En la Nueva ISO 9001 versión 2015 se habla de Información Documentada

En el borrador de la Nueva ISO 9001 versión 2015 ya muestra alguna de las modificaciones sobre lo que conoceremos como información documentada.

En la vigente ISO 9001 del año 2008, los términos utilizados son “documento” y “registro”, con la próxima aprobación de la ISO 9001 versión 2015 estos términos se sustituirán por “Información documentada”

El borrador cuenta con un apartado de términos y definiciones, en la información documentada se define como aquella información requerida para controlar y salvaguardar algo de una organización.

Además, incluye que esta información documentada puede encontrarse en cualquier tipo de formato y haber sido suministrada por cualquier fuente.

La información documentada puede hacer referencia a:

• El sistema de gestión, incluyendo procesos
• Información elaborada con la finalidad de que la organización funcione correctamente.
• Evidencias de los resultados obtenidos.

Al leer el borrador de la Nueva ISO 9001:2015 se observa qué es lo que deberá mostrarse como información documentada:

• Política de calidad.
• Objetivos de calidad.
• Pruebas de aptitud del uso de dispositivos de seguimiento y medición.
• Pruebas de las competencias personales.
• La confianza en los procesos operativos.
• La revisión de los requisitos de bienes y servicios.
• Información sobre proveedores externos, para monitorear sus funciones.
• Información sobre los procesos de desarrollo y la producción y prestación de bienes y servicios.
• Resultados del control de los cambios.
• Evidencias de los resultados.
• Evidencias de la implementación del programa de auditoría, de la auditoría y de sus resultados.
• Resultados de la revisión por la dirección.
• No conformidades y resultados de acciones correctivas.

En la cláusula 7.5 del borrador, quedan definidos los aspectos más importantes de la información documentada. Esta cláusula contiene los siguientes subapartados:

 7.5.1 Generalidades.

El sistema de gestión de la calidad de una organización incluye:

• Información documentada requerida por la norma.
• Información documentada que la organización considere necesaria para la efectividad del sistema.

7.5.2 Creación y actualización.

Al elaborar y actualizar la información documentada de la organización, es adecuado:

• Identificar y describir (título, fecha, autor…).
• El formato y los medios de propagación.
• Revisión y aprobación de la idoneidad y suficiencia.

7.5.3 Control de la información documentada.

Es necesario controlar la información documentada requerida por el sistema y por la propia organización, de este modo se garantiza la disponibilidad de la información para que pueda ser usada donde y cuando sea necesario, además de que se asegura que está protegida correctamente.

Para que el control de la información documentada sea la correcta, el borrador de la Nueva ISO 9001:2015 propone que la organización dé respuesta a:

• La distribución, acceso, recuperación y empleo.
• El almacenamiento y conservación.
• El control de los cambios.
• La retención y disposición.

ISOTools cuenta con un módulo llamado gestor documental, el cual permite a la organización el fácil control y mantenimiento de toda la información documentada que requiera su sistema de gestión de la calidad.