OHSAS 18001: Planificación de auditorías

OHSAS 18001

El estándar OHSAS 18001 es una de las normativas más extendida por todo el mundo. Aunque se trata de un estándar británico, numerosos países la han aplicado. La empresa que implanta y certifica la OHSAS 18001 obtiene una buena reputación e imagen, entre otros aspectos destacables.

Igualmente, estamos hablando de un Sistema de Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo (SST) que:

• Posibilita la gestión preventiva en entidades localizadas en distintos ámbitos geográficos.
• Reduce el número de accidentes.
• Aminora las sanciones, materiales perdidos y control de riesgos en el trabajo.
• Promueve una actitud proactiva y responsable.
• Favorece y motiva la participación de los miembros en tareas preventivas.
• Sostiene a la empresa viva y productiva en el análisis de riesgos.

Estos aspectos característicos suponen que la normativa OHSAS 18001 sea sometida a una auditoría y se certifique.

La planificación del tipo que sea es un factor clave para conseguir los objetivos previstos y deseados. Cuando hablamos de auditorías, si no existe una buena planificación, puede que no se consigan resultados satisfactorios, ni logremos ejecutar una auditoría con éxito.

Por esta razón, vamos a ver qué pasos debemos seguir para planificar una auditoría de nuestro Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS 18001.

Preparación del plan

Lo primero que hay que hacer es fijar unas fechas que satisfagan a todo el personal involucrado en el proceso de certificación OHSAS 18001 y que se les informe con suficiente antelación para poder llevarlo a cabo.

El plan de auditoría debe ser lo suficientemente competente como para garantizar que los objetivos de la auditoría se van a alcanzar. Además, debe elaborarse de tal forma que especifique el método que se va a utilizar a la hora de realizar la auditoría.

Este plan de auditoría debe incluir la definición de cada una de las funciones y responsabilidades del equipo auditor, así como su asignación. Se recomienda que el plan no sea demasiado exigente y severo en los tiempos.

Dos aspectos que deben tenerse en cuenta para desarrollar la planificación de una auditoría del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo según  OHSAS-18001 son la complejidad y el tiempo. Son dos elementos muy distintos cuando hablamos de auditorías iniciales, de seguimiento o si son auditorías internas o externas.

Sin embargo, hay más aspectos a considerar. Estos son:

• Objetivos de la auditoría.
• Criterios de auditoría y documentos de referencia.
• Alcance de auditoría, considerando en este punto la estructura de la organización, la estructura preventiva y los procesos de auditarse.
• Fechas y lugares donde se realizarán las actividades de auditoría.
• Estimación de la duración de las actividades de la auditoría, teniendo en cuenta las reuniones con la alta dirección.
• Reuniones de coordinación.
• Funciones y responsabilidades de cada uno de los miembros del equipo auditor.
• Asignación de recursos requeridos para las áreas críticas de auditoría.

Preparación de los documentos de trabajo

Además de los documentos de trabajo que debemos preparar para una auditoría del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo basado en la  OHSAS18001, incluimos también los siguientes aspectos:

• Realización de un listado de comprobación o verificación.
• Preparación de los formatos en los que registrar información, hallazgos, reuniones, etc.
• Estándares y especificaciones correspondientes.
• Directrices.

El auditado debe tener una copia del plan de auditoría para que cuente con la mayor cantidad posible de información antes de someterse a la auditoría. Se trata de un mecanismo que crea confianza y cooperación entre auditor y auditado.

Ya que nos estamos preparando para la auditoría del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en función de la OHSAS 18001, podemos hablar sobre la documentación que probablemente nos exijan.

Para comenzar a tomar contacto con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo implantado bajo la norma OHSAS 18001 del auditado, es aconsejable solicitar la documentación básica. Con esta información, el auditor podrá comenzar con el examen y valoración del sistema.

Cuando hablamos de auditorías internas, comúnmente se solicita el manual de gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) que, aunque no es obligatorio según OHSAS 18001, la mayoría de las organizaciones cuentan con él.

Además del manual, los auditores solicitan también los procedimientos o documentos de las áreas que van a auditar y los informes de auditorías anteriores.

En la mayoría de los casos, es recomendable, solicitar a la organización auditada, la evaluación de riesgos aplicada en los puestos de trabajo y áreas que se van a auditar, así como los listados de requerimientos legales de aplicación.

En el caso de auditorías externas, necesitamos mucho más. En primer lugar, la entidad auditora requiere una visita inicial para poder tomar contacto y familiarizarse con aspectos y elementos de la organización auditada como, por ejemplo, equipos, riesgos, actividades, personal implicado, etc.

Después de esta visita y, según los resultados obtenidos, se acuerdan los detalles que serán incluidos en el plan de auditoría de la OHSAS18001.

Desde este post se han explicado los numerosos aspectos que debe tener en cuenta un auditor del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Laboral para llevar a cabo su auditoría de la mejor forma posible. Esperemos les haya sido de utilidad.

Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional

El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional, es uno de los sistemas que permite que la seguridad y los riesgos de una organización estén controlados. Para conocer más puedes visitar: https://www.isotools.us/normas/riesgos-y-seguridad/