ISO 14001: ¿Qué documentación precisa la implementación de un Sistema de Gestión Ambiental?

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ISO 14001

Para realizar la implementación de un Sistema de Gestión Ambiental según la ISO 14001, las organizaciones deben determinar todos los procedimientos implicados en la consecución de objetivos ambientales y por su puesto documentarlos.

A continuación describiremos brevemente cada uno de los documentos que se deben elaborar para implantar correctamente un sistema de este tipo basado en el estándar internacional ISO14001:

Política ambiental, en este documento se definen cada uno de los principios ambientales en los que se basan las organizaciones a la hora de desarrollar su actividad diaria.
Manual de gestión ambiental: En el que se incluyen las normas aplicables, los principios, orientaciones y sugerencias implicados en la gestión ambiental y considerando en todo momento los objetivos establecidos por la organización.
Procedimientos: Se trata de un grupo de documentos en los que se establece el modo de ejecutar aquellas actividades vinculadas con la gestión ambiental.
Instrucciones Técnicas: A través de estos documentos se explica breve y claramente, las fases necesarias para comenzar, ejecutar y concluir una actividad.
Registros ambientales: Este tipo de documentos constituyen la base documental que garantiza que la implementación del Sistema de Gestión Medioambiental se ha realizado correctamente. Ofrece certeza objetiva de las tareas desarrolladas y de los resultados logrados.

En referencia a los documentos mencionados con anterioridad, estos deben cumplir con una serie de requerimientos. Para que sean comprendidos por todas las personas tienen que ser legibles, además estar fechados, identificarlos fácilmente, estar perfectamente conservados y archivados. Del mismo modo, para acceder rápidamente a ellos tienen que estar localizables y para garantizar que son actuales, es necesario revisarlos periódicamente.

Política Ambiental

Para la Política Ambiental, se precisa considerar los requisitos que mostramos a continuación:

Ser coherente con la dimensión de aquellos impactos ambientales originados por las actividades de la organización.
Plasmar un compromiso de mejora y de prevención ante aquellas actividades generadoras de contaminación.
Cumplir con la legislación aplicable en el momento y los reglamentos de carácter ambiental vigentes.
Definir objetivos y metas de tipo ambiental para la organización.
Estar documentada, implementada y disponible para cualquier empleado de la empresa o parte interesada.

Además, la Política Ambiental debe:

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Lograr que la organización continúe su actividad de un modo sostenible en lo referente al tema económico, a los aspectos relacionados con la conservación del entorno y/o la integración de la sociedad
Gestionar eficientemente los recursos naturales y energéticos empleados por la organización.
Reducir los desechos generados por la empresa.
Tramitar las compras de materias primas utilizadas por la organización.

¿Qué documentación necesito para implantar con éxito un SGMA?

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A la hora de realizar una Política Ambiental, es muy posible que surjan dudas, por ello establecemos una serie de sugerencias:

La Dirección de la organización debe adquirir un compromiso desde el primer momento que da comienzo la implementación del SGMA.
La Dirección considerará a la Política Ambiental como documento de comunicación interna y externa, es decir para los trabajadores de la propia empresa y para el resto de partes interesadas.

Cuando la organización lleva a cabo la implementación de la Política Ambiental se precisa:

Definir las responsabilidades asumidas por las partes involucradas y activar las acciones oportunas para gestionar todas las etapas del sistema.
Garantizar que los trabajadores cuentan los la formación adecuada para su puesto de trabajo y para el cumplimiento de los requisitos ambientales de la actividad que desarrollan.
Conocer el modo en el que se le va a permitir el acceso a dicho documento, ya sean a los empleados o para el resto de partes interesadas que lo requieran. Tambien será necesario establecer la forma de difusión.

En cuanto al último punto, el modo de difusión empleado para que el documento llegue a los trabajadores, se puede hacer uso de canales ya utilizados para otros temas como:

Las reuniones de los departamentos de la empresa.
Jornadas colectivas.
Cursos de capacitación.

Cuando la difusión se va a realizar externamente, se pueden utilizar diferentes medios como revistas, folletos informativos o la propia web de la organización.

En todo momento la Política Ambiental se encuentra sujeta a modificaciones. Cuando estas se ejecuten, será imprescindible comunicar a todas las partes interesadas de la organización o externas a ella este tipo de cambios.

Manual de gestión ambiental

El Manual de gestión ambiental tiene la obligación de contener:

Una manifestación que revele la Política Ambiental.
El organigrama de la organización.
Las tareas y procesos relacionados con el medio ambiente.
Declaraciones referidas a la información generada por el entorno de la empresa y las acciones correctivas a considerar.

Procedimientos

Al hablar de los procedimientos, como hemos mencionado anteriormente, nos referimos a un conjunto de documentos en los que queda establecido el modo en el que se debe desarrollar las organizaciones de la empresa relacionadas con la gestión del entorno. Queda reflejado cómo interactúan cada uno de los departamentos de la organización con el medio ambiente y se emplea con la finalidad de determinar verificaciones y mejoras en el sistema.

Es imprescindible elaborar los procedimientos, ya que permite realizar una identificación correcta de las actividades que precisan de una base documental. Para lo cual, se considerará las prácticas ya empleadas, las consideraciones de los responsables del proceso y de los trabajadores involucrados y por supuesto de los requisitos ambientales.

Un procedimiento tendrá en cuenta el objeto de la actividad desarrollada y su campo de aplicación, además debe dar respuesta a:

Qué se debe hacer
Quién debe hacerlo
Cuándo, dónde y cómo se debe hacer
Qué materiales hay que emplear
Cómo se debe controlar y registrar.

Instrucciones técnicas

Las Instrucciones Técnicas, como hemos dicho antes, describirán de un modo conciso y claro las fases a seguir para que dé comienzo y concluya una actividad. Por ello, se considerará:

Alcance
Restricciones
Trabajadores involucrados
Responsables de los resultados obtenidos

Registro Ambiental

Este documento se encuentra formando parte del soporte documental para comprobar que la implementación del Sistema de Gestión Ambiental según laISO-14001 se ha realizado con éxito.

Las organizaciones tienen que desencadenar una serie de pasos para elaborar un Registro Ambiental:

Lograr que sea un documento sencillo.
Eludir la gestión de documentos innecesarios.
Hacer uso de metodologías prácticas y de fácil uso.

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Sistema de Gestión Ambiental

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