Cómo elaborar el manual de calidad de una empresa

ISO 9001 Sistemas de Gestión de Calidad

Uno de los requisitos imprescindibles para adoptar el estándar ISO 9001 sobre Sistemas de Gestión de Calidad en tu organización, es elaborar una serie de documentos en los que plasmar las acciones, medidas y procesos que se llevarán a cabo.

Del mismo modo que es necesario fijar el plan de empresa y la estrategia de marketing, las organizaciones deben especificar sus objetivos y actuaciones sobre la calidad de los productos o servicios que ofrecen. El documento que recoge dichos aspectos recibe el nombre de Manual de Calidad.

Pero los manuales de calidad no se establecen por sí solos. Es cierto que las empresas tienen la libertad de hacerlos públicos o no y de incluir en ellos los aspectos que crean más oportunos para garantizar la calidad de sus procesos.

Sin embargo, por lo general cumplen con los parámetros establecidos en los estándares internacionales más reconocidos en la materia, como es el caso de la norma ISO 9001. El modelo Iberoamericano de Excelencia en la Gestión, el modelo Baldrige , el Deming o el modelo europeo EFQM son otros enfoques de calidad corporativa.

Sea cual sea el modelo elegido, lo cierto es que las organizaciones deben incorporar de manera previa un sistema interno de Gestión de Calidad. Es decir, es necesario contar con una estructura definida para tal efecto.

El Manual de Calidad según la norma ISO 9001

El enfoque de la norma ISO 9001 sobre Gestión de Calidad es el más empleado a nivel internacional. Acogerse a él implica una serie de requisitos, entre los cuales destacan, claro está, la elaboración de un Manual de Calidad.El Manual de Calidad debe ser redactado siguiendo las directrices establecidas por la norma.

Para empezar, es un texto que debe ser elaborado por integrantes que tengan un buen conocimiento de la organización. Es el documento más auditado, pues se encuentra en el vértice más alto de la documentación de las compañías.

En esencia, debe detallar el alcance de la política de Gestión de Calidad en cada caso y describir los procedimientos que se pondrán en marcha para ello. Sólo puede haber un manual por empresa y en el deben incluirse los datos de la misma: nombre, ubicación, línea de negocios, medios de comunicación, historia, tamaño, etc.

En lo que se refiere a la estructura del texto, la norma ISO 9001 propone un modelo en el que figuren los siguientes apartados:

1. Título y alcance:

Es una especie de preámbulo del documento. En esta parte se presenta el trabajo y se relaciona con la norma que se toma como referencia, en este caso la ISO 9001. A veces también es posible enlazarla con los estándares de mejora continua, como por ejemplo la norma ISO 9004 o la norma ISO 14001.

2. Tabla de contenido:

En ella se indican las secciones que integran el documento en su totalidad y todo lo que la empresa considere necesario para avalar su Gestión de Calidad.

3. Documentos:

Para que el texto tenga validez, deben incluirse los documentos de ISO que acrediten la certificación de la norma ISO 9001.

4. Política y objetivos:

Toda política de calidad requiere de unos objetivos. En esta parte del documento deben mencionarse, aunque sin proporcionar demasiados detalles.

5. Estructura:

¿Cómo está estructurada la empresa en la Gestión de Calidad? En esta parte es preciso incluir cargos, responsabilidades, niveles directivos e interrelaciones derivadas de la estructura de calidad. Pueden incluirse diagramas u otros recursos visuales.

6. Referencias:

El documento debe establecer relación con otros textos o fuentes de información que le sirvan de marco para definir su Manual de Calidad.

7. Descripción del sistema:

Es la parte central del manual. Todos los aspectos que anteriormente se han enunciado confluyen en este apartado. La descripción pone el foco en cada uno de los métodos que emplea la organización para satisfacer sus necesidades en el área de Gestión de Calidad. Lo ideal es puntualizar cada elemento y no dejar cabos sueltos.

8. Anexos:

Finalmente, los redactores del manual pueden incluir en esta sección cualquier texto, informe, valoración o diagrama que sirva de apoyo al tema central. No hay que olvidar que, además de estar dirigido a los integrantes de la propia organización, el documento también tiene como destinatarios los auditores y los clientes.

ISOTools, instrumento para la gestión de documentos

La herramienta ISOTools te ofrece diversas funcionalidades con las que podrás automatizar el Sistema de Gestión de Calidad y simplificar todo el proceso.

Sin embargo, no es la única ventaja que te ofrece este instrumento. ISOTools te permite gestionar todos los documentos relacionados con la norma, como el manual de calidad, revisarlos, controlar los cambios, registrarlo, incluso distribuirlo.