Sistemas Integrados de Gestión: selección del nivel de integración

Sistemas de Gestión Integrados

Los Sistemas Integrados de Gestión, en función de la situación de inicio en que se encuentre la organización, que vendrá dada por el análisis de contexto realizado previamente, abarcarán un nivel u otro de integración al que la organización puede aspirar.

Es posible identificar muchos niveles de integración pero, por simplificación, únicamente se van a identificar tres niveles de integración. En esta etapa se recomienda que la organización reflexione si el nivel de integración es el más adecuado.

Los niveles de integración establecidos son los siguientes:

Nivel 1: Combinación

Se caracteriza por disponer, para las diferentes áreas de gestión, de estructuras documentales similares, con herramientas compartidas y documentos unificados que abordan aspectos referidos a dichas áreas. En este nivel, son básicamente las herramientas de mejora las que se encuentran compartidas (revisión por la dirección, auditorías, no conformidades…)

Este método no requiere experiencia en la gestión por procesos, y es abordable por todo tipo de organizaciones.

Entre las acciones que pueden llevarse a cabo en este método se encuentran las siguientes:

• Integrar las políticas de cada sistema de gestión en una política única.
• Integrar en un único Manual de Gestión la documentación de los sistemas de gestión que se aplican.
• Definir las responsabilidades y funciones del personal relacionado con la gestión de todos los aspectos que cubre el Sistema Integrado (calidad, medio ambiente, salud y seguridad ocupacional, etc.).
• Integrar la gestión de algunos procesos organizativos comunes a los sistemas teniendo en cuenta los requisitos de cada uno, así como su documentación.

Nivel 2: Integración parcial

Supone un grado de combinación alto entre diferentes áreas de gestión que implica que todas las herramientas y procesos susceptibles de ser integrados lo son.

Para aplicar este método se necesita un nivel de madurez en la gestión por procesos suficiente. Por ello, intentar aplicarlo sin la necesaria experiencia en la gestión por procesos puede suponer la aparición de problemas durante la integración.

Las acciones que pueden ser abordadas en este nivel son las siguientes:

• Desarrollo de un mapa de procesos que integra para los diferentes sistemas de gestión, los procesos estratégicos, los procesos operativos y los procesos de soporte, así como sus interrelaciones.
• Definición y gestión de los procesos que contemplan entre otros los siguientes factores: definición de responsables, objetivos, indicadores, elementos de entrada y salida de los procesos, instrucciones que aplican a requisitos de varios sistemas, formación, planificación, procesos relacionados con el cliente, compras, producción y prestación del servicio, mantenimiento, equipos de seguimiento y medición, etc.
• Revisión y mejora sistemática de los procesos teniendo en cuenta los requisitos del sistema.

Nivel 3: Integración completa

Supone extender la integración a corto plazo del Sistema de Gestión Integrado por procesos existente a otras áreas o aspectos no contemplados hasta ahora. Se pueden conseguir grandes resultados si se alinean los procesos con las estrategias de la organización.

Se requiere una gran experiencia en la gestión por procesos para aplicar este método.

Las acciones que pueden ser planteadas en este nivel son las siguientes:

• Establecer objetivos y metas, e indicadores integrados, así como incluir los objetivos e indicadores a los procesos y subprocesos.
• Involucrar al cliente, proveedores y otras partes interesadas en el diseño de cada uno de los procesos.
• Extender la gestión por procesos a las actividades administrativas y económicas.
• Involucrar a los proveedores en la mejora de los procesos.

De esta manera, mayores niveles de gestión por procesos requieren mayores niveles de madurez y viceversa. Asimismo, la gestión por procesos se puede aplicar paulatinamente limitando su aplicación a ciertos procesos, áreas o sistemas, o aplicarla a la totalidad de los procesos de la organización.

Software Integración ISO

La Plataforma Tecnológica ISOTools, ayuda a las organizaciones durante el proceso de integración de su sistema de gestión gracias a su sistema tecnológico de automatización, con el objetivo de mejorar la calidad de sus productos y servicios.