Gestión documental en Sistemas Integrados ISO

Es el documento base para realizar la implementación de un sistema integrado de calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo basado en las normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001 respectivamente. Este documento marca las directrices necesarias para la planificación del sistema de gestión y dirige a la organización hacia la satisfacción del cliente.

La política integrada debe ser  apropiada a los propósitos de la compañía, a la naturaleza, dimensión e impactos ambientales y dimensión del riesgo en función de las actividades llevadas a cabo.

Del mismo modo, la política integrada incluirá el compromiso para satisfacer las necesidades propuestas por los clientes, prevenir la contaminación del entorno en el que se desarrolla la actividad y el trabajo orientado hacia la mejora continua.

Esta política estará en todo momento a disposición pública y será asumida por todos sus integrantes para garantizar a sus clientes una mejora continua de los productos y servicios prestados.

Para terminar, expondremos un ejemplo de política integrada en una organización ficticia, la cual ha elaborado una política para cumplir los requisitos de las normas ISO 9001 e ISO 14001. Por supuesto, esta política estaría incorporada en el Manual de Gestión integrado del cual hablaremos más adelante.

Ejemplo de Política integrada

La empresa X es una compañía dedicada a la producción y distribución de neumáticos. Sus principios y compromisos se citan a continuación:

• X se compromete a cumplir la normativa legal vigente y los compromisos que ha establecido con sus clientes.
• Las actividades de la organización estarán gestionadas por procesos, definiendo objetivos para los procesos esenciales que se evaluarán y actualizarán una vez al año.
• Se determinarán sistemas para prevenir la contaminación y llevar a cabo una gestión eficiente de los recursos.
• Se procederá con una sistemática de mejoramiento continuo que favorezca el modo de realizar y gestionar las funciones desarrolladas por la organización con la finalidad de incrementar su eficacia.

2)      El Manual Integrado

En este documento aparecen referidos todos los documentos que constituirán el sistema integrado y sirve de base para el desarrollo de los procedimientos e instrucciones.

En el manual integrado se describe la política integrada y sirve de guía para documentar las principales funciones y responsabilidades, detallar las interacciones del sistema, los objetivos generales y facilitar la orientación necesaria sobre la documentación de referencia en temas de calidad, medio ambiente y prevención de riesgos laborales.

En definitiva podemos decir que el Manual integrado actúa como marco de la documentación del sistema integrado de gestión:

• Alberga la política integrada de la organización.
• Detalla las actividades vinculadas.
• Explica los medios para conseguir los objetivos y metas definidos.
• Identifica prioridades y define objetivos y metas.
• Garantiza que los elementos del sistema de gestión integrado se implantan adecuadamente.
• Es aplicable a toda la compañía y sus trabajadores.
• Identifica y valora los elementos de calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo.
• Reconoce los requisitos legales y los establecidos por la organización.
• Simplifica las actividades de planificación, control, auditoría y revisión para garantizar el cumplimiento de la política y comprueba que sigue siendo correcta.
• Se adapta a los cambios.
• Mejora continuamente el sistema de gestión integrado.
• Hace especial atención a la prevención de las consecuencias de calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo, más que en su identificación y corrección tras haberse producido.

El manual integrado estará a disposición pública para los miembros de la empresa y todo su contenido será de obligado cumplimiento en función de la actividad que desarrollen.

3)      El mapa de Procesos

El mapa de procesos es la representación gráfica de la estructura de aquellos procesos que conforman el sistema de gestión. Para desarrollar un mapa de procesos, es necesario realizar una agrupación de los procesos en el mapa. Una agrupación válida es la que divide los procesos en estratégicos, operativos o cadena de valor y de apoyo o soporte. El objetivo de la agrupación es establecer analogías entre los mismos y facilitar la interrelación e interpretación del mapa en su conjunto. El nivel de detalle del mapa va a depender del tamaño de la compañía así como de la complejidad de sus actividades.

Un ejemplo de mapa de procesos para un sistema integrado de Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud Laboral puede ser este.

Para describir las características del proceso utilizamos la Ficha de Proceso o Ficha de Caracterización. En esta ficha recogemos todas aquellas características relevantes para el control de las actividades del proceso y su gestión.

La ficha no debe de ocupar más de una hoja y representa de manera ordenada y gráfica toda la información relevante para el proceso. Los términos que podemos encontrar en la ficha del proceso son:

• Propietario del proceso.
• Misión.
• Alcance.
• Entradas y Salidas.
• Proveedores y Clientes.
• Indicadores.
• Variables de control.
• Recursos.
• Vinculación con otros documentos como procedimientos, ITs o registros. Aquí entramos ya a la propia organización documental del sistema de gestión.
• Etc.

Tenemos que tener clara la diferencia entre proceso y procedimiento. Un proceso es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman entradas en salidas. Un procedimiento es la forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

En un sistema integrado de gestión, los procesos impactan tanto en el cliente para el cuál fabricamos los productos o prestamos servicios, como en el medio donde desarrollamos nuestra actividad, ya sea a nivel local o global, como en los empleados que realizan sus funciones las cuales pueden conllevar riesgos para su salud.

Es por ello que en el proceso debemos incorporar todos los requisitos para maximizar la satisfacción del cliente, reducir el impacto en el medio y disminuir los incidentes laborales.

4)      Instrucciones Técnicas y procedimientos

Las Instrucción Técnicas son documentos donde se específica el modo en el que se debe realizar una operación. Esto se consigue explicando detalladamente los pasos necesarios para llevar a cabo dicha actividad.

Los procesos de las organizaciones deben de reflejarse en los documentos denominados procedimientos.  Ya hemos dicho que un procedimiento consiste en la información de cómo se hace una determinada tarea.

Los procedimientos tendrán una redacción clara que favorezca la comprensión de todos los miembros de la organización sin ninguna dificultad.

En este tipo de documentos se describe:

• Las actividades ejecutadas por el personal.
• El proceso, en función de un orden de operación establecido.
• Las operaciones descritas en el procedimiento siempre en coherencia con las normas empleadas en el proceso.

Entre los procedimientos integrados que pueden existir en una organización destacamos:

• Control de los documentos.
• Control de los registros.
• Identificación de requisitos legales.
• Revisión del Sistema.
• Objetivos, metas y planes de mejora.
• Formación, competencia y toma de conciencia.
• Comunicación.
• Gestión de compras y evaluación de proveedores.
• Control operacional.
• Calibración de equipos.
• Planes de emergencia y capacidad de respuesta.
• Auditorías Internas.
• No Conformidades.
• Acciones correctivas, preventivas, accidentes e incidentes.

5)      Formatos y Registros

Los registros son los documentos que agrupan los resultados y registran el nivel de calidad, la prevención del medio ambiente y la seguridad y salud laboral de los servicios de la organización y sus trabajadores.

Todos los registros se pueden encontrar en formato papel y/o digital. Estos documentos se conservaran durante 5 años, con el objeto de consultarlos si fuese necesario por la reclamación de algún cliente y por utilizar los resultados como datos estadísticos para estudios de prevención o mejora.

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