ISO 14001: Estructura de la documentación de un Sistema de Gestión Ambiental

ISO 14001

Cualquier entidad tendrá que crear, almacenar y mantener actualizada la totalidad de documentación que se estima necesaria para su Sistema de Gestión Ambiental (SGA) fundamentado en la norma ISO 14001. Habitualmente, la organización incluye en un manual de gestión ambiental, todos los elementos básicos e importantes del sistema.

Dicho manual es el elemento básico del Sistema de Gestión Ambiental, y en él se describe las responsabilidades, obligaciones, el alcance del propio sistema, así como la estructura organizativa. Además, se recogen todos los recursos y métodos específicos, generales, conocimientos, procedimientos o todo aquel documento que desarrolle las exigencias del sistema o sea necesario para el mismo. Incluso, el manual incluirá la política ambiental, los objetivos y fines de la entidad.

El manual responderá a la totalidad de preguntas ligadas con el Sistema de Gestión Medioambiental ya que en este documento se cuenta con toda la información importante y destacada para saber lo que se necesitaría hacer, el cómo, cuándo y a quién se le pueden pedir las responsabilidades al respecto.

Toda la documentación tendrá que aparecer muy especificada, lo bastante como para describir los elementos referentes y centrales del SGA, sus interacciones y proporcionar orientación acerca de dónde obtener información más específica respecto a una operación puntual del Sistema de Gestión Ambiental basado en la ISO14001. Dependiendo de la entidad, la documentación se podrá guardar tanto en papel como en formato digital.

Normalmente, la forma de estructurar la documentación del sistema es en forma piramidal.

Nivel I:

Se conforma del manual del Sistema de Gestión Medioambiental. En dicho texto, se detalla la política ambiental y se utiliza como guía para así documentar las responsabilidades y funciones principales, especificar las relaciones del sistema, los objetivos generales y ofrecer orientación acerca de la documentación de referencia. En este escrito se reflejan la totalidad de los documentos que conforman el sistema y sirve de base para el desarrollo de los procedimientos específicos y generales.

Nivel II:

En el segundo nivel de esta pirámide se encuentran los procedimientos. En este documento se detallan los métodos a aplicar y los criterios a seguir para alcanzar con los requisitos necesarios para implantar adecuadamente un SGA. Cada uno de los capítulos de este manual está desarrollado por uno o varios procedimientos, e incluso en cada capítulo se tiene que hacer referencia a los procedimientos que lleva a cabo.

Nivel III:

En el tercer nivel se recogen los procedimientos específicos del sistema y orientaciones técnicas. Se trata de documentos de un nivel más concreto acerca de aspectos puntuales del funcionamiento del Sistema de Gestión Ambiental.

Nivel IV:

Por otra parte, en este apartado se detalla toda la documentación que tiene que formar parte del SGA según ISO-14001 y que no se encuentra recogida en ninguno de los niveles anteriormente mencionados. Destacan los registros del Sistema de Gestión Ambiental que proceden del uso de los formatos incluidos en los procedimientos o planes de actuación (de auditoría, plan de formación, etc.).

En el momento en el que se desarrollen los cuatro niveles de la empresa de la documentación del Sistema de Gestión Ambiental, se tiene que hablar acerca del control de la misma cuya responsabilidad cae en la misma empresa que tendrá que determinar y mantener al día uno o varios procedimientos con el fin de controlar la documentación de su SGA.

Es necesario que la documentación de un Sistema de Gestión Ambiental fundamentado en la norma ISO14001 se encuentre localizada, se apruebe y revise cuando sea conveniente y retirada cuando se encuentre ambigua u obsoleta. La documentación tiene que identificarse fácilmente (nombre, número o referencia de los documentos), encontrarse accesible en el momento que se precise (distribuyendo copias en los lugares detallados), añadir fechas de edición, además de estar revisada y actualizada totalmente.

En algunos casos, el archivo del documento ya antiguo sirve para satisfacer un requisito legal. En dicho caso, este texto tiene que identificarse de una manera adecuada.

La organización tiene el deber de explicar los procedimientos a seguir para saber cómo se efectuará la distribución, revisión y aprobación, identificación y retirada de los documentos obsoletos. Un sujeto tiene que encargarse de esta gestión documental para revisar los textos y garantizar que no se contradicen con algún requisito o requerimiento de la norma y, posteriormente, llevar a cabo su aprobación. El archivo de los documentos se mantendrá, a lo largo de al menos tres años de vigencia del certificado ISO 14001, aunque alguno de ellos se quede en situación de desuso.

Cualquier documentación que se produzca y genere como consecuencia de la aplicación de los procedimientos del Sistema de Gestión Ambiental que no establezca registros del sistema y aquella documentación externa que perjudique a la gestión ambiental, serán controlados, así como analizados.

El fin que se persigue en el control de la documentación es determinar los controles necesarios para garantizar que los aspectos ambientales se trabajan correctamente, minimizando los impactos ambientales relacionados, identificando las actividades que pueda n ocasionar colisión con el medio ambiente tanto en los servicios como en los procesos de producción.

La organización tendrá que determinar las actividades y operaciones que se encuentren ligadas con los aspectos ambientales representativos para llevar a cabo un correcto control, de acuerdo con su política ambiental, objetivos y fines. Para contribuir a ello, la entidad podrá hacer uso de la lista de aspectos ambientales:

• Almacenaje.
• Vertidos.
• Uso de energía.
• Utilización de productos químicos.
• Riesgos de accidentes.
• Uso de agua.
• Generación de residuos.
• Uso de materias primas y empleo de recursos naturales.
• Emisiones atmosféricas.
• Contaminación y degradación del suelo.
• Otros (ruido, olores, vibraciones, impacto visual, biodiversidad, etc.).

Continuamente, se tendrán que describir la manera en la que llevarán a cabo estas actividades y actuaciones para que los impactos ambientales que produzcan se pudieran considerar controlados o no lleguen a generarse. Para ello, se debería realizar una planificación, elaborar los criterios necesarios para decidir si se están desenvolviendo en base a lo planeado y determinar métodos de corrección.

El control de las operaciones tiene que englobar a las operaciones de mantenimiento, así como a proveedores y subcontratistas en sus actividades ligadas a la organización en particular. Además, es importante que los procedimientos de control operacional se informen a cualquier proveedor y subcontratista, así como el mantenimiento de un registro de tal comunicación.

Asimismo, si la organización ve necesario incluir a los proveedores y subcontratistas ambientales en el procedimiento de evaluación, tendrá que establecer los criterios medioambientales que se exigen y tener control del análisis y de su mantenimiento.

Algunas actividades en las que se requiere un control operacional pueden ser: los vertidos, las emisiones atmosféricas, proveedores, subcontratistas, la gestión de residuos, el almacenamiento de productos químicos, etc.

Sistema de Gestión Ambiental

Los Sistema de Gestión Ambiental que trabajan bajo la norma ISO 14001, se pueden gestionar de un modo ágil y eficaz a través de herramientas tecnológicas como ISOTools, para saber más sobre este tipo de Sistemas de Gestión puedes visitar el siguiente enlace: https://www.isotools.us/normas/medio-ambiente/