Los estándares de calidad ISO gestionados a través de un software

Los sistemas de gestión de calidad

La implantación de un sistema de gestión de calidad bajo los estándares y requisitos de la norma ISO 9001 es un proceso que, históricamente, se ha caracterizado por precisar de un considerable plazo de tiempo, y por la generación de una serie de dificultades derivadas, esencialmente, de la excesiva burocratización por la generación de mucha documentación.

Estos dos motivos han sido causa de quejas y de reticencias, especialmente por las pequeñas y medianas empresas (PYMES), cuyos recursos y presupuestos reducidos convertían el proceso de certificación en un reto deseable pero, en ocasiones, complicado de asumir.

El uso de un software específico

Afortunadamente, el uso de herramientas informáticas específicamente diseñadas para gestionar los estándares y parámetros de calidad de las normas ISO puede resultar de gran ayuda para simplificar y optimizar la implantación y gestión posterior de estos sistemas.

Si para la implantación de sistemas de calidad se utiliza, además, un enfoque basado en procesos, estableciendo unos puntos críticos de control de cada uno de ellos y parametrizando los tiempos de ejecución, la eficacia aumenta exponencialmente y se intensifica la reducción de tiempos.

Un proceso de implantación basado en procesos y apoyado en un software específico se desarrolla en una serie de fases perfectamente definidas, para cada una de las cuales se establecen una serie de acciones a implementar. A cada una de estas acciones se les asigna un responsable y unos implicados. A partir de aquí se establecen puntos de control para cada proceso en los que se define el responsable, el elemento a controlar, el método de control y el criterio de aceptación.

De una forma sencilla y eminentemente práctica, el proceso define a lo largo de sus diversas fases aspectos tan diversos como: la Política de Calidad, el Mapa de Procesos, la Formación, el Control de la Documentación y los Registros, las Incidencias y Acciones de Mejora, la medición de la Satisfacción de los Clientes, la Evaluación de Proveedores, la Calibración de Equipos de Medida, la definición de Indicadores, la elaboración del Manual de Calidad, la Distribución de la Documentación, la Planificación de Auditorías, la Definición de Objetivos y la Revisión por la Dirección.

Con este planteamiento se evita la creación y mantenimiento de una gran cantidad de procedimientos que no aportan valor al sistema, y al mismo tiempo se consigue reducir enormemente la documentación del mismo.

Beneficios de la utilización herramientas informáticas de gestión de calidad

En definitiva, las organizaciones pueden obtener importantes beneficios de la utilización de un sofware específico para sus proyectos de gestión de calidad, mejora continua y aplicación de modelos de excelencia:

• Reducción de los tiempos totales de implantación del sistema de aproximadamente un 60%. Desde que se realiza el diagnóstico inicial a la auditoría final el plazo de certificación puede realizarse en un plazo de 3 o 4 meses.
• Ahorro de entre un 60% y un 70% de tiempo empleado por cada uno de los responsables del proceso.
• Se reducen considerablemente los recursos, tanto personales como de materiales e infraestructuras.
• El ahorro de costos mejora los niveles de rentabilidad y productividad empresariales.
• Permite ofrecer a los clientes productos y servicios mejorados, con un plus adicional o valor añadido.
• Realización sencilla de registros de calidad.
• Implantación rápida y fácil del ciclo de mejora continua.
• Máximo simplificación documental, sin que ello suponga un gran esfuerzo.

La Plataforma ISOTools facilita la automatización de la Norma ISO 9001 en Sistemas de Gestión de Calidad

La Plataforma Tecnológica ISOTools facilita la implementación, automatización y mantenimiento de los sistemas de gestión. Este software se desarrolla en un entorno web con el objetivo de dar cumplimiento a los requistos de los estándares ISO. Además, permite optimizar su Sistema de Gestión de Calidad basado en la ISO 9001 como camino hacia la excelencia e integrar la norma ISO9001 con otras normas, como OHSAS 18001 e ISO 14001.

Compuesto de diferentes módulos, es un software escalable, flexible y adaptable a las necesidades de cada empresa u organización independientemente del tamaño y del sector en el que opere. Se trata de una herramienta que favorece la agilización y la mejora de los procesos, así como la accesibilidad y búsqueda rápida y fácil de la información.