ISO 9001:2015, desarrollo e implementación de la estrategia

ISO 9001

ISO 9001:2015 presenta unas novedades, las cuales tiene expectantes a los profesionales de ámbito de la calidad.

El análisis del contexto de nuestra entidad es una de las novedades mencionadas anteriormente. Se considera razonable que sepamos no hacer bien las cosas, sino hacerlas adecuadamente.

La estrategia de nuestra entidad tiene que estar incluida en nuestro Sistema de Gestión de la Calidad. Dicho enfoque estratégico incrementará la eficacia del sistema que estamos liderando, nos ayuda a estructurar nuestros objetivos principales y a concentrarnos en actividades que nos conducirán al cumplimiento de los resultados que deseamos obtener.

Esto se produce gracias a que comprendemos y entendemos la situación en la que nos situamos. El entorno de una entidad está constituido por factores internos y externos y por otros diferentes aspectos que pueden perjudicar a la misma entidad, A los productos o servicios, a las inversiones y a las partes interesadas.

El ISO/DIS 9001, en su párrafo 4.1 Comprender la organización y su contexto, determina:

 “La organización debe determinar los factores internos y externos que son relevantes para su propósito y su dirección estratégica y que afecta a su capacidad para lograr el resultado deseado de su Sistema de Gestión de la Calidad”.

Este apartado lo podemos traducir en que cualquier entidad tendrá que concentrarse en sus factores estratégicos internos y externos, en aquello que es relevante para su propósito y tienen que deshacerse de cualquier barrera que no permita alcanzar los resultados requeridos.

Los factores internos los podemos identificar como, entre otros, la cultura organizacional, la estructura organizativa, directrices aplicables a la organización, los productos y servicios, normas, roles y responsabilidades, flujos de información, políticas y objetivos, activos, capacidades de recursos y conocimiento, sistemas de información, procesos de toma de decisiones, etc.

En cuanto a los factores externos los podemos identificar actitudes del consumidor, cuestiones climatológicas, factores sociales, la tecnología, políticas gubernamentales, impuestos, financiación, clientes, factores específicos del sector, guerras o conflictos, cuestiones monetarias, comercio internacional, entre otros.

Se considera de bastante importancia que la entidad tenga claro e identifique cuáles son los factores a considerar en la implantación y planificación del Sistema de Gestión de la Calidad.

En el caso de no tomar en cuenta o dejarnos atrás algún factor de los más importantes puede afectar a la capacidad de la empresa para alcanzar los resultados esperados.

Algunos ejemplos de factores internos y externos que perjudican al Sistema de Gestión de la Calidad basado en la ISO9001 podrían ser:

• Clientes.
• Empleados.
• Proveedores.
• Inversionistas.
• Medios de comunicación.
• Competidores.

En cuanto al análisis de contexto que propone ISO 9001:2015, supone una ayuda para tomar las decisiones estratégicas en la empresa con respecto al Sistema de Gestión de la Calidad.

El proceso de trazado de la estrategia del Sistema de Gestión de Calidad engloba dos fases: desarrollo e implementación de la estrategia.

Si nos centramos en el desarrollo de la estrategia tenemos que tener en cuenta estos cuatro elementos:

• Qué vamos a hacer, qué productos y servicios vamos a ofrecer.
• Para quién lo vamos a hacer, a qué clientes y mercados serviremos.
• Por qué los usuarios nos comprarán, qué ventajas competitivas tendremos.
• Dónde incidiremos, cuáles serán nuestros mercados prioritarios.

Respecto a la implantación de la estrategia tenemos que tener en cuenta:

• Cómo vamos a conseguir lo anterior, es decir el qué, el para quién, el por qué y el dónde.

En el momento de tomar en cuenta decisiones estratégicas podemos plantear una serie de cuestiones que nos posibiliten este proceso, dichas cuestiones pueden ser:

• ¿Qué factores externos sustentan nuestra estrategia y nuestro Sistema de Gestión de la Calidad según ISO 9001?
• ¿Cómo nos vemos en el futuro?
• ¿Qué medidas tendremos que emplear para evaluar la eficacia de nuestro Sistema de Gestión de la Calidad baso en la ISO 9001?
• ¿Qué criterios emplearemos para evaluar las oportunidades que tendrán nuestros nuevos productos o servicios?
• ¿Qué valores orientarán a nuestro negocio?
• ¿En cuáles de nuestras áreas de mercado tendremos que prestar una mayor atención o invertir más recursos?
• ¿De qué modo el plan de implementación del Sistema de Gestión de Calidad que tenemos diseñado garantiza que los objetivos de la organización, de los procesos y personales dan apoyo a la estrategia?
• ¿Qué tipo de clientes nuevos tendremos y cuáles de los ya existentes permanecerán con nosotros?

• ¿Qué factores son los más significativos para nuestros clientes?
• ¿Qué factores representan para nosotros una ventaja competitiva?
• ¿En qué áreas nuevas de mercado habrá que prestar una mayor atención o invertir más recursos?

Son cuestiones muy relevantes para que la empresa vaya hacia un buen tránsito. En post siguientes plantearemos algunos de los mecanismos que existen con el fin de conocer  el contexto de la entidad, puede que la más conocida para nosotros sea la matriz FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas), pero se pueden encontrar muchas más.

Sistemas de Gestión de la Calidad

Podemos encontrar algunos mecanismos que dan la posibilidad de automatizar el Sistema de Gestión de la Calidad ISO-9001. Uno de estos mecanismos es el Software ISOTools que, gracias a su flexibilidad, funcionalidad, fiabilidad y accesibilidad, entre sus numerosas características, permite el trabajo de la gestión del sistema y elude pérdidas o errores en el mismo.

Para saber más sobre los Sistemas de Gestión de la Calidad puedes visitar: https://www.isotools.us/normas/calidad/