EFQM: Auto-Evaluación y Evaluación Externa

4ª Planificación de Acciones para la mejora.

En esta evaluación se apuntan además de los resultados, los puntos de mejora de la gestión. Cada directivo utiliza esta lista para marcar los objetivos del departamento que se trasladan a toda la organización de una forma rápida y sencilla, en forma de plan estratégico que defina las acciones, la metodología, los recursos y la programación.

5ª Puntuación y Redacción de la Memoria de Autoevaluación

La evaluación de los criterios se realiza por subcriterio, según los elementos del enfoque REDER que le corresponda se puntúa de 0 a 100.

El informe debe recoger las evidencias por criterio, puntos fuertes y áreas de mejora.

Evaluación Externa EFQM

La diferencia entre las dos modalidades radica en la implicación de los profesionales de la entidad, recomendándose la realización de ambas de forma secuencial.

La ventaja de la Autoevaluación radica en el buen aprovechamiento de los conocimientos específicos sobre la organización de sus profesionales, y la ventaja de la Evaluación Externa se sustenta en la objetividad de las observaciones de un evaluador que no se encuentra implicado en el objeto evaluado.

Tras la autoevaluación, la organización solicita la evaluación externa a una entidad acreditada. Dicha entidad constituye un equipo evaluador, que debe contener como mínimo dos evaluadores y un coordinador senior.

A diferencia con las auditorías de los sistemas ISO que persiguen las no conformidades con la norma, la evaluación EFQM se basa en la búsqueda de evidencias de excelencia en la gestión de la organización, para cada uno de los 32 subcriterios de los 9 criterios.

Los ocho conceptos de excelencia sobre los que se buscan evidencias son:

1. 1. Lograr resultados equilibrados.
2. 2. Anadir valor a los clientes
3. 3. Liderar con visión, inspiración e integridad
4. 4. Gestionar por procesos
5. 5. Alcanzar el éxito a través de las personas
6. 6. Favorecer la creatividad y la innovación
7. 7. Desarrollar alianzas
8. 8. Asumir responsabilidades hacia un futuro sostenible.

Si existe evidencia de excelencia sobre el subcriterio, se definirá como PUNTO FUERTE. En cambio, si no existe evidencia en la gestión, el ámbito será considerado como ÁREA DE MEJORA.

Para realizar la evaluación EFQM, los evaluadores se ayudan de una herramienta matricial que cruza los datos de los conceptos en las filas con los subcriterios en las columnas. En cada celda de cruce, se escribe la puntuación sobre 100.

A esta matriz se le denomina matriz de impacto de 9 criterios sobre 8 conceptos. Primero, cada evaluador realiza una valoración individual y de forma aislada. Después, en grupo se exponen en común. En el consenso se debe alcanzar un valoración para cada subcriterio, cuya media final de las opiniones personales no difiera más del 25%.

Este sistema de evaluación subjetiva basada en el consenso obligado de todos los integrantes del equipo evaluador garantiza la objetividad de la puntuación final.

Esta puntuación final, se expresa en QUINTILES y tiene asociada una valoración numérica y lexical:

Las fases de la evaluación son:

1) Análisis de la memoria resultado de la autoevaluación por parte de cada miembro del Equipo Evaluador.

Identificación de las dudas relevantes a aclarar en la reunión previa a la visita de evaluación. El evaluador senior enviará con una semana de antelación las dudas más importantes a aclarar durante la reunión previa.

2) Reunión previa en la propia organización evaluada donde se presentará el equipo evaluador y los directivos. El Equipo evaluador revisa las dudas a compartir con la organización y se entrevista con el equipo directivo para aclarar las dudas relevantes. Finalmente, los evaluadores se reúnen para debatir lo visto y elaborar el borrador de agenda del resto de la visita y define las parejas de visita.