”.

En la “información documentada” se detalla qué tipos de información la empresa debe obtener, mantener y controlar, aunque no se prescribe en qué formato concreto ni el método de almacenamiento.

El contexto de la organización

El punto 4º de la nueva estructura de la norma ISO 9001 es totalmente nuevo. Este apartado contempla, por vez primera, la importancia e influencia en la empresa del entorno social y económico, por lo que es muy importante considerarlo y realizar un análisis exhaustivo del mismo, incluyendo factores como: la coyuntura económica, situaciones de crisis, posibles fluctuaciones del mercado, etc.

El proceso de transición

El principal desafío de la nueva versión es el tránsito de una versión a otra, en especial para aquellas organizaciones que han iniciado un proceso de certificación bajo las directrices de la versión anterior.

La clave para conseguir un proceso de transición fluido y los más rápido y eficaz posible consiste en analizar el nivel de alineación de los recursos actuales de la empresa con  los cambios incluidos, recurriendo, en caso necesario, al asesoramiento de empresas externas especializadas en la norma.

Otra cuestiones a considerar son:

• La ISO 9001:2008 tendrá una validez de tres años a  partir de la publicación de la nueva versión. Es decir, en septiembre de 2018 dejará de estar vigente para los procesos de certificación y en marzo de 2017 dejarán de emitirse.
• Las empresas que quieran iniciar un procesos de certificación a partir de septiembre de 2015 ya lo harán directamente con la nueva versión.

La plataforma ISOTools facilita la implementación de la nueva ISO

Para hacer frente los nuevos cambios y lograr un transición rápida y efectiva a la nueva norma ISO 9001:2015 puedes utilizar instrumentos como la plataforma ISOTools. Con este software de automatización te será muy fácil implementar los aspectos básicos de la nueva norma, que profundiza en cuestiones como el análisis de riesgos, la integración de proveedores y grupos de interés y el enfoque basado en procesos. También te será muy fácil adaptar tu empresa a la nueva terminología y gestión de los procesos documentales.

Con ISOTools te resultará muy sencillo implementar el Sistema de Gestión Calidad bajo las directrices y requisitos del texto de la nueva versión ISO 9001 2015. Con ello conseguirás beneficios para tu empresa como la mejora de la comunicación y la reducción de costos y plazos de ejecución.